Chương 6

Phương thức biểu đạt sự trân trọng #3: Hành Động Quan Tâm

MARGARET HARTMAN (biệt danh Maggie) là một quả cầu lửa – kiểu nhân viên mà tất cả đều mong muốn được làm việc cùng. Cô luôn tràn đầy năng lượng, làm việc cực kỳ chăm chỉ và hiệu quả. Cô là một trưởng nhóm có khả năng khiến các đồng nghiệp cảm thấy hào hứng muốn hoàn thành dự án.

Maggie không làm việc để được khen ngợi hay ghi nhận. Cô mang trong mình thái độ cẩn trọng và bản tính năng nổ muốn hoàn thành công việc. Do đó, lời khen ngợi hay chú trọng vào những thành tích đạt được không thực sự thúc đẩy cô.

Điều thực sự khích lệ Maggie là việc mọi người cùng tham gia và giúp đỡ cô hoàn thành công việc. Cô tự nhận mình là người “mù công nghệ” và cảm thấy được trân trọng khi có ai đó giúp đỡ những công việc liên quan tới công nghệ. Maggie chỉ cao 1,52m, vậy nên cô cực kỳ cảm kích nếu đồng nghiệp giúp cô lấy những đồ vật trên kệ cao. Cô thích nghe một đồng nghiệp ngỏ lời: “Maggie, tôi có thể giúp gì cho cô không?”

Cách biểu đạt sự trân trọng mà Maggie mong muốn là Hành động quan tâm. Khi được người khác giúp đỡ, cô sẽ thấy rất cảm kích.

Với những người như Maggie, Hành động quan tâm thể hiện sự chu đáo, thái độ quan tâm tới họ. Những người này cho rằng: “Đừng nói bạn quan tâm; hãy thể hiện đi.” Với họ, hành động ý nghĩa hơn lời nói. Do đó, họ thường tỏ thái độ thờ ơ khi được tặng quà hay ngợi khen vì nghĩ rằng: “Những gì tôi thực sự cần là một chút giúp đỡ cơ.”

Mặc dù rất nhiều người hào hứng khi tham gia những dự án xã hội, nhưng việc giúp đỡ đồng nghiệp dường như là khái niệm xa lạ với họ. Ở những thế hệ trước, nơi làm việc là môi trường chủ nghĩa cá nhân. Mỗi người được phân định rõ ràng vai trò, nhiệm vụ và các trách nhiệm theo cá nhân. Điều này vẫn đúng ở nhiều công ty, nhưng hợp tác cùng làm việc, đặc biệt là giữa những thành viên trẻ trong đội ngũ, sẽ mang lại giá trị cao hơn. Mặc dù việc cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ cũng có những khó khăn riêng, việc hợp tác tại nơi làm việc – giúp đỡ thành viên trong đội – sẽ giúp tổ chức thành công hơn.

Lãnh đạo đích thực, bất kể ở vị trí nào trong tổ chức, đều cần tự nguyện giúp đỡ những người khác.

Lãnh đạo đích thực, bất kể ở vị trí nào trong tổ chức, nên tự nguyện giúp đỡ người khác – cả khách hàng lẫn đồng nghiệp. Không may thay, nhiều nơi đã bỏ qua khía cạnh này. Các lãnh đạo tin rằng “lãnh đạo” là yêu cầu ai đó làm những việc cần làm, trong khi các nhân viên lại quan niệm: “Đó là việc của họ; nếu không thể hoàn thành trách nhiệm thì thật tệ hại.”

Có một trường hợp thường gặp ở rất nhiều nơi: Bạn có một dự án quan trọng cần hoàn thành, thời hạn sắp hết. Và, trước những tình huống ngoại cảnh bất ngờ xảy đến, bạn bị trễ hạn và phải làm việc nhiều giờ liền để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu không ai ghé qua hỏi han “Tôi có thể giúp gì không?” và bạn bị bỏ mặc tự xử lý, điều này sẽ khiến những người đánh giá Hành động quan tâm là hành động hỗ trợ và khẳng định, vô cùng chán nản. Nhưng khi một đồng nghiệp hay cấp trên hỗ trợ hoàn thành công việc, đó sẽ là sự khích lệ rất lớn và tạo nên sự gắn bó thân thiết giữa các nhân viên.

