Trong
cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo

1.
Các thành viên tham gia phải sát cánh bên nhau cùng đối mặt với vấn đề. Vật
chất sẽ quyết định ý thức. Việc ngồi sát cánh bên nhau có thể củng cố thái độ
quyết tâm cùng nhau giải quyết vấn đề. Mọi người khi ngồi đối diện với nhau
thường có khuynh hướng phản ứng cá nhân và bị cuốn vào một cuộc đối thoại hay
tranh luận. Khi mọi người cùng ngồi sát bên nhau trong một dãy ghế xếp hình bán
nguyệt và đối diện một cái bảng đen thì họ sẽ có khuynh hướng quan tâm tới vấn đề
được mô tả trên đó.

2.
Làm rõ những quy định cơ bản, bao gồm cả những quy định như không được phê bình
những ý kiến nêu ra. Nếu các thành viên không quen biết lẫn nhau, nên giới
thiệu mọi người với nhau trước khi cuộc họp diễn ra, tiếp đó là nêu rõ các quy
định cơ bản. Cấm những phê bình mang tính tiêu cực đối với bất kỳ vấn đề nào.

Tất
cả đều cùng tham gia để tìm ra các ý kiến mới bởi vì ý kiến của từng người sẽ
bị giới hạn do thói quen suy nghĩ từ trong công việc của riêng họ. Nếu những ý
kiến nào không nhận được sự quan tâm của tất cả các thành viên đều bị bác bỏ,
thì khi đó, mọi người sẽ ngầm đặt ra mục tiêu là đưa ra các ý kiến không ai bác
bỏ được. Nói cách khác, nếu các ý tưởng táo bạo được khuyến khích, ngay cả khi
thật sự chúng nằm ngoài lĩnh vực đang thảo luận, các thành viên trong nhóm sẽ
có thể dùng các ý tưởng này để phát triển những phương án khả thi khác nữa mà
trước đó không một ai đề cập đến .

Các
quy định cơ bản khác mà bạn có thể chấp nhận là xóa hết biên bản cuộc họp và
hạn chế việc quy các ý kiến là của thành viên nào .

3.
Đưa ra ý tưởng sáng tạo. Một khi mục đích của cuộc họp đã rõ ràng, hãy bắt đầu
để trí tưởng tượng của bạn vào cuộc. Hãy cố gắng tìm ra thật nhiều ý tưởng,
tiếp cận các câu hỏi từ mọi góc độ mà bạn có thể .

4.
Ghi nhận lại đầy đủ các ý kiến. Hãy ghi lại toàn bộ ý kiến của từng người một
lên bảng đen, hay tốt hơn là trên các tờ giấy dùng để in báo, để các thành viên
có thể ý thức rõ ràng về thành quả chung đã đạt được; điều này càng củng cố
thêm cho quy định về việc không được phê bình các ý kiến nêu ra; nó sẽ giúp hạn
chế sự lặp lại và cũng khuyến khích tìm ra thêm các ý kiến khác .

Sau
cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo

1.
Đánh dấu những ý kiến triển vọng nhất. Sau khi hoàn tất cuộc họp trình bày ý
tưởng sáng tạo, bạn hãy nới lỏng quy định về việc không được phê bình các ý
kiến để có thể sàng lọc ra các ý kiến triển vọng nhất. Bạn vẫn chưa ở giai đoạn
quyết định, bạn chỉ đang thừa nhận các ý kiến này đáng để phát triển tiếp. Đánh
dấu các ý kiến này để các thành viên trong nhóm tiếp tục suy nghĩ .

2.
Tìm cách cải tiến các ý tưởng triển vọng. Hãy lấy một ý kiến triển vọng và tìm
mọi cách làm cho nó, cũng như phương pháp để thực hiện nó, trở nên hay hơn và
thực tế hơn. Nhiệm vụ của bạn ở giai đoạn này là làm cho ý kiến đó càng trở nên
thu hút càng tốt. Bạn hãy bắt đầu phê bình ý kiến đó với tinh thần xây dựng như
“Những gì tôi thích nhất về ý kiến đó là…Ý kiến đó có thể tốt hơn nếu…”

3.
Định ra thời gian để đánh giá các ý kiến và quyết định. Trước khi giải tán cuộc
họp, bạn hãy rút ra những ý kiến được chọn và đã được cải tiến từ buổi họp,
đồng thời bạn cũng định ra thời gian để quyết định xem những ý kiến này giúp
được gì và như thế nào cho bạn trong cuộc đàm phán .

Xem
xét về cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với đối phương. Mặc dù sẽ khó khăn hơn
việc tiến hành cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với thành viên nhóm bên phía
bạn nhưng một cuộc họp như vậy với đối phương cũng đã được chứng minh là rất có
giá trị. Nó khó khăn hơn bởi vì rủi ro về việc bạn có thể nói ra những điều có
hại đến lợi ích của bạn sẽ lớn hơn cho dù đã có những quy định được ban hành
cho một cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo. Bạn có thể tình cờ tiết lộ những
thông tin bí mật, hoặc để cho đối phương hiểu lầm những phương án mà bạn đã
nghĩ ra và đề nghị với họ. Tuy nhiên, một cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với
đối phương sẽ mang lại rất nhiều thuận lợi trong việc đưa ra những ý kiến cùng
có lợi cho các bên tham gia, tăng thêm xu hướng cùng nhau giải quyết vấn đề, và
rèn luyện cho các bên về sự quan tâm lẫn nhau .

Để
có thể tự bảo vệ mình trong cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo với đối phương,
bạn hãy phân biệt rõ ràng cuộc họp động não với một cuộc đàm phán, nơi mà mọi
người sẽ đưa ra những quan điểm chính thức và những gì bạn nói ra đều được ghi
nhận lại. Người ta đã quá quen với việc họp hành để đạt được thỏa thuận nào đó
hơn là việc họp để làm rõ những ý kiến đã nêu ra .

Để
giảm rủi ro của việc bạn cam kết bất kỳ ý kiến nào được đưa ra, bạn có thể tạo
cho mình thói quen luôn đưa ra cùng lúc ít nhất hai khả năng có thể lựa chọn.
Bạn cũng có thể phát biểu những phương án mà bạn hoàn toàn không đồng ý. Chẳng
hạn như “Tôi có thể cho anh căn nhà mà không cần gì hết, hoặc là anh phải trả
tôi một triệu đô la tiền mặt để lấy căn nhà đó, hoặc là…”. Bởi vì rõ ràng là
bạn không đề xuất ý kiến nào trong số đó, những ý kiến được đề ra ở trên chỉ là
những khả năng có thể xảy ra, không phải là những kiến nghị .

Để
có thêm hiểu biết về cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo, chúng ta hãy giả định
có một cuộc họp động não giữa đại diện Công đoàn nội bộ công ty và Ban quản lý
mỏ than để tìm cách giảm các cuộc đình công trái phép, hay những cuộc đình công
từ hai ngày trở lên. Mỗi bên đại diện năm người, ngồi xung quanh một cái bàn
đối diện một tấm bảng đen. Một người trung lập điều khiển cuộc họp đề nghị các
thành viên cho ý kiến của họ và viết tất cả các ý kiến đó lên bảng .

Người
điều khiển cuộc họp: Được rồi, bây giờ chúng ta sẽ xem xét những ý kiến các bạn
đưa ra cho vấn đề bãi công trái phép .

Chúng
ta hãy cố gắng đưa ra khoảng mười ý kiến trong vòng năm phút, tôi sẽ viết lên
bảng. Nào, chúng ta hãy bắt đầu. Tom, anh có ý kiến nào không?

Tom
(đại diện Công đoàn): Quản đốc nên có khả năng dàn xếp các mối bất bình của các
đoàn viên ngay tức thì .

Người
điều khiển cuộc họp: Tốt, tôi sẽ ghi lại ý kiến này. Đến lượt Jim, tôi thấy anh
giơ tay .

Jim
(đại diện Ban quản lý): Đoàn viên nên nói chuyện với quản đốc của mình trước
khi có bất kỳ hành động nào.. .

Tom
(đại diện Công đoàn): Họ đã làm như vậy, nhưng quản đốc đã không lắng nghe .

Người
điều khiển cuộc họp: Tom, khoan hãy phê bình. Chúng ta đã đồng ý tạm hoãn việc
này giải quyết sau, đúng không? Còn anh thì sao, Jerry? Hình như anh muốn có ý
kiến .

Jerry
(đại diện Công đoàn): Khi vấn đề đình công xảy ra, các đoàn viên nên được phép
tụ tập trong nhà tắm ngay tức thì .

Roger
(đại diện Ban quản lý): Ban quản lý có thể đồng ý dùng nhà tắm để họp công đoàn
và đảm bảo sự riêng tư của công nhân bằng cách đóng cửa và không cho quản đốc
vào .

Carol
(đại diện Ban quản lý): Thế còn việc chấp thuận quy định sẽ không có bãi công
xảy ra nếu Ban chấp hành Công đoàn và Ban quản lý không có cơ hội cùng giải
quyết vấn đề tại chỗ thì sao?

Jerry
(đại diện Công đoàn): Các anh thấy thế nào về việc đẩy mạnh giải quyết các mối
bất hòa và triệu tập cuộc họp trong vòng hai mươi bốn giờ nếu như quản đốc và
các đoàn viên không thể dàn xếp được xung đột giữa họ .

Karen
(đại diện Công đoàn): Vâng. Và các anh thấy sao nếu ta tổ chức một vài khóa
huấn luyện chung về cách xử lý các vấn đề với nhau cho các đoàn viên và quản
đốc?

Phil
(đại diện Công đoàn): Nếu một người nào đó làm tốt công việc của họ, hãy cho họ
biết điều đó .

John
(đại diện Ban quản lý): Nên thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa Công đoàn và
Ban quản lý .

Người
điều khiển cuộc họp: Ý kiến của anh nghe có vẻ triển vọng đấy, John. Nhưng anh
có thể nói rõ hơn được không?

John
(đại diện Ban quản lý): À, các anh thấy thế nào nếu chúng ta tổ chức một đội
bóng chày có cả đại diện Công đoàn và Ban quản lý cùng tham gia?

Tom
(đại diện Công đoàn): Và thành lập thêm một đội chơi bowling nữa chứ! Roger
(đại diện Ban quản lý): Tổ chức cắm trại hàng năm cho tất cả mọi người và gia
đình của họ thì thế nào?

 Và cứ tiếp tục như thế, các thành viên sẽ động
não để đưa ra hàng loạt ý kiến, nhiều ý kiến có thể chẳng bao giờ được nêu ra
nếu không phải trong một cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo, trong số đó có
những ý kiến rất hiệu quả trong việc làm giảm sự đình công trái phép .

Thời
gian mọi người cùng nhau đưa ra các ý tưởng sáng tạo chắc chắn là thời gian
được sử dụng tốt nhất trong cuộc đàm phán .

Nhưng
cho dù bạn có cùng nhau đưa ra các ý tưởng sáng tạo hay không, việc tách riêng
hành động tìm kiếm phát triển các phương án ra khỏi hành động quyết định vẫn
rất hữu hiệu trong mọi cuộc đàm phán. Thảo luận các phương án khác hoàn toàn
với việc đưa ra các lập trường. Trong khi lập trường của một bên có thể xung
đột với lập trường của đối phương, thì các phương án đang thảo luận lại có thể
gợi ý cho các phương án khác. Ngôn ngữ bạn dùng trong từng trường hợp cũng rất
khác nhau. Ngôn ngữ dùng trong thảo luận bao gồm những câu hỏi, không phải là
sự khẳng định; vấn đề trong cuộc thảo luận luôn luôn mở, không phải đóng lại
như việc đưa ra các lập trường: “Có một phương án là… Anh có thể nghĩ ra được phương
án nào khác không?”, “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đồng ý phương án đó?”,
“Thực hiện phương án đó theo cách này liệu có được không?”, “Phương án này sẽ
có tác dụng như thế nào?”, “Hạn chế của phương án này là gì?” Bạn hãy tìm ra
tất cả các phương án khả thi trước khi ra quyết định .

Hãy
mở rộng các phương án của bạn Ngay cả khi hoàn toàn có thiện ý thì các thành
viên tham gia cuộc họp tập hợp ý tưởng sáng tạo vẫn luôn hành động với sự giả
định rằng họ đang thật sự tìm kiếm một đáp án tốt nhất, tương tự như việc cố gắng
tìm một cây kim trong đống cỏ khô bằng cách bới tung từng cọng cỏ khô một .

Tuy
nhiên, trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, bạn không nên khăng khăng phải
tìm cho ra hướng đi đúng. Bạn đang triển khai một phạm vi để các vấn đề sẽ được
đàm phán luôn nằm trong phạm vi đó. Phạm vi này chỉ bao gồm một số nội dung của
các ý kiến khác nhau mà bạn đã đánh dấu − những ý kiến mà bạn và đối phương có
thể tiếp tục xây dựng trong cuộc đàm phán, và có thể cùng nhau chọn lựa.