Chương 5

Cách truyền tải khiến người khác hiểu và chấp nhận

“Kết quả phân tích” nếu chỉ dùng để báo cáo thì không được phải không?

Yosuke: “Điểm cần xác nhận mặc dù vẫn còn, nhưng em đã nắm được cửa hàng nào đang gặp vấn đề, và nguyên nhân làm sụt giảm doanh số rồi. Giờ em mới cảm thấy nhẹ nhõm làm sao!”

Takashima: “Cậu vất vả rồi. Tuy nhiên, đầu tuần sau phải báo cáo hiện trạng cho trưởng bộ phận đấy. Chắc cậu biết mục đích của chúng ta không phải chỉ đưa ra kết quả phân tích thôi đúng không”.

Yosuke: “Ủa... À, vâng... (cuối cùng cũng phân tích xong, giờ trong đầu mình tùm lum các thứ hết...)”.

Takashima: “Phần báo cáo đó tôi muốn giao cho cậu làm. Chỉ là, trưởng bộ phận không phải là người xem mỗi khu vực cậu phụ trách thôi đâu. Tôi muốn cậu đứng trên lập trường của trưởng bộ phận, một người được cho xem, để trình bày. Thực tế thì điều này khó hơn ta nghĩ đấy”.

Yosuke: “Nhưng mà, em báo cáo kết quả đã phân tích là được phải không? Dù vẫn đang làm, nhưng chẳng phải ta có kết quả rồi sao?”

Takashima: “Đúng vậy. Nhưng nếu cậu không nhận ra rằng việc phân tích và truyền đạt là khác nhau, sẽ khó có thể trình bày tốt được, vì thực tế có nhiều người mặc dù phần phân tích rất tốt, nhưng cách trình bày lại tệ hại khiến họ bị tổn thất lớn. Nếu thế thì thật đáng tiếc!”

Yosuke: “Nghĩa là sao ạ?”

Takashima: “À, trước tiên cậu hãy tự mình làm cho tôi xem đã nào, rồi dựa trên đó tôi sẽ góp ý cụ thể cho cậu biết. Nhưng không có nhiều thời gian đâu, cậu hãy lưu ý điểm đó rồi cố gắng làm cho nhanh nhé”.

Yosuke: “Phía được cho xem… nếu vậy trước đây với vị trí người nghe, mình từng có cảm giác chán và chẳng hiểu rõ phần trình bày là gì. Có lẽ người trình bày chắc cũng không nhận ra đâu nhỉ. Nhưng mà, sao chuyện đó lại thường xảy ra vậy nhỉ? Để bản thân khi trình bày không rơi vào hoàn cảnh đó, thì phải chú ý điều gì?”

Những người phân tích nghiệp dư khi muốn trình bày kết quả của mình

Để có phần trình bày đứng trên lập trường “người tiếp nhận”

Nhiều người sau khi phân tích và có kết quả thường hay làm là nhìn lại lần nữa kết quả phân tích, và bắt đầu nghĩ xem sẽ ghép nó lại như thế nào. Trường hợp của Yosuke, có thể sẽ như sau.

(1) Giới thiệu kết quả có tiêu điểm là “độ lớn” và “phân tích”, vốn có được khi phân tích để nắm rõ hiện trạng.

(2) Nếu nguyên nhân do “hiệu quả DM” khiến Lượng khách của cửa hàng A vốn đang gặp vấn đề sụt giảm, và cách cải thiện tình hình (Hình 5-2)

Bạn thấy sao? Nhìn thoáng qua thì thấy đây là phần trình bày có kèm kết quả phân tích rất tốt. Đương nhiên không có gì sai ở đây, nhưng tôi nghĩ có nhiều điểm phải cải thiện lại. Các bạn bị điểm nào thu hút vậy?

(3) Tổng kết (báo cáo trong kỳ)

Chắc hẳn ai đã từng trải qua đều có cùng cảm nhận, sự cực khổ và thành quả đạt được to lớn thế nào, sau khoảng thời gian dài vùi đầu vào các phân tích, thử tới lui cho đến khi ra được kết quả.

Tuy nhiên, sẽ rất nguy hiểm nếu bạn cho rằng: “Sau đó mình chỉ cần sắp xếp theo thứ tự những gì bản thân đã tìm thấy là được rồi. Vì kết quả rõ ràng mình đã có, phân tích thì rất logic, nên chắc không có ai phàn nàn gì đâu”.

Có rất nhiều trường hợp như vậy. Tôi hiểu rõ rằng một người phân tích khi đã sử dụng nhiều công sức và thời gian, thì khi kết quả phân tích được tìm thấy, họ sẽ có cảm giác đã (muốn) đạt được mục tiêu rồi. Chỉ là tôi muốn các bạn suy nghĩ lại xem việc phân tích đó là để làm gì.

Ngoài trường hợp bạn là Nhà phân tích chuyên nghiệp, thì với những người bình thường làm phân tích vì công việc đòi hỏi, tôi nghĩ mục tiêu của họ chắc là một trong hai như dưới đây.

(1) Xác nhận/kiểm chứng những gì mình thắc mắc.

(2) Đề xuất hành động dựa vào kết quả phân tích như đưa ra ý tưởng mới để giải quyết hay cải thiện vấn đề, và được chấp nhận.

Nếu là trường hợp làm cho bản thân xem (1), thì không cần phải chỉnh sửa kết quả cho đẹp mắt. Nhưng chắc hẳn có nhiều trường hợp là làm việc tại cơ quan/tổ chức (2). Trong những trường hợp đó, ngay khi bạn có một phần phân tích hoàn hảo 100%, thì không hẳn mục tiêu “đề án của bạn được thông qua” sẽ đạt được. Vì nếu đối phương không chấp nhận, công việc sẽ không đi tiếp được.

Lý do lớn khiến bạn không thể khiến đối phương chấp nhận mặc dù có bản phân tích hoàn hảo, có thể là do bạn thiếu mất điểm quan trọng:

“Người nghe có hiểu, và nội dung họ muốn có được đề cập hay không?”

Đối với những người sử dụng toàn thân từ tay đến đầu để phân tích, thì đối với họ tất cả những thông tin đều có giá trị (quan trọng), và họ sẽ khắc sâu và ghi nhớ những data đã sử dụng hay quá trình đã trải qua đó.

Tuy nhiên, bạn hãy thử bình tĩnh lại nào! Người trong tình trạng đó có thể chỉ là một mình bạn (hoặc người làm cùng hay cấp trên đã hỗ trợ bạn).

Vì vậy, tôi muốn đưa ra thêm một câu hỏi nữa, đó là:

“Vậy cái đó, bạn làm cho ai xem?”

Bạn có hình dung được hình ảnh của người tiếp nhận hay không?

Có nhiều cách để trình bày kết quả phân tích, như nộp báo cáo hoặc thuyết trình. Dù là hình thức nào thì bạn cũng không được quên người tiếp nhận nó.

Đặc biệt, hiệu quả trình bày sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào việc bạn có thể hình dung và hiểu tường tận được ba điều sau hay không, cũng như là việc bạn có thể liên kết ba điều này với nội dung trình bày hay không. Nếu nội dung trình bày đều giống nhau, bất kể đối phương là ai thì sẽ không thể nâng cao mức độ thấu hiểu và tiếp nhận của đối phương.

(1) Vị trí của đối phương

(2) Kiến thức của đối phương

(3) Điều mà đối phương quan tâm

Chúng ta hãy cùng suy nghĩ chi tiết về từng điều một.

(1) Vị trí của đối phương

Tùy vào việc đối phương đánh giá, nhìn nhận sự việc bằng tầm nhìn ở phạm vi như thế nào mà điều đối phương muốn biết, muốn xem và khả năng hiểu vấn đề sẽ khác nhau.

Ví dụ giả sử người nghe là nhà quản lý, cán bộ, người quyết định chiến lược kinh doanh cho cả công ty. Đối với những người này thì việc trình bày chi tiết tình trạng của từng cửa hàng là không cần thiết. Đối với những người nhìn vấn đề ở tầm cao ta sẽ không thu được kết quả nếu nội dung trình bày không phù hợp với suy nghĩ và cảm giác của họ. Nhưng mà, dù là cùng một nội dung trình bày chi tiết, nếu là trưởng phòng kinh doanh có lẽ sẽ muốn biết chi tiết những gì đang xảy ra trong phạm vi họ phụ trách. Do đó, nội dung trình bày cần chi tiết đến mức độ nào sẽ thay đổi tùy trường hợp.

(2) Kiến thức của đối phương

Mức độ thấu hiểu của đối phương sẽ chịu sự ảnh hưởng rất lớn bởi nền tảng kiến thức, hiểu biết và kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực đó. Đối với người làm hành chính nhân sự thì dù ta có cố hết sức để giải thích chi tiết về thị trường, sự nhạy bén kinh doanh thì họ cũng không thể nào đạt được mức độ thấu hiểu bằng một người trong nghề, không hiểu hết được cái logic ở đó.

Đồng thời, các bạn cũng cần chú ý đến việc sử dụng một cách vô thức những thuật ngữ hoặc những tiền đề mà người trong ngành ngầm hiểu với nhau. Đó là ví dụ điển hình của việc đã kỳ công có được kết quả phân tích tốt nhưng rồi lại tự đào hố chôn mình. Có nhiều người phạm phải sai lầm khi nghĩ rằng “điều mình hiểu thì chắc người ta cũng hiểu”, “điều mình biết thì chắc đối phương cũng biết”.

Chẳng hạn như, hãy nghĩ về một sở thích mà bạn đào sâu tìm hiểu. Bạn càng gắn liền với sở thích đó càng lâu, càng say mê nó bao nhiêu thì bạn sẽ càng khó mà cảm nhận được người khác hiểu và cảm nhận về nó như thế nào.

Ví dụ tôi rất thích các bản nhạc của The Beatles, từ thời trung học đến giờ tôi vẫn nghe. Đến mức mà tôi gần như thuộc lời của trên 500 ca khúc. Thế nhưng giờ thì tôi không thể tưởng tượng được cảm nhận của một người khi nghe ca khúc đó lần đầu tiên là như thế nào nữa. Bởi vì những ca khúc đó đã trở thành cái gì đó quá đỗi quen thuộc đối với tôi.

(3) Điều mà đối phương quan tâm

Người nào hiểu được điều mang lại lợi ích cho đối phương thì người đó có lợi thế. Nhưng điều mong muốn thực sự của đối phương không phải bao giờ cũng được thể hiện rõ ra. Trong các tổ chức thường bao hàm các yếu tố chính trị, những suy nghĩ kiểu như: “Về logic có thể là như vậy, nhưng tôi lại muốn như thế này”, có thể nảy sinh vì một số nguyên nhân.

Chẳng hạn như kết quả phân tích cho thấy, đối với loại sản phẩm đó, thay vì tăng mức độ thỏa mãn của người dùng thì nên giảm giá mới tăng được số lượng bán ra. Nếu ta báo cáo kết quả đó cho người đứng đầu của hoạt động tăng cường mức độ thỏa mãn của khách hàng, thì ta cần xem lại việc trình bày kết quả đó một cách thẳng thắn có phải là điều tốt nhất hay không.

Điều đó không có nghĩa là bẻ cong sự thật và kết luận, mà là ta cần phải tìm ra cách giao tiếp, trình bày phù hợp. Ở ví dụ này, không phải chúng ta phủ nhận giá trị của hoạt động làm tăng mức độ thỏa mãn của khách hàng, mà ta nên đưa ra những ví dụ về các sản phẩm có hoạt động phát huy hiệu quả mức độ thõa mãn của khách hàng, đồng thời, ta có thể đưa ra đề xuất “phân chia nguồn lực” bằng câu chuyện về một sản phẩm khác cần áp dụng chiến lược khác. Hoặc câu chuyện về sự cạnh tranh của các hãng khác, ta nên thay đổi sang chiến lược giảm giá sản phẩm chẳng hạn.

Dù thế nào đi nữa, chúng ta cần tránh việc thay đổi sự thật để tạo ra một câu chuyện hấp dẫn đối phương, nhưng nếu một người phân tích có thể hiểu được ý muốn của đối phương để thông qua đó đưa ra những giải pháp hữu hiệu, thì tôi nghĩ rằng giá trị của việc đó sẽ tăng lên gấp bội đối với một người kinh doanh hoặc một người trong tổ chức. Bởi vì điều này không những rất đúng trong một tổ chức chật hẹp mà còn đúng trong việc đối ứng với khách hàng bên ngoài.

Điểm mấu chốt

Suy nghĩ cách trình bày đặt đối phương lên hàng đầu, xác định xem nội dung ta nói có phải là điều đối phương muốn biết không?

Yosuke: “Nếu lần này đối phương là trưởng phòng của mình và trưởng phòng marketing thì điều gì là quan trọng hơn cả?

Bởi vì họ xem xét những khu vực khác nữa, nên mình sẽ không đưa ra báo cáo chi tiết ngay từ đầu mà sẽ chờ đến khi được hỏi thì mới trả lời. Trưởng phòng của mình xuất thân từ kinh doanh nên cũng không cần giải thích chi tiết về bối cảnh kinh doanh, nhưng bởi vì gần đây ông không trực tiếp giám sát chi tiết nội dung hoạt động của từng cửa hàng. Mình chưa từng nhận thức về điều này nhưng lần này thì mình sẽ thử trình bày một cách rõ ràng vì sao có thể nói như vậy dựa trên những con số làm căn cứ. Nếu mình đảm bảo được độ tin cậy của nội dung báo cáo thì chắc chắn sẽ được chấp nhận. Đến đây thì mình đã muốn tự kiểm chứng xem kết quả sẽ thay đổi như thế nào rồi đó.”

Hãy áp chế mong muốn trình bày tất cả quá trình và kết quả

Sau khi trình bày hết những gì ta muốn, điều gì xảy ra trong đầu của đối phương

Bạn rất muốn trình bày quá trình mà bạn đã bỏ ra rất nhiều tâm sức để có được kết quả phân tích. Đối với một nhà phân tích thì rất khó để quyết định phần nào là quan trọng không thể bỏ qua, phần nào chỉ nên trình bày qua.

Thế nhưng, điều này có nghĩa là “bản thân bạn muốn trình bày điều gì” chứ không phải là “đối phương muốn biết điều gì”. Dù bản thân có thể thỏa mãn vì đã trình bày hết tất cả mọi thứ, nhưng thực tế là bạn đang xa rời mục tiêu cuối cùng được đối phương hiểu và chấp thuận.

Cụ thể, nếu bạn muốn trình bày tất cả quá trình và kết quả phân tích, thì bạn sẽ gặp phải những rủi ro như sau:

(1) Phức tạp hóa sự tiếp thu của đối phương

Đối với người làm phân tích, dù lượng thông tin khổng lồ và phức tạp đến mấy, họ vẫn có thể dễ dàng hiểu được tất cả, kể cả những chi tiết nhỏ nhất, bởi vì đó là đối tượng mà họ đang dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng. Nhưng đối với người nghe thì đó có thể là lần đầu tiên họ nhìn thấy nội dung này. Hơn thế nữa, lượng thông tin mà mỗi một cá nhân có thể tiếp nhận được tại một thời điểm là có giới hạn. Trong trường hợp này, khi mà lượng thông tin đã vượt quá giới hạn thì dù là một lượng thông tin nhỏ đi nữa cũng khiến đối phương khó tiếp nhận thêm.

Chẳng hạn, trong trường hợp thuyết trình thì thời gian chuẩn để đọc một slide là một đến hai phút. Hơn nữa, song song đó đối phương còn phải lắng nghe người thuyết trình nói. Tùy vào độ phức tạp của biểu đồ và bảng biểu, lượng thông tin đi kèm với một slide tối đa là hai thông điệp. (Đương nhiên là tùy vào lượng thông tin và độ phức tạp của thông tin đi kèm. Do đó, chúng ta hãy lấy tiêu chuẩn là một thông điệp).

Slide của Yosuke trông như thế nào?

Điểm mấu chốt

Hãy suy nghĩ xem việc trình bày cả quá trình và tất cả kết quả có thật sự cần thiết để đạt được mục tiêu hay không?

(2) Làm tăng rào cản tâm lý của người nghe

Lượng thông tin nhiều không chỉ làm khó hiểu về mặt kỹ thuật. Tùy vào năng lực phân tích thông tin của đối phương, nhưng việc phải tiếp thu và xử lý quá nhiều thông tin cùng một lúc sẽ dẫn đến tâm lý phản kháng không cần thiết. Bạn có thể dễ dàng hình dung tại thời điểm ban đầu bạn nhìn lướt qua thông tin và nghĩ rằng “thế này chắc mình có thể hiểu và phán đoán”, và trường hợp “cái này tóm lại là nhìn ở đâu và như thế nào để hiểu đây?”, trong hai trường hợp sự chuẩn bị tâm lý của đối phương là hoàn toàn khác nhau.

Tôi muốn các bạn lưu ý rằng việc người trình bày đơn phương muốn trình bày cái này cái kia đồng nghĩa với việc đóng cửa trái tim vốn dĩ đang mở của đối phương.

Điểm mấu chốt

Nội dung đơn giản sẽ giúp hạ bức tường tâm lý của đối phương.

(3) Xoáy sâu vào những chỗ không cần thiết sẽ dẫn đến rủi ro là không đạt được mục tiêu

Có những người trình bày tất cả thông tin dù nó không liên quan trực tiếp đến kết luận để thể hiện rằng: “Tôi không những đã trình bày kết luận mà đã trình bày tất cả dữ liệu”. Bản thân điều đó là không hoàn toàn sai, nhưng đôi lúc nó sẽ đi xa khỏi mối quan tâm của đối phương.

Chẳng hạn như dự định ban đầu chỉ nói về hai sản phẩm có doanh thu lớn nhất, nhưng bởi vì muốn thể hiện tất cả sản phẩm trên biểu đồ nên có khả năng có một người quan tâm đến sản phẩm K nghĩ rằng vì sao doanh thu của K lại giảm như vậy và hướng sự chú ý đến một điểm khác (hình 5-4).

Những người có thể ghi nhớ lâu một cách chi tiết các con số và sự việc (những người ở vị trí cao thì rất cần kỹ năng này) thường chú ý đến những điểm mà bản thân họ quan tâm thay vì điều mà người kia muốn trình bày, và họ sẽ tranh luận về điểm đó một cách triệt để. Đặc biệt trong những trường hợp thông tin được trình bày khác với những gì họ đã biết, thì họ sẽ muốn có một lời giải thích triệt để cho sự khác biệt đó. Có thể bạn cho rằng như vậy là quản lý vi mô ngay cả những chi tiết nhỏ, nhưng đối với một người thuyết trình muốn truyền tải những thông điệp quan trọng thì đó là trường hợp ngoài ý muốn.

Tôi nghĩ là ở bất cứ tổ chức nào cũng có tình trạng mất thời gian tranh luận vào những điểm không dự tính trước và cứ thế hết thời gian trong khi vẫn chưa đi đến được kết luận.

Vì vậy, có một cách là không cần thể hiện thông tin trên mức cần thiết. Nhưng, trong trường hợp đó thì lại có rủi ro là sẽ bị hỏi “cái đó thì như thế nào?” hoặc bị nói là “chỉ tìm hiểu về điều mà mình định trình bày thôi” và mất đi tính tin cậy của thông điệp.

Vì vậy trong trường hợp trình bày thêm những thông tin hỗ trợ, dựa trên việc nắm bắt tính cách, lập trường và lợi ích của đối phương, dù điều đó không mấy liên quan đến thông điệp chính, nhưng bạn cũng nên đảm bảo tính chính xác của từng con số.

Điểm mấu chốt

Nghĩ về đối phương khi xác định phạm vi thông tin sẽ trình bày.

Takashima: “Slide của cậu trình bày hết tất cả các nội dung, nhưng cậu hãy nghĩ xem điều này có thực sự cần thiết để truyền tải thông điệp đến người nghe hay không?”

Yosuke: “Vâng. Như anh đã chỉ ra, nếu nhìn từ quan điểm của người nghe, em đã hiểu ra rằng điều ưu tiên nhất là phải làm rõ điều mà bản thân muốn nói. Em cứ nghĩ suy nghĩ từ quan điểm của người trình bày, nhưng nếu không xoay hướng vec tơ 180 độ thì sẽ hỏng mất”.

Bí quyết để soạn thảo một văn bản/một bài thuyết trình hiệu quả

Đâu là thông điệp cốt yếu?

Đến đây thì bạn đã biết được những điều cần chú ý và những điều nên tránh, vậy thì tóm lại là nên trình bày như thế nào cho hiệu quả?

Về mặt kỹ thuật, bạn nên tránh những cái bẫy như đã trình bày ở phần trước. Hay cũng có thể nói là cách trình bày hướng đến đối phương.

Hơn thế nữa, hãy thử nói hoặc viết ra xem thông điệp mà bạn muốn truyền tải là gì và kiểm tra lại nhiều lần. Khi bạn đã xác định được rằng “chỉ cần trình bày điều đó là được” thì tự nhiên những điều cần trình bày sẽ được thắt chặt. Hãy lấy đó làm điểm bắt đầu, rồi từ những điểm chính yếu đó mà triển khai thành các phần một cách hiệu quả.

Với những thông tin khác thì đính kèm riêng để khi cần có thể tham khảo là đủ. Ngoài ra, nếu đầu tư thêm vào những điều sau thì cách trình bày sẽ càng thêm hiệu quả.

Người tiếp thu sẽ có những cách suy nghĩ khác nhau nên không thể nói đâu là cách trình bày hay nhất. Bạn hãy tham khảo những điều sau và áp dụng tùy vào đối tượng và hoàn cảnh nhé.

- Viết thông điệp của bạn thành câu văn

- Hãy chú ý đến tiêu đề của slide

Để làm tiêu đề slide, hãy chọn câu văn đơn giản nhất có thể, mà khi đọc nó, bạn có thể hiểu được một cách cơ bản nhất điều mà người trình bày muốn nói.

Tiêu đề của slide là rất quan trọng. Hãy so sánh giữa một tiêu đề thể hiện slide nói về cái gì và một tiêu đề thể hiện ý đồ của người trình bày trong trường hợp của Yosuke ở hình 5-5.

Ở slide phía trên, ta phải đọc nội dung slide để tự tìm ra điều mà người trình bày muốn nói. Hoặc phải đợi người trình bày giải thích.

Ngược lại, tiêu đề của slide bên dưới trở thành kết luận của slide. Hay nói cách khác là thông điệp cần truyền tải đã được đặt ở nơi bắt mắt nhất. Điều này giúp cho đối phương có thể nhanh chóng nắm được điều ta muốn nói.

Mục đích của thuyết trình là truyền tải thông điệp đến đối phương. Phương pháp để đạt được mục đích này gọi là cách tiếp cận tự nhiên.

Thế nhưng nhiều người lại chọn tiêu đề theo cách đặt tên hoặc giải thích cho biểu đồ đó. Hãy chú ý xem nhiều bài thuyết trình, bạn sẽ thấy được mặt tốt và mặt chưa tốt.

Cấp trên của tôi khi tôi còn là quản lý team cải tiến kinh doanh ở Nissan là một người Pháp rất quyết đoán. Điểm cần kiểm tra cuối cùng trong các bài thuyết trình trước ban lãnh đạo đó là việc tiêu đề slide đã thể hiện tất cả thông điệp hay chưa. Ông ấy thường khuyên tôi rằng những tiêu đề slide theo kiểu thường thấy “slide này thể hiện điều gì” thì chỉ cần ghi nho nhỏ ở góc trên bên phải.

Đồng thời, thông điệp chung của bài thuyết trình (đề xuất, kết luận) nên được trình bày ngay từ đầu rồi sau đó mới đến bối cảnh và luận cứ, vì như vậy thì người nghe sẽ hiểu được điều ta muốn nói và chú ý lắng nghe những thông tin quan trọng. Điều này sẽ giúp người nghe thấu hiểu và phán đoán hiệu quả hơn. Bởi vì người nghe sẽ vừa nghe vừa hình thành sự liên hệ: “Để đưa ra kết luận XX thì cần những thông tin gì, họ nghĩ như thế nào về điều này...?”.

Hạn chế những từ ngữ, hình ảnh không cần thiết

Tiêu đề của bảng và biểu đồ là ví dụ điển hình. Cũng giống như slide, thay vì “bảng và biểu đồ này là gì”, thông điệp cần truyền tải là “bảng và biểu đồ này nói lên điều gì”. Nếu không ưu tiên điều này thì việc đặt tiêu đề bảng biểu không còn ý nghĩa. Khi nhìn vào bảng biểu, đối phương sẽ hiểu. Tiêu đề nếu cần thiết thì giữ lại. Nhưng nếu tiêu đề không thể hiện thông điệp hoặc tiêu đề nổi bật hơn thông điệp thì sẽ càng khó để thể hiện điều muốn nói.

Trong biểu đồ 5-6, tiêu đề của biểu đồ thể hiện nội dung tương tự với cột dọc. Điều được trình bày ở đây không phải là “biểu đồ so sánh số lượng hàng bán” mà là “chỉ có đối thủ A là giảm dần trong quý 4”. Nhìn chung, biểu đồ phía dưới hiệu quả hơn trong việc truyền tải thông điệp đến cho đối phương.

Thể hiện luận cứ để đi đến kết luận

Nếu bạn trình bày kết luận mà bỏ qua phần luận cứ thì sẽ xuất hiện nghi vấn về tính phù hợp và độ tin cậy của kết luận đó. Đây chính là vấn đề cần trình bày ra quá trình tới mức nào để giữ cân đối cho cả bài.

Bằng việc thể hiện các ý tưởng đã được cơ cấu hóa, cũng như sự liên kết của các vấn đề chính, để nâng tính hợp lý của kết luận lên một bậc. Thay vì một bài thuyết trình chỉ diễn tả quá trình phân tích và dữ liệu thông qua các con số, việc trình bày kết luận đạt được thông qua quá trình như thế nào bằng con số và từ ngữ sẽ là một luận cứ quan trọng.

Trong trường hợp của Yosuke, trong khi vừa giới thiệu slide như hình 5-7, bạn sẽ trình bày đối tượng ở phạm vi nào, kết luận đạt được như thế nào.

Điều tôi không muốn các bạn hiểu lầm là việc trình bày luận cứ không có nghĩa là trình bày tất cả thông tin đã phân tích. Dù không trình bày hết tất cả thông tin và dữ liệu, đối với người nghe thì quá trình suy nghĩ là yếu tố quan trọng để họ hiểu và đánh giá thông điệp. Trong khi cố gắng để không trở nên quá phức tạp, hãy làm nổi bật các ý tưởng, lập luận, quá trình để đi đến kết luận. Bằng cách này, thông điệp của bạn sẽ càng vững chắc.

Ứng dụng thông tin định tính một cách hiệu quả

Ý kiến khách quan dựa trên số liệu một mặt có tính logic nhưng mặt khác lại quá khô khan. Tùy trường hợp, nếu ta bổ sung thêm những thông tin định tính tác động đến tình cảm con người, ví dụ như “tiếng nói từ hiện trường” vào những lập luận dựa trên các số liệu thì cũng sẽ giúp tăng tính thuyết phục cho ý kiến.

Phân tích và đề xuất dựa trên số liệu không chỉ đơn giản là lập luận trên bàn giấy, nếu có thể kết hợp với “tiếng nói từ hiện trường” thì thông qua việc truyền tải đến người nghe, bạn sẽ đạt được những hiệu quả như sau:

- Sự kết hợp thông tin định lượng dựa trên số liệu và thông tin định tính có được từ kênh thông tin khác giúp tăng cường tính phù hợp và độ tin cậy của ý tưởng.

- Cảm giác an tâm, đảm bảo có thể tiếp tục một cách trôi chảy vì nếu đề xuất được thực hiện thì sẽ không gặp phải sự phản đối từ hiện trường.

So với việc phân tích dữ liệu từ tầm nhìn rộng, thông tin định tính thu thập từ điểm hẹp sẽ hình thành quan điểm vi mô. Nếu sử dụng nó làm thông tin bổ sung thì cũng có thể có hiệu quả, nhưng nếu sử dụng sai cách (sai tỷ trọng, sai cách trình bày) thì sẽ làm xáo trộn các quan điểm, luận cứ vi mô và vĩ mô, từ đó làm mất tính nhất quán trong chủ trương của mình.

Hãy vừa quan sát đối phương, vừa tích lũy kinh nghiệm để nâng cao kỹ năng.

Yosuke: “Vậy nghĩa là không phải hoàn toàn không sử dụng thông tin định tính. Đây là điều mà mình rất tự tin. À, người làm partime ở cửa hàng A có nói: “So với lúc trước thì người gửi DM tới cửa hàng đã sụt giảm”, mình cũng có thể dùng ý này làm thông tin bổ sung để nói sơ về vấn đề này”.

Thử so sánh với xử lý dữ liệu ban đầu của Yosuke

Nếu phân tích dữ liệu, sẽ khác như vậy đây

Chúng ta hãy cùng so sánh giữa sản phẩm xử lý dữ liệu của Yosuke ở phần đầu của cuốn sách và sản phẩm sau khi phân tích.

[Kết quả xử lý dữ liệu của Yosuke]

Kết quả ban đầu của Yosuke sau khi sử dụng dữ lý là biểu đồ 5-8. Anh ấy đã xử lý bằng cách sử dụng nhiều loại biểu đồ như bảng biểu, biểu đồ hình tròn, biểu đồ cột, biểu đồ đường để thể hiện kết quả bằng nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, rất khó để nhìn thấy được ý kiến hoặc thông điệp rõ ràng. Cho đến lúc này, hầu như không có sự phân tích các giả thuyết cũng như đào sâu về nguyên nhân nên sẽ rất khó để tiếp tục.

Ví dụ phân tích dữ liệu của Yosuke:

Đầu tiên là làm rõ hành động mà đối phương mong muốn. Trong trường hợp này, trước tiên là mục tiêu để đối phương suy nghĩ về việc tán thành hay phản đối việc thay đổi cách gửi DM (1). Những chi tiết để sang một bên, ở hình này ta thể hiện thông điệp muốn truyền tải nhất cùng với bối cảnh và cơ sở của thông điệp đó (hình 5-9).

Trong hình này, hầu như không có những nội dung phân tích chi tiết vì chỉ tập trung thể hiện kết luận. Nếu đối phương ở vị trí “hãy trình bày những điều mà tôi muốn bạn làm, tôi không cần biết bạn điều tra, tìm hiểu bằng cách nào, hãy mang tới cho tôi điều bạn kết luận, thì như vậy là đã hoàn thành nhiệm vụ.

Đối với người đã bỏ nhiều công sức phân tích thì bạn sẽ cảm thấy thiếu nếu không trình bày toàn bộ quá trình phân tích.

Tuy nhiên, nếu suy nghĩ về mục tiêu thì cần nhớ rằng đơn giản và hiệu quả là quan trọng nhất.

Tiếp theo đó, cần chuẩn bị những tờ đính kèm thể hiện quá trình và kết quả phân tích của từng luận cứ, phòng trường hợp được hỏi đến.

Chúng ta chỉ nên tập trung vào những điểm chính, giống như hình 5-10.

Nếu như cần phải trình bày chi tiết hơn, thì bạn cũng có thể chuẩn bị thêm những tờ đính kèm, tùy vào mức độ yêu cầu và tình trạng của đối phương.

Takashima: “Cảm ơn cậu. Với nội dung này thì tuần sau tôi có thể trình bày báo cáo giữa kỳ lên trưởng phòng rồi. Còn lại, cậu hãy chuẩn bị những điểm mà trưởng phòng có thể quan tâm, làm sao để có thể trả lời những câu hỏi của trưởng phòng nhé”.

Yosuke: “Em cảm ơn sếp. Nếu so sánh nội dung báo cáo này và những biểu đồ em tự làm trước khi được anh hướng dẫn thì bản thân em cũng thấy kinh ngạc trước sự khác biệt về hiệu quả sử dụng dữ liệu để thuyết minh.”

Takashima: “Ừ. Phương pháp phân tích và dữ liệu cậu từng dùng chắc chắn là không tốt. Mọi người thường sử dụng cách cơ bản nhất. Nhưng nếu biết cơ cấu lại một cách logic thì hiệu quả sẽ rất khác biệt”.

Yosuke: “Em nghĩ là em đã hiểu điều mà anh Takashima muốn nói sau khi cố gắng làm thử”.

Takashima: “Khoan. Cậu chỉ mới làm trường hợp đầu tiên thôi. Việc kinh doanh của chúng ta cũng như cả nền kinh tế đang không còn đạt được mức độ tăng trưởng như lúc trước. Nếu ta không nhanh chóng nắm bắt tình hình và thích ứng bản thân một cách phù hợp thì sẽ không thể tồn tại được. Vì vậy, tôi muốn cậu tiếp tục luyện tập để không chỉ nhìn nhận sự việc bằng trực giác và kinh nghiệm, mà bằng dữ liệu và logic một cách khách quan để truyền tải được đến đối phương”.

Yosuke: “Dạ, em sẽ cố gắng”.

Chương 5: Những điều cần làm để “suy nghĩ bằng số liệu và dữ liệu”.

Cách để có được bài thuyết trình truyền tải được đến đối phương

1: Hiểu rõ đối phương (vị trí, kiến thức và điều mong muốn của đối phương).

2: Hạn chế việc muốn trình bày tất cả quá trình và kết quả phân tích mà bản thân đã đầu tư rất nhiều công sức.

3: Làm rõ thông điệp mong muốn đối phương tối thiểu phải hiểu.

4: Kiểm tra một cách khách quan xem từ ngữ đã thể hiện được thông điệp hay chưa, cách trình bày đã đơn giản hay chưa.