Chương 7

Phương thức biểu đạt sự trân trọng #4: Quà tặng bằng hiện vật

RON YÊU THÍCH CÔNG VIỆC CỦA MÌNH. Anh là quản lý cho một công ty gia đình chuyên sản xuất dụng cụ thể thao. Nhiều năm trôi qua, Ron ngày càng thăng tiến trong tổ chức. Anh có thu nhập tốt và luôn yêu thích công việc. Anh cảm kích trước những câu khen ngợi và những cú đập tay thỉnh thoảng nhận được từ sếp khi nhà máy hoạt động trơn tru.

Nhưng điều khiến Ron cảm thấy được trân trọng nhất là khi sếp tặng anh những tấm vé xem thể thao. Hai hoặc ba lần mỗi năm, anh nhận được một số vé đi xem trận đấu của những đội bóng địa phương – Chicago White Sox, vài vé xem Bulls vào mùa đông hoặc vé xem các trận bóng bầu dục của Đại học Northwestern. Anh đặc biệt cảm kích khi có thể đến xem những trận đấu của Đại học Bang Ohio, vì đó là nơi anh lớn lên.

Gửi tặng những tấm vé không phải là điều gì lớn với những người chủ công ty, nhưng nó có ý nghĩa rất lớn với Ron, vì anh có thể đi xem với con trai hoặc vài người bạn. Vì gia đình họ thường không tặng vé cho người ngoài, nên việc họ tặng cho Ron khiến anh thực sự cảm kích. Rõ ràng, cách biểu đạt sự trân trọng mà Ron mong muốn nhất chính là Quà tặng bằng hiện vật.

THÁCH THỨC CỦA QUÀ TẶNG BẰNG HIỆN VẬT

Chọn đúng món quà cho những người coi trọng phần thưởng bằng hiện vật có thể truyền tải một thông điệp sâu sắc về lòng biết ơn, trân trọng và khích lệ. Ngược lại, việc tặng quà cho những người không thực sự cảm kích chúng sẽ không có nhiều tác động, thậm chí món quà không phù hợp còn có thể khiến người nhận khó chịu. Thách thức của việc tặng đúng quà cho đúng người là lý do chính khiến nhiều nhân viên không còn tặng quà cho nhau vào những dịp Giáng sinh, sinh nhật hay lễ kỷ niệm của công ty. Tuy nhiên, việc loại bỏ hoàn toàn cách thể hiện sự trân trọng bằng các món quà khiến nhiều nhân viên cảm thấy không được coi trọng.

Jen, một quản lý văn phòng phòng khám nha khoa, chia sẻ: “Thật tuyệt khi được khen ngợi. Tôi không thực sự quan tâm tới việc dành thời gian với hầu hết mọi người ở nơi làm việc (trừ vài người bạn thân). Việc một số người tham gia giúp đỡ trong công việc không khích lệ tôi nhiều lắm, vì tôi thích tự mình hoàn thành công việc hơn. Tuy nhiên, một phiếu giảm giá tại nhà hàng hoặc những tấm vé xem phim sẽ là điều gì đó đặc biệt với tôi.”

Khi chúng tôi giới thiệu khái niệm thể hiện sự trân trọng với đồng nghiệp thông qua Quà tặng bằng hiện vật, một số người sáng mắt lên và nói: “Đúng vậy. Cho tôi tiền đi nào!” Nhưng chúng tôi không nói về tăng lương hay những khoản thưởng – đó là hợp đồng giữa tổ chức và người lao động. Những phần thưởng tài chính thường được nêu rõ trong mô tả công việc và có được khi người lao động đạt mức hiệu suất đã thỏa thuận.

Trong cảnh huống này, Quà tặng bằng hiện vật thường là những thứ nho nhỏ cho thấy bạn để tâm tìm hiểu về các đồng nghiệp và sở thích của họ. Thực tế thì, bí quyết chọn đúng món quà giúp thể hiện sự trân trọng là sự riêng tư. Vấn đề không phải là món quà đáng giá bao nhiêu mà phải thể hiện rằng bạn chú tâm tìm hiểu về họ và sở thích của họ. Câu nói “Suy nghĩ có giá trị” là để chỉ trường hợp này. Những cá nhân coi trọng cách biểu đạt sự trân trọng qua những món quà thường có xu hướng phản ứng tiêu cực khi mọi người mang tới những thứ giống nhau (hoặc đôi khi, cùng một loại phiếu giảm giá) vì điều đó cho thấy người tặng không hề nghĩ về món quà mà họ mong muốn.1

NHỮNG MÓN QUÀ: AI VÀ CÁI GÌ

Có hai yếu tố quan trọng cần có với những phần thưởng bằng hiện vật để chúng thực sự khích lệ người nhận:

Trước tiên, bạn cần tặng món quà cho những người coi trọng chúng. Mặc dù quà tặng thực sự quan trọng với một số người, nó lại có rất ít ý nghĩa với nhiều người khác. Nghiên cứu của chúng tôi với hơn 100.000 người lao động cho thấy, Quà tặng bằng hiện vật là cách biểu đạt sự trân trọng ít được lựa chọn nhất. Chỉ 6% người lao động chọn Quà tặng bằng hiện vậtlà cách biểu đạt sự trân trọng mong muốn và 68% phản ánh nó có ít giá trị nhất trong những cách biểu đạt sự trân trọng.2

Tại sao điều này đặc biệt quan trọng với Quà tặng bằng hiện vật? Vì phần lớn chương trình ghi nhận nhân viên thường nhấn mạnh vào “phần thưởng”. Thực tế, một ngành công nghiệp đã phát triển xoay quanh văn hóa trao tặng các món quà cho nhân viên nhằm tưởng thưởng vì thâm niên hay biểu dương những hành vi mong muốn, khi hằng năm họ dành hơn 1 tỷ đô-la cho phần thưởng. Tuy nhiên, đó không phải là điều khiến người lao động cảm thấy thực sự được coi trọng.

Yếu tố quan trọng thứ hai là: Bạn nên tặng món quà mà người nhận coi trọng. Hai tấm vé xem ba lê sẽ không khiến cho một số người cảm thấy cảm động. Ý nghĩ ngồi giữa tiết trời lạnh giá vào chiều Chủ nhật xem một trận đấu bóng bầu dục sẽ khiến cho nhiều phụ nữ cảm thấy rùng mình. Tuy nhiên, nếu tặng những chiếc vé hòa nhạc cho một nhân viên yêu thích âm nhạc, bạn sẽ thể hiện sự trân trọng theo cách mà họ sẽ ghi nhớ suốt đời. Điều này cũng đúng với những chiếc vé xem bóng bầu dục. Nếu là một quản lý, bạn có thể nghĩ rằng: “Việc này khó quá. Tôi không có thời gian để tìm hiểu xem ai muốn gì. Do đó, tốt nhất là không tặng gì cả”. Chúng tôi hiểu sự chán nản này, nhưng việc từ bỏ sẽ khiến một số nhân viên cảm thấy hoàn toàn không được coi trọng.

Tầm quan trọng của việc trao đúng quà cho đúng người là lý do chúng tôi tạo nên Danh sách Hành động cho công cụ MBA Inventory. Dù biết rằng cách biểu đạt sự trân trọng cơ bản của người nhận là Quà tặng bằng hiện vật, người tặng vẫn rơi vào tình trạng khó xử khi không biết nên tặng món quà nào. Nhưng khi một lãnh đạo biết món quà cụ thể, có ý nghĩa với nhân viên, họ sẽ có đủ thông tin cần thiết để thể hiện sự trân trọng cá nhân với thành viên trong đội ngũ. Bảng Danh sách Hành động giúp việc dự đoán món quà nên tặng dễ dàng hơn. Khi đó, lãnh đạo cùng đồng nghiệp sẽ sẵn sàng dành nhiều thời gian, nỗ lực và tiền bạc hơn để chọn được món quà mà họ biết người nhận sẽ coi trọng.

Dĩ nhiên, đồ ăn là một món quà được yêu thích ở nơi làm việc. Tặng đồng nghiệp loại cà phê yêu thích, mua bánh vòng hoặc donut cho cả đội, đặt pizza cho bữa trưa thứ Sáu – đây là những ví dụ thông thường của việc sử dụng thức ăn để biểu đạt sự trân trọng tới các đồng nghiệp. Những người có óc quan sát sắc sảo có thể đảm bảo họ sẽ mua đúng loại bánh donut hay pizza (hoặc những lựa chọn tốt cho sức khỏe hơn) mà các thành viên khác nhau trong đội yêu thích. Và đừng bỏ qua những thanh sô- cô-la hảo hạng!

Sau đồ ăn, phiếu giảm giá là món quà phổ biến nhất ở nơi làm việc. Nhưng thực sự thì các lãnh đạo và đồng nghiệp không có nhiều tiền để tặng phiếu giảm giá 25 hay 30 đô-la cho đồng nghiệp của mình.

Trong một nhà máy, chúng tôi đã làm việc với ban lãnh đạo để đưa ra giải pháp cho vấn đề này. Ban quản lý đồng ý rằng họ muốn hỗ trợ các giám sát viên trong việc khích lệ những người lao động của nhà máy bằng cách dùng các Quà tặng bằng hiện vật. Vậy nên công ty đã trích ra một khoản đặc biệt (lần đầu với 500 đô-la) để giám đốc nhân sự làm việc với các giám sát viên nhằm tìm ra những loại phiếu giảm giá hoặc vé sự kiện yêu thích để trao cho nhân viên. Tuy nhiên, các giám sát viên được yêu cầu gửi kèm những ghi chú viết tay cùng với món quà, để chứng tỏ họ đã đầu tư thời gian và công sức vào những món quà. Các giám sát viên cảm kích trước sự hỗ trợ thