Ba câu hỏi luôn cần đặt ra

“Tôi biết điều tôi nói lúc này không mang tính ngoại giao lắm.”

Nikita Khrushchev(1)

Chúng ta hãy nói về một thầy Hiệu trưởng ở thị trấn Cornwall của Truro may mắn trúng xổ số 10 triệu bảng Anh. Các phương tiện truyền thông sẽ nói về tin tức này như thế nào?

Tuần báo địa phương sẽ đưa nó lên trang bìa, với bài viết dài bên trong, nói về gia đình, đồng nghiệp và học sinh ở trường của người đàn ông may mắn này. Những mối quan hệ mật thiết của người trúng giải và khả năng về hưu sớm của người thầy Hiệu trưởng rất mực được kính trọng, sẽ được bàn đến với rất nhiều thông tin.

Trạm phát thanh địa phương đưa tin này nổi bật trong bản tin dài ba phút của họ nhưng chỉ sau khi khái quát tin về ngọn lửa tai họa và việc thất nghiệp ở địa phương cũng như ngân sách của Thủ tướng.

Chương trình thời sự của đài truyền hình BBC ở London có lẽ sẽ đưa tin này như một “câu chuyện cuối cùng” trong khoảng 15 đến 45 giây thời gian phát sóng trong một bản tin nửa giờ.

Tại sao lại có một thái độ trái ngược như vậy? Nó cho thấy tầm quan trọng hay mức độ thú vị của câu chuyện giảm dần với mỗi đối tượng khán giả. Với độc giả của tờ báo địa phương, câu chuyện có sức hút rất lớn. Với những thính giả đài phát thanh, đó là một câu chuyện gây ấn tượng mạnh ở địa phương. Với những khán giả của BBC ở Yorkshire, miền nam xứ Wales và Bắc Ireland, câu chuyện đã mất đi phần thú vị.

Và đó là cách những đề tài tin tức được sắp xếp, trong một bản tóm tắt.

Vậy chúng ta sẽ quyết định đề tài tin tức của chúng ta như thế nào? Theo một cách chính xác giống như vậy.

Vợ chúng ta sẽ quan tâm đến việc chúng ta được tăng lương, con cái chúng ta không có thời gian để chú ý đến sự khác biệt này, những người bạn của chúng ta có thể khá vui mừng cho chúng ta và những người bạn, họ hàng ở xa, những người hàng xóm thậm chí không được chúng ta nhắc đến.

Chúng ta đưa ra những quyết định này hàng ngày và trong số đó có nhiều quyết định sai lầm, chúng ta không nhận ra tin tức của mình nhàm chán với nhiều người đến mức nào.

Tôi muốn trở lại với công việc báo chí và ba câu hỏi tôi nên hỏi trước khi viết câu chuyện về tin tức của mình.

Tôi muốn nói điều gì?

Tôi đang nói chuyện với ai?

Vậy tôi nên giải thích điều đó như thế nào?

Hãy đặt những câu hỏi này vào một hoàn cảnh hàng ngày. Giả sử bạn muốn nghỉ làm vào ngày thứ Sáu để tham dự một đám cưới. Vấn đề là khối lượng công việc chồng chất và nhân viên văn phòng đã chịu nhiều áp lực. Vậy bạn có khôn ngoan khi nói với ông chủ của mình rằng: “Tôi biết công việc rất bận nhưng tôi đã được mời tới dự một đám cưới vào ngày thứ Sáu tuần tới và tôi chắc rằng ngài thậm chí sẽ không chú ý đến việc tôi nghỉ.” (Sai lầm ngôn từ!)

Hãy thử nói như vậy nếu bạn thích và hãy cho tôi biết việc xảy ra tiếp theo như thế nào. Thật đáng tiếc về đám cưới. Lẽ ra bạn đã được vui vẻ tham dự!

Thay vào đó, sẽ hợp lý hơn khi bạn nói: “Tôi đã được mời tới dự một đám cưới vào ngày thứ Sáu tuần tới. Tôi biết nó trùng với thời gian chúng ta bận rộn nhất. Vì vậy, tôi tự hỏi liệu ngài sẽ cảm thấy thế nào về việc tôi sẽ nghỉ ngày thứ Sáu nếu tôi hoàn thành khối lượng công việc của mình vào tối thứ Năm. Tôi rất muốn tham dự đám cưới này và tôi thực sự biết ơn nếu ngài có thể giúp tôi việc này.”

Có thể, câu trả lời vẫn là “không.” Tuy nhiên, cách nói thứ nhất sẽ làm tăng khả năng bị từ chối trong khi cách nói thứ hai sẽ giảm bớt khả năng này.

Vậy hãy trả lời ba câu hỏi:

Tôi muốn nói điều gì? Tôi muốn đi dự một đám cưới vào ngày thứ Sáu tuần tới.

Tôi đang nói chuyện với ai? Ông chủ bận rộn của tôi.

Vậy tôi nên giải thích điều đó như thế nào? Bằng cách đưa ra giải pháp.

Khi giao tiếp chúng ta thường nói ấp úng là vì chúng ta biết điều mình muốn nhưng lại không xem xét đến người nghe. Hơn nữa, nếu chúng ta đã từng nói chuyện với trẻ con - và các bậc phụ huynh nên nắm rõ điều này - chúng ta nên hiểu rõ chỉ khi chúng ta xem xét đến người nghe chúng ta mới hy vọng giao tiếp chính xác. Và đôi khi điều đó trở nên tồi tệ.

Tôi đã nghe chuyện một người mẹ ngập ngừng nói với cô con gái bảy tuổi trong khi đang lái xe về phía bắc qua Cầu Forth Road từ Edinburgh tới Fife. Chỉ ra sự ấn tượng của cây Cầu Forth Rail bên tay phải, người mẹ nói: “Vào thứ Bảy bác Jill sẽ đưa con về nhà qua cây cầu này. Con có thích không?”

Cô bé nhìn cầu tàu và im lặng. Khi mẹ cô nhìn sang đã thấy nước mắt chảy xuống trên má con gái.

Người mẹ hỏi: “Có chuyện gì vậy?”

Cô bé nức nở nói: “Con không muốn đi lên đi xuống ở đây. (Sai lầm ngôn từ!). Con thấy phát ốm vì đường sắt ngoằn nghèo.”

Bạn sẽ biết một số người không trả lời được câu hỏi về mức độ ảnh hưởng của lời họ nói tới người nghe.

Một người họ hàng của tôi nghĩ, anh ấy đã khen một cô phục vụ bàn trẻ tuổi đã giảm được nhiều cân nhờ ăn kiêng, khi thông báo với vợ tôi và tôi, trước mặt người phụ nữ trẻ. “Đây là cô phục vụ bàn tôi đã kể với anh chị, người trước đây rất béo.” Gương mặt cô gái đã biểu lộ điều cô ấy nghĩ về lời nhận xét!

Ngày nay mọi người đã làm việc này tốt hơn nhờ sự phát triển của công nghệ.

Một đồng nghiệp cũ của tôi đã rối trí đến mức thời gian nói cho phép đã hết trước khi anh ấy nói được đến những điểm quan trọng. Anh ấy đã hét lên giận dữ trước khi gọi điện lại để cố gắng nói một thông điệp ngắn gọn hơn.

Khi chủ động gọi điện để lại lời nhắn qua hộp thư thoại, chúng ta đã biết đối tượng mình cần giao tiếp và vì vậy ở một mức độ nào đó chúng ta đã sắp xếp suy nghĩ trước. Tuy nhiên điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta tình cờ gặp một người bạn học cũ ở trong một cửa hàng, chỉ với câu hỏi: “Bạn đã làm gì kể từ khi chúng ta ra trường?”

Bạn bắt đầu làm việc ở đâu? Việc kết hôn/ly hôn của bạn? Sinh nhật của con gái bạn hay đám cưới của cô cháu gái? Công việc đầu tiên của bạn sau khi ra trường? Công việc hiện tại của bạn?

Có nhiều khả năng, bạn có thể nói về việc bạn đã làm ngày hôm đó, bây giờ bạn làm việc ở đâu và đang sống với ai. Nhưng ai biết? Câu hỏi quá rộng và câu trả lời có thể đi rất xa. Và tất cả là do bạn hoàn toàn không chuẩn bị trước để trả lời câu hỏi.

Vậy chúng ta hãy đưa một số cấu trúc vào trong cuộc hội thoại, bắt đầu với việc chúng ta muốn nói điều gì.

Tôi muốn nói điều gì?

Thường chúng ta không sắp xếp điều chúng ta muốn nói, vì vậy những thông điệp máy móc trả lời rời rạc. Đó cũng là lý do tại sao khi chúng ta đã rời khỏi cuộc tranh luận thì bỗng dưng lại nhớ ra tất cả những quan điểm chúng ta có thể nói.

Vì vậy trước khi nhấc điện thoại, trước khi trình bày trong cuộc họp, trước khi nói chuyện với người bán hàng, hãy vạch ra những điều bạn muốn nói.

Trong các khóa đào tạo truyền thông của chúng tôi, đã có sự khác biệt rất lớn giữa cuộc phỏng vấn đầu tiên, chúng tôi để những người tham gia trò chuyện, và cuộc phỏng vấn thứ hai. Đó là bởi vì trong cuộc phỏng vấn đầu tiên chúng tôi đã hỏi những người tham gia trước khi họ chuẩn bị bất kỳ suy nghĩ gì. Tuy nhiên trước cuộc phỏng vấn thứ hai chúng tôi đã yêu cầu họ viết ra ba hay bốn điểm - và sau đó họ đã có cơ hội nói lên điều họ thực sự muốn.