Có lần tôi (Paul) đã làm việc cùng rất nhiều người trong một văn phòng để thực hiện một bài thuyết trình phức tạp. Để hoàn thành nhiệm vụ cần kết hợp sự nỗ lực của các tư vấn tài chính, chuyên viên thiết kế đồ họa, chuyên viên thiết lập tài liệu kỹ thuật, kỹ thuật viên máy tính và các trợ lý hành chính. Chúng tôi có một bài thuyết trình quan trọng cần hoàn thiện trước sáng hôm sau bao gồm làm cả bài trình chiếu PowerPoint cũng như in ấn tài liệu. Chúng tôi bị chậm tiến độ, nhưng tất cả thành viên trong đội ngũ, bao gồm cả chủ tịch, đều ở lại muộn để hoàn thành công việc. Đây là một trải nghiệm làm việc nhóm tuyệt vời. Mỗi cá nhân đều hy sinh cho lợi ích chung của tập thể. Chúng tôi đã cực kỳ hài lòng khi nhiệm vụ hoàn thành. (Cả nhóm cũng nhận ra không ai muốn việc này tái diễn nên đã điều chỉnh lại quá trình để đảm bảo nó sẽ không bao giờ xảy ra nữa.)

CÁCH QUAN TÂM HIỆU QUẢ

Giúp đỡ các đồng nghiệp là một cách thức biểu hiện mạnh mẽ của sự trân trọng, đặc biệt với những cá nhân đánh giá cao Hành động quan tâm. Thông thường chỉ mình hành động cũng được xem là có lợi. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể áp dụng một số chiến thuật để quá trình này hiệu quả hơn:

Hoàn thành những trách nhiệm của bản thân trước khi tình nguyện giúp đỡ người khác. Một số người rất thích giúp đỡ người khác và có xu hướng “rời cương vị” (thuật ngữ trong quân đội) và bỏ mặc nhiệm vụ của bản thân. Điều này tương tự với các học sinh trung học, chúng giúp đỡ người khác làm bài tập về nhà nhưng lại không hoàn thành bài tập của mình.

Trong công việc, hầu hết các vị trí đều có liên hệ chặt chẽ với nhau. Khi một công việc chưa hoàn thành, nhiều việc khác cũng chịu ảnh hưởng. Thiện ý giúp đỡ đồng nghiệp có thể bị xem là hành vi trốn tránh trách nhiệm. Nhân viên nên hoàn thành nhiệm vụ trước khi giúp đỡ người khác. Khi họ sử dụng thời gian như cơ hội để giúp đỡ đồng nghiệp thay vì nghỉ ngơi, hành động giúp đỡ này sẽ được xem như là một sự quan tâm chân thành.

Đưa ra đề nghị trước khi giúp đỡ. Đưa ra đề nghị trước khi giúp đỡ đồng nghiệp là việc cần thiết. Ngay cả khi biết ai đó mong muốn nhận sự trân trọng bằng Hành động quan tâm, bạn vẫn cần tìm hiểu xem họ có mong muốn nhận sự giúp đỡ hay không. Nếu bạn nhất quyết giúp đỡ khi đồng nghiệp không muốn, điều đó sẽ khiến họ căng thẳng thay vì cảm thấy được khích lệ.

Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý: Khi được hỏi có cần giúp đỡ hay không, gần như tất cả sẽ tự động trả lời: “Không, tôi ổn. Cảm ơn.” Hãy đưa ra yêu cầu một lần nữa, cụ thể hơn một chút: “Thực ra tôi có 20 đến 30 phút rảnh sau bữa trưa. Tôi không thể giúp được chút nào ư?” Trong nhiều trường hợp, những thành viên trong đội sẽ có thái độ tích cực hơn với lần đề nghị thứ hai.

Một nhân viên nói: “Thường thì tôi trân trọng sự giúp đỡ của đồng nghiệp, nhưng trong một số trường hợp, tôi muốn tự mình hoàn thành. Nếu ai đó muốn giúp, tôi mong họ có thể hỏi: ‘Bạn có muốn tôi giúp một tay không?’ Tôi sẽ rất mừng khi được thành thật trả lời”. Nếu bạn muốn gửi đi những Hành động quan tâm như một cách biểu đạt sự trân trọng, sẽ tốt hơn nếu đưa ra đề nghị trước.

Đừng cho rằng bạn biết họ muốn hay cần giúp đỡ điều gì. Thi thoảng chúng ta cho rằng mình biết điều gì là hữu ích với người khác, nhưng lại hiểu sai hoàn cảnh. Một kế toán chia sẻ: “Bàn làm việc của tôi là một đống hỗn độn, giấy tờ và tài liệu rải rác khắp nơi; tôi cảm thấy quá tải. Một đồng nghiệp ghé qua, nhìn thấy sự tuyệt vọng trên mặt tôi và đề nghị được giúp đỡ. Tất nhiên, lúc đầu tôi nói ‘Không’, nhưng cô ấy vẫn nói: ‘Cô chắc chứ?’ Tôi nói: ‘Tôi biết có vẻ như mình cần giúp dọn dẹp đống giấy tờ, nhưng thực sự tôi cần thực hiện vài cuộc gọi với khách hàng để cho họ biết mình sẽ quay lại sau trong tuần. Nếu cô không ngại gọi điện giúp, tôi có thể dành thời gian để dọn dẹp và sắp xếp lại bàn làm việc.’ Cô ấy đã làm những gì tôi đề nghị, giúp tôi tập trung (vào việc dọn dẹp) và tôi cảm thấy tốt hơn rất nhiều.”

Nếu bạn muốn giúp đỡ, hãy làm theo cách của họ. Những cá nhân có xu hướng cầu toàn thường từ chối sự giúp đỡ của đồng nghiệp bởi họ muốn hoàn thành công việc theo một cách nhất định. Vậy nên, khi giúp đỡ đồng nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu rõ cách họ muốn. [Lưu ý: Đây không phải lúc cho họ thấy “cách tốt hơn” (chính là cách của bạn) để hoàn thành công việc.] Nếu muốn nỗ lực của mình được coi trọng, bạn phải sẵn sàng làm theo cách mà đồng nghiệp cảm thấy “đúng đắn”. Câu hỏi: “Bạn muốn tôi làm như thế nào?” là cách bắt đầu tuyệt vời.

Vấn đề này được một đội ngũ quen thuộc củng cố – các trợ lý hành chính. Dù họ làm việc cho hiệu trưởng, đại lý bảo hiểm hay chủ tịch công ty xây dựng, họ đều phản ứng một cách bảo thủ: “Nếu họ không thực hiện theo cách tôi muốn, tôi thích tự mình hoàn thành hơn.” Nhưng khi họ nghe chúng tôi nói về nguyên tắc “làm theo cách của họ,” họ bình tĩnh và thường nói: “Ồ, được thôi. Nếu ở trường hợp đó, không có vấn đề gì.”

Tình nguyện hỗ trợ. Để Hành động quan tâm trở thành sự khích lệ với đồng nghiệp, nó cần được đưa ra một cách tự nguyện. Một Hành động quan tâm được thực hiện dưới sự ép buộc của cấp trên sẽ không thể hiện sự trân trọng; nó trở thành một hành động vì trách nhiệm hay sự phục tùng. Nếu lãnh đạo kỳ vọng ai đó giúp một thành viên trong đội hoàn thành công việc, tốt hơn nên đưa ra một lời đề nghị thay vì một yêu cầu. “Anita, cô có phiền nếu giúp Stephan hoàn thành dự án không? Chúng ta thực sự cần hoàn thiện nó ngay hôm nay; tôi không chắc anh ấy có thể làm xong việc đó nếu không có ai giúp.” Khi đó Anita hoàn toàn tự do để trả lời: “Tôi rất sẵn lòng,” hoặc: “Tôi sẽ làm nếu ông muốn, nhưng nếu làm nó tôi sẽ không thể hoàn thành bản báo cáo cho Midwest Supply.” Sau đó, vị lãnh đạo sẽ có một lựa chọn. Cô ấy có thể ép Anita giúp đỡ và khiến nó trở thành một hành động phục tùng, hoặc có thể nói: “Được. Tôi cảm kích vì cô đã chia sẻ điều đó với tôi. Để tôi xem có ai khác làm được không.” (Hoặc có thể vị lãnh đạo sẽ đích thân giúp đỡ!)

Để ý thái độ của bạn. Có một câu ngạn ngữ cổ như thế này: “Làm việc với thái độ vui vẻ sẽ giống như mưa rơi trên sa mạc.” Chúng tôi nghĩ điều ngược lại cũng đúng. Làm việc với thái độ tiêu cực sẽ giống như một cơn bão cát trên sa mạc. Nhận sự giúp đỡ từ những người sầu thảm hoặc bực bội không mang ý nghĩa khích lệ. Hầu hết mọi người đều muốn tự mình hoàn thành công việc hơn là làm việc cùng một người đồng nghiệp luôn chỉ trích mọi thứ. Nếu muốn giúp đỡ đồng nghiệp, hãy đảm bảo bạn có thể hoàn thành công việc với một thái độ tích cực.

Hoàn thành những gì bạn bắt đầu. Với những người coi trọng Hành động quan tâm, việc bắt đầu một công việc mà không hoàn thành nó không hề khiến họ thấy được khích lệ. Nếu sẵn sàng “giúp đỡ”, hãy đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ. Tôi (Gary) từng có một đồng nghiệp tự nguyện muốn sắp xếp lại thư viện giúp mình. Tôi đã rất cảm động. Tôi nghĩ: “Cuối cùng, tôi cũng có thể xác định vị trí một cuốn sách khi cần đến chúng.” Thế nhưng, sự hào hứng của tôi nhanh chóng bị dập tắt, được nửa chừng, “bạn tốt” của tôi thông báo rằng cô ấy không thể hoàn thành công việc này vì vướng một số trách nhiệm khác. Tới bây giờ, tôi vẫn gặp khó khăn khi tìm những cuốn sách mà mình đang cần.

Một cách tiếp cận khác mang lại hiệu quả: Trước khi bắt đầu, hãy nói về giới hạn thời gian của bạn. Bạn có thể nói: “Tôi có hai tiếng vào chiều thứ Sáu và tôi sẵn sàng giúp bạn sắp xếp mấy cái hộp trong nhà kho. Tôi không chắc chúng ta có thể hoàn thành việc này, nhưng nếu bạn muốn, tôi sẵn sàng sử dụng thời gian đó để giúp đỡ bạn một tay.” Nếu người bạn đang cố gắng giúp đỡ chấp thuận đề nghị, có khả năng họ sẽ xem đây là một hành động quan tâm thực sư.

GIÚP ĐỠ BẰNG CÁCH NÀO: NHỮNG GỢI Ý TỪ NƠI LÀM VIỆC

Cách bạn “giúp đỡ” một đồng nghiệp thực sự tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nó tùy thuộc vào môi trường làm việc và vai trò của cá nhân ở đó. Y tá, giáo viên tiểu học hay quản lý văn phòng kinh doanh đều có một danh sách những Hành động quan tâm riêng.1 Mặc dù các cơ sở chăm sóc sức khỏe cao cấp có những đặc thù riêng trong việc chăm sóc các bệnh nhân, những Hành động quan tâm rất đa dạng, tùy vào việc người lao động là nhân viên ở quán cà phê, lễ tân, kế toán hay y tá trưởng.

Nếu biết phương thức biểu đạt sự trân trọng mà đồng nghiệp mong muốn là Hành động quan tâm, để biết được những hành động cụ thể có ý nghĩa nhất với họ, bạn có thể đưa ra câu hỏi đơn giản như: “Tuần này tôi có thể giúp gì để công việc của anh tốt hơn không?” Câu trả lời của họ có thể sẽ khiến bạn bất ngờ, nhưng giờ đây bạn sẽ có những thông tin giá trị để thể hiện sự trân trọng hiệu quả nhất với từng cá nhân riêng biệt. Chúng tôi nhận thấy việc nhấn mạnh “để công việc của bạn tốt hơn” (thay vì “dễ dàng hơn”) và tập trung vào hiện tại (“tuần này”) có phản hồi hữu dụng hơn một câu hỏi chung chung bỏ ngỏ “Bạn cần giúp đỡ gì không?”

Gợi ý chung về những Hành động quan tâm dành cho nhân viên văn phòng thường là: nghe giúp điện thoại để tôi có thể tập trung hoàn thành bài báo cáo; giúp vài việc nhỏ (sao chép, đóng tập hồ sơ) để tôi có thể làm những nhiệm vụ phức tạp hơn; giúp tôi đặt đồ ăn để có thể tiếp tục làm việc.

Hầu hết chúng ta không có khả năng sửa chữa máy tính giúp người khác, nhưng chúng ta có thể tìm được người có thể làm việc đó.

Thú vị là, những nhân viên văn phòng cho biết Hành động quan tâm thường gặp nhất là giúp sửa máy tính. Khi tôi (Paul) báo cáo việc này với nhóm quản lý của một công ty phần mềm lớn và họ bắt đầu chế giễu tôi (với thái độ trêu chọc), tôi đã đùa đáp trả: “Không, thực sự là như thế! Điều này đúng với phần lớn chúng ta trong ‘thế giới thực’. Nếu máy tính của bạn không hoạt động, công việc sẽ khó hoàn thành.”

Những công ty sản xuất và các nhà máy lắp ráp thường gặp nhiều thách thức, đặc biệt trong việc biểu đạt sự trân trọng qua những Hành động quan tâm. Khi làm việc với các giám đốc khu vực của các công ty sản xuất, việc giúp đỡ các công nhân bị tụt lại phía sau trên một dây chuyền lắp ráp là một vấn đề nan giải. Mặt khác, các quản lý không nên “cứu” một công nhân vô trách nhiệm. Nếu quy trình sản xuất không được cải tiến và xảy ra nhiều trở ngại, một số bộ phận của quá trình lắp ráp sẽ mất thời gian hơn những bộ phận khác. Một phần trong vai trò của quản lý chính là nhận định được các trở ngại này và sắp xếp lại nguồn tài nguyên (nhân công, máy móc, thiết bị) ở những khu vực đang trì trệ. Trong môi trường này, thêm nhân công để công việc trôi chảy không thực sự là biểu hiện của Hành động quan tâm, nó là vấn đề quản lý hiệu quả.

TRƯỢT ĐÍCH: LÀM NHỮNG ĐIỀU MÀ BẠN NGHĨ LÀ CẦN PHẢI HOÀN THÀNH

Như chúng tôi đã đề cập, khi biểu đạt sự trân trọng bằng cách quan tâm người khác, chúng ta thường sẽ trượt đích nếu làm một việc mà mình nghĩ là có ích, nhưng thực sự nó không hề hữu ích dưới cách nhìn của đồng nghiệp. Khi mang tới Hành động quan tâm, có ba câu hỏi có thể giúp bạn thực hiện những việc sẽ được coi trọng và ủng hộ:

1. Điều gì giúp ích cho bạn?

2. Bạn muốn hoàn thành theo cách nào?

3. Thời điểm nào là tốt nhất để giúp đỡ?

Khi chúng ta cho thấy mình sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp theo các cách có ích với họ hơn là thuận tiện cho chúng ta, chúng ta biểu đạt rằng mình coi trọng và tôn trọng họ (và cách mà họ làm). Những Hành động quan tâm chân thành với nỗ lực thực sự để giúp đỡ những người khác có thể có ý nghĩa sâu sắc với người nhận và thường gia tăng tình đồng đội thân thiết.

JOHN LEE: HÀNH ĐỘNG THỂ HIỆN SỰ TRÂN TRỌNG

John là một người bình thường – không hề nổi bật, không có gì khác biệt giữa đám đông. Nhưng anh hợp với “điều đó”. Ở tổ chức phi lợi nhuận nơi anh làm tình nguyện viên, sáng thứ Bảy hằng tuần, John luôn là một trong những người tới đầu tiên để giúp nấu bữa sáng cho những người vô gia cư. Nếu tuyết rơi, anh sẽ đến thật sớm để xúc tuyết khỏi đường. Về cơ bản, anh thường làm những việc cần tới sức lực, thời gian và hầu như không có gì thú vị với nhiều người. Anh rửa nồi và chảo sau bữa sáng, hút bụi phòng ăn, lái xe đến lấy thức ăn từ những nhà tài trợ.

John không mong được khen ngợi. Anh cũng không thích ra ngoài đi ăn hoặc tham dự sự kiện với người khác. Anh thích làm việc một mình. Cố gắng bắt chuyện khiến anh cảm thấy không thoải mái.

Tuy nhiên, khi người điều phối tình nguyện viên tới vào một buổi sáng thứ Bảy và cùng làm việc bên cạnh anh – nấu ăn, phục vụ, sau đó lau dọn nhà bếp – John biết rằng sếp coi trọng và cảm kích trước những gì anh đã làm. Điều đó rất quan trọng với anh. Rõ ràng, cách biểu đạt sự trân trọng mà John mong muốn nhất chính là Hành động quan tâm.

Biểu đạt sự trân trọng của bạn bằng cách giúp đỡ các đồng nghiệp có thể không phải điều gì quá lớn lao, nhưng đó lại là cách hiệu quả để khích lệ họ. Nếu Hành động quan tâm là cách biểu đạt sự trân trọng mà ai đó mong muốn, họ sẽ vui mừng khi các đồng nghiệp đề nghị giúp đỡ. Khi thấy cảm kích, họ sẽ có động lực mạnh mẽ để tiếp tục cống hiến hết mình nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức.

Cá nhân hóa:

1. Trên thang điểm từ 1 tới 10, đánh giá mức độ quan trọng của những Hành động quan tâm với bạn?

2. Hành động quan tâm nào của ai đó đã giúp công việc của bạn trôi chảy hơn?

3. Tuần tiếp theo, hãy để ý tới những đồng nghiệp đang làm việc chăm chỉ để hoàn thành một công việc sắp tới hạn chót. Hãy hỏi họ: “Tôi có thể làm gì để giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn không?”

4. Khi ai đó giúp bạn hoàn thành công việc, điều gì quan trọng với bạn trong cách giúp đỡ? Họ nên (hay không nên) làm gì?