Chương 18

Giờ tới lượt bạn

THỂ HIỆN SỰ TRÂN TRỌNG và khích lệ với đồng nghiệp là một công cụ mạnh mẽ, có ảnh hưởng tích cực lên tổ chức – bất kể bạn ở vị trí nào trong hệ thống. Tuy nhiên, chúng tôi cũng ý thức rõ khả năng và thiện ý thể hiện sự trân trọng hay sự khích lệ không phải là một điều kỳ diệu sẽ giải quyết được mọi khó khăn ở nơi làm việc.

Chúng tôi công nhận môi trường làm việc lành mạnh có một số yếu tố nổi bật, bao gồm:

• Thành viên chất lượng;

• Kỹ năng và quy trình giao tiếp hiệu quả để tạo điều kiện cho việc giao tiếp thường xuyên;

• Những mối quan hệ đáng tin cậy;

• Các thành viên có tầm nhìn và mục tiêu chung;

• Quy trình và phương pháp được chuẩn hóa, bao gồm việc đáp ứng tiêu chuẩn và giám sát hiệu suất liên tục;

• Những phương pháp lành mạnh giúp khắc phục và giải quyết xung đột;

• Phân chia rõ ràng trách nhiệm, bao gồm nhiệm vụ và phần thưởng cho kết quả đạt được;

Tổ chức tồn tại càng mang nhiều đặc điểm, tổ chức càng có dễ đạt được mục tiêu và các thành viên trong đội ngũ sẽ càng yêu thích công việc của mình.

Chúng tôi cũng biết không tổ chức nào là hoàn hảo. Mỗi tổ chức đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng.1 Nhưng chúng tôi nhận thấy khi các thành viên trong tổ chức cam kết thể hiện sự trân trọng và khích lệ theo những cách có ý nghĩa nhất với các thành viên trong đội ngũ, nhiều điều tốt đẹp sẽ xảy ra:

• Cải thiện mối quan hệ giữa giám sát viên và người lao động, cũng như mối quan hệ giữa các đồng nghiệp;

• Giảm tỷ lệ đi làm trễ và vắng mặt;

• Các thành viên trong đội ngũ bớt cáu kỉnh và nhạy cảm;

• Tương tác giữa các đồng nghiệp trở nên tích cực hơn;

• Các thành viên chất lượng trong đội ngũ (bao gồm các tình nguyện viên) sẽ ở lại với tổ chức lâu hơn;

• Tăng điểm đánh giá sự hài lòng của khách hàng;

• Các lao động (và quản lý) cho biết môi trường làm việc trở nên vui vẻ hơn.

SỰ TRÂN TRỌNG, VITAMIN VÀ THUỐC KHÁNG SINH

Hãy để chúng tôi chia sẻ một hình ảnh mà chúng tôi thấy rất hữu ích trong việc mô tả sức mạnh của sự khích lệ và trân trọng đối với các mối quan hệ ở nơi làm việc. Việc thường xuyên khích lệ (đến bên cạnh một thành viên trong đội và khuyến khích họ tiếp tục kiên trì) và bày tỏ sự trân trọng (thể hiện sự trân trọng giá trị công việc họ đã làm và phẩm chất của họ) giống như vitamin và thuốc kháng sinh.

Cả hai loại thuốc này đều giúp cơ thể chúng ta khỏe mạnh. Uống vitamin là thói quen chủ động cung cấp nền tảng phát triển cho cơ thể. Khi bị thương, thuốc kháng sinh là những hợp chất hóa học chống nhiễm trùng. Cả hai đều giúp chúng ta duy trì sức khỏe.

Có một số đặc tính thú vị về vitamin và thuốc kháng sinh cần lưu ý. Đầu tiên, lượng chất hóa học tạo nên vitamin hay thuốc kháng sinh thường không mạnh đến mức chỉ dùng một liều là đáp ứng đủ nhu cầu (có một số thuốc kháng sinh rất mạnh, nhưng những loại này là ngoại lệ). Uống một viên vitamin (hay thậm chí các loại vitamin) một lần thực sự không ảnh hưởng nhiều tới cơ thể. Tác động và ảnh hưởng của chúng là kết quả của hàng loạt hành động nhỏ xảy ra liên tục theo thời gian. Trung thành với việc uống vitamin hằng ngày trong một thời gian dài có thể cung cấp những dưỡng chất cần thiết. Tương tự, như khi bị nhiễm trùng, việc sử dụng thuốc kháng sinh nhiều lần là việc cần thiết để chữa lành vết thương hoặc cải thiện thể trạng.

Khi sự trân trọng và khích lệ được truyền đạt liên tục trong một khoảng thời gian dài, theo những cách ý nghĩa, nó mang lại tác động rất đáng kể.

Thứ hai, mỗi người cần các nhóm dinh dưỡng đa dạng để duy trì sức khỏe. Nó không giống như viên bổ sung tổng hợp, phù hợp với nhu cầu của tất cả. Một số người cần nhiều can-xi hơn, một số cần thêm sắt, những người khác cần một số khoáng chất đặc biệt. Và không một loại kháng sinh nào có thể phù hợp để tiêu diệt tất cả các vi khuẩn gây nhiễm trùng. Một loại thuốc bôi kháng sinh có thể hữu ích cho một vết cắt trên da, trong khi chứng viêm họng cần dùng loại kháng sinh khác. Và điều tối quan trọng là sử dụng đúng loại thuốc cho mỗi trường hợp. Nếu không, cơ thể chúng ta sẽ không nhận được dinh dưỡng hay hỗ trợ cần thiết để khỏe mạnh.

Cuối cùng, các vitamin và kháng sinh không quá quan trọng. Chúng ta có thể dễ dàng quên uống vitamin hay bôi thuốc kháng sinh cho vết thương. Việc quên một hay hai ngày có thể không gây tổn thương nghiêm trọng. Nhưng nếu bạn liên tục và thường xuyên quên uống loại vitamin mình cần hay ngưng dùng thuốc kháng sinh theo chỉ định, qua thời gian sức khỏe của bạn gần như chắc chắn sẽ gặp ảnh hưởng tiêu cực.

Điều đó cũng đúng với sự trân trọng và khích lệ. Một hành động khích lệ không thể thay đổi hoàn toàn thế giới hay tạo nên khác biệt thực sự trong cuộc sống của đồng nghiệp. Nhưng khi sự trân trọng và khích lệ được truyền đạt liên tục trong một khoảng thời gian dài, theo những cách quan trọng với một cá nhân, nó lại mang những tác động đáng kể. Một tổ chức bao gồm những nhân tố khỏe mạnh, giao tiếp hiệu quả cũng giống như hệ thống cơ thể được trang bị những lá chắn để chống lại kẻ xâm nhập không lành mạnh, nó sẽ tạo nên sự khác biệt giữa thời kỳ sống sót vượt qua khó khăn và bị khuất phục vì sức khỏe yếu kém.

ÁP DỤNG CÁC NGUYÊN TẮC TẠI NƠI LÀM VIỆC CỦA BẠN

Bất kể vị trí của bạn ở đâu trong tổ chức, bạn luôn có thể tạo nên khác biệt thực sự ở nơi làm việc bằng cách bắt đầu khích lệ và thể hiện sự trân trọng với các đồng nghiệp của mình. Chúng tôi đã thấy người lao động ở nhiều vị trí (lao động trực tiếp, giám sát viên, quản lý) bắt đầu từ “vị trí của họ” cùng một hoặc hai đồng nghiệp, sau đó giám sát viên đã tò mò tìm hiểu hệ thống dữ liệu của chúng tôi và bắt đầu thực hiện quy trình Sự trân trọng ở Nơi làm việc với đội ngũ của mình. Trên thực tế, các tổ chức thường sẽ cam kết tham gia một dự án thí điểm nếu một nhóm nhỏ các lao động có hứng thú học cách thể hiện sự trân trọng chân thành tới người khác. Khi họ thử nghiệm các ý tưởng, những người khác sẽ xem xét toàn bộ quá trình và sự trân trọng sẽ bắt đầu lan rộng trong tổ chức. Để hỗ trợ các cá nhân và tổ chức trong việc áp dụng năm phương thức biểu đạt sự trân trọng, chúng tôi đã tạo ra cơ sở dữ liệu và công cụ khác nhau cho cả những nhóm nhỏ lẫn những tổ chức đa quốc gia lớn.2

Không quan trọng vai trò hay môi trường làm việc của bạn là gì, bạn có thể bắt đầu tác động tới những người xung quanh bằng cách thể hiện sự trân trọng tới những người cùng làm việc với bạn hằng ngày. Quan trọng là bắt đầu ở đâu đó với ai đó.

KATHY: “TÔI CỨ NGHĨ MÌNH HIỂU CÁC THÀNH VIÊN TRONG ĐỘI”

Hãy để chúng tôi chia sẻ với bạn ví dụ cuối cùng. Là giám sát khu vực của một công ty dịch vụ xã hội, Kathy ý thức được nhu cầu phát triển một quy trình đào tạo cho các lãnh đạo nguồn ở một khu vực gồm ba bang. Đây là một tổ chức phi lợi nhuận, các thành viên trong đội ngũ làm việc xuất phát từ mong muốn thực hiện sứ mệnh phục vụ người khác. Mặc dù đội ngũ của cô thường rất hòa hợp, cô biết rằng họ đang gặp khó khăn, kiệt sức vì các đòi hỏi liên tục của công việc và nguồn lực giới hạn của tổ chức. Thông qua khóa đào tạo lãnh đạo, Kathy thực sự quan tâm tới dự án năm phương thức biểu đạt Sự trân trọng ở Nơi làm việc. Cô cảm thấy các lãnh đạo cần được khích lệ và hỗ trợ, nhưng cô nghĩ các nỗ lực của mình sẽ không đạt được mục tiêu.

Chúng tôi đã sắp xếp một buổi giới thiệu qua video với các thành viên trong đội ngũ của cô, những người làm việc ở các văn phòng khác nhau. Chúng tôi giới thiệu các khái niệm về Sự trân trọng ở Nơi làm việc với cả nhóm và thực hiện MBA Inventory với từng thành viên trong nhóm (khoảng 10 người). Chúng tôi đã tiến hành một cuộc gọi video tiếp theo để xem xét các kết quả của họ nhằm giải thích đầy đủ hơn về cách biểu đạt sự trân trọng trong cuộc sống hằng ngày và giúp họ phát triển những kế hoạch hành động ban đầu để thực hiện quá trình. Chúng tôi chia sẻ với các thành viên trong đội một biểu đồ nhóm cho thấy cách biểu đạt chính, thứ chính và cách biểu đạt ít quan trọng nhất của mỗi người. Chúng tôi cũng tiếp tục theo sát với các thư điện tử nhằm nhắc nhở và đưa ra các đề xuất để họ thử nghiệm, hai tuần một lần trong vòng ba tháng.

Các kết quả rất tích cực. Kathy đã chia sẻ với chúng tôi rằng việc thấu hiểu chính xác cách khích lệ các thành viên trong đội khiến cô nỗ lực thể hiện sự trân trọng hơn rất nhiều. Cô cũng phát triển một danh sách những hành động yêu thích trong cách biểu đạt sự trân trọng chính của mỗi thành viên trong đội ngũ. Điều này đã giúp đội ngũ của cô có những thông tin rõ ràng về cách tốt nhất để thể hiện sự trân trọng tới các thành viên trong nhóm.

Sau này, Kathy nói: “Tôi cứ nghĩ mình đã hiểu rõ các thành viên trong đội ngũ và những gì quan trọng với họ, vì chúng tôi đã làm việc cùng nhau nhiều năm. Tuy nhiên, tôi đã nhận thấy mình đã sai lầm ra sao.

Việc họ nhận định cách biểu đạt sự trân trọng ưa thích và đặc biệt là bao gồm những hành động cụ thể quan trọng với họ đã giúp tôi đạt mục tiêu dễ dàng hơn nhiều, thậm chí vượt qua cả khoảng cách địa lý xa xôi”.

Cô tiếp tục: “Đội ngũ của chúng tôi đã có sự thay đổi đáng kể. Chúng tôi hòa hợp và thể hiện sự trân trọng chân thành với nhau nhiều hơn. Tôi thấy các thành viên trong đội ngũ tìm đến và khích lệ những người khác khi có ai đó gặp khó khăn. Việc học cách truyền đạt sự trân trọng một cách hiệu quả – trở thành một ‘điều thú vị’ với chúng tôi.”

Trong khi chúng tôi đang làm việc với Kathy, cô được đề bạt vào một vị trí giám sát mới ở khu vực lớn hơn. Cô đã kể với chúng tôi: “Tôi đang chuẩn bị sử dụng MBA Inventory với đội ngũ mới của mình. Điều này rất cần thiết. Các mối quan hệ đang không lành mạnh – rất nhiều cuộc tranh cãi nội bộ cùng một số vụ gây hấn đã xảy ra. Họ cần được giúp đỡ và cung cấp các công cụ để có thể giao tiếp tích cực hơn với người khác. Tôi rất mong chờ xem điều gì sẽ xảy ra.”

BẮT ĐẦU!

Việc thể hiện sự trân trọng và khích lệ một cách hiệu quả không phải là khoa học tên lửa. Các ý tưởng không quá khó để hiểu đúng. Chìa khóa thành công, giống như hầu hết thay đổi trong hành vi khác, chính là bắt đầu ứng dụng, “trở lại nơi bắt đầu” khi bạn thất bại trong việc kiên trì thực hiện kế hoạch và cam kết kiên trì vượt qua quãng đường dài. Sau đó bạn sẽ thấy được những lợi ích tích cực từ nỗ lực của mình.

Chúng tôi tin rằng mong muốn làm việc (tham gia hoạt động có ích, có ý nghĩa dù được trả công hay không) là bản chất của con người. Niềm yêu thích công việc của ai đó đến từ sự kết hợp của các yếu tố: thái độ của chúng ta, thực hành các thói quen lành mạnh trong mối quan hệ, được người khác khẳng định và coi trọng, thấu hiểu rằng niềm yêu thích công việc là món quà của Đấng Tạo Hóa.

Kỳ vọng của chúng tôi là vô số lao động và tình nguyện viên sẽ thấy những khái niệm trong cuốn sách này là công cụ quan trọng giúp họ tạo nên môi trường làm việc tích cực hơn. Chúng tôi tin rằng việc tăng cường bầu không khí lành mạnh sẽ giúp tổ chức dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Nếu mọi người yêu thích công việc của họ và cảm thấy được trân trọng bởi các giám sát viên và đồng nghiệp, họ sẽ trung thành với tổ chức hơn và làm việc chăm chỉ để giúp tổ chức thành công.

Bằng cách truyền đạt sự trân trọng và sự khích lệ hiệu quả tới những người khác, bạn có thể thúc đẩy môi trường làm việc trở nên tích cực hơn cho cả bản thân và những người xung quanh mình.

Để xem chi tiết tài liệu tham khảo, mời bạn quét QRcode