Tuy nhiên, một số người vẫn không thể nói với bạn nhiều hơn về công việc hay công ty của họ ngoài tên công việc và toàn bộ những biệt ngữ phủ kín trong sự bí ẩn.

Vì vậy điểm quan trọng thứ hai là:

Tôi đang nói chuyện với ai?

Cách bạn nói chuyện với cha mình sẽ khác với cách bạn nói chuyện với các con, khác với cách bạn nói chuyện với vợ mình. Với những đồng nghiệp bạn cũng sẽ có cách nói khác, sau đó là với bạn bè, khách hàng, nhà cung cấp - danh sách sẽ vẫn còn tiếp tục. Tôi nói nó khác là bởi vì mỗi người là một cá nhân khác nhau, có mối quan tâm và nguyện vọng khác nhau.

Thậm chí nơi mà một người nào đó sinh sống cũng sẽ khiến người ấy có cách nhìn nhận khác với những người khác.

Một lần tôi đã nói với người đọc bản tin dự báo thời tiết trên truyền hình rằng khi cô ấy chỉ trên bản đồ và nói: “Lên trên vùng Scotland trời vẫn tiếp tục có nhiều mây, những trận mưa rào sẽ đi qua xứ Wales và đi xuống Cornwall…” những gì cô ấy nói chỉ đúng với cách nhìn nhận của một người London. Tuy nhiên với chúng ta “lên trên” vùng Scotland, “đi qua” xứ Wales và “đi xuống” Cornwall khiến chúng ta tin rằng chúng ta đang ở trung tâm của vũ trụ. Từ Scotland, xứ Wales là “đi xuống”. Từ Cornwall, xứ Wales là “đi lên”. Vì vậy mỗi lần nói “đi qua” sẽ là sai!

Tôi phải tránh để mình mắc bẫy vào cách nhìn nhận của khán giả khi giới thiệu tất cả các vùng của Vương quốc Anh trên chương trình BBC Breakfast News ở London.

Một dịp, người cùng dẫn chương trình với tôi Justin Webb hỏi tôi cảm thấy thế nào về vòng bán kết World Cup bóng bầu dục giữa Anh với New Zealand sẽ diễn ra vào cuối tuần. Tôi bắt đầu: “Ồ, trái tim tôi nói đội Anh nhưng với đội hình hiện tại của họ, tôi sợ rằng cái đầu tôi sẽ nói rằng tất cả những cầu thủ áo đen sẽ thắng.”

Ngay sau chương trình, tôi đã gọi điện cho một nhà sản xuất chương trình ở kênh BBC Scotland. Trước khi bàn luận về việc chúng tôi sắp xếp đưa tin về giải bóng, ông ấy muốn nhắc nhở về sai sót của tôi. Ông ấy trêu chọc: “Sáng nay từ ngữ của anh đã nhầm lẫn hết cả.”

Tôi bối rối hỏi: “Như thế nào ạ?”

Ông giải thích: “Tôi cho rằng anh muốn đội Anh đánh bại New Zealand. Anh phải nói điều đó theo cách khác.”

Tôi đã có một câu hỏi đơn giản dành cho ông ấy: “Nếu một người dẫn chương trình là người Anh được hỏi ở trường quay Glasgow rằng liệu Scotland có đánh bại New Zealand hay không, những khán giả người Scotland sẽ phản ứng như thế nào nếu họ muốn Scotland thắng?” Hơn 80% khán giả Breakfast News của tôi là người Anh. Xem từ Scotland, rất dễ quên điều này.

Điều đó dẫn tôi đến câu hỏi cuối cùng:

Vậy tôi sẽ diễn đạt nó như thế nào?

Điều này rất cần thiết. Nếu đó là một cô bé năm tuổi đang buồn vì việc bố sẽ đi London, cần phải hiểu và đưa ra một bức tranh tươi sáng về lợi ích cho cô bé. Nếu một người phụ nữ ngồi vào chỗ của bạn trên máy bay, cần xem xét sự bối rối của cô ấy và thông cảm cho sự nhầm lẫn. Nếu đó là những người lao động đang lo lắng về tương lai của họ, cần thông cảm cho những người mất việc, giải thích về hoàn cảnh và tin tưởng vào tương lai, ngay cả khi rất khó để đưa ra quyết định.

Ba câu hỏi nhỏ này là xương sống để sắp xếp bất cứ cuộc hội thoại, diễn thuyết hay tranh luận nào. Hãy đặt chúng vào đúng vị trí và việc giao tiếp sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều, bằng cách xem xét tầm quan trọng những luận điểm của bạn và thứ tự bạn sẽ giải thích chúng.

Tóm lược

Tôi muốn nói điều gì? Luôn chuẩn bị sẵn một vài luận điểm.

Tôi đang nói chuyện với ai? Xem xét đến thính giả của bạn và sự quan tâm của họ.

Vậy tôi nên diễn đạt nó như thế nào? Ngay khi cân nhắc điều đó, bạn có thể sắp xếp những luận điểm theo thứ tự tầm quan trọng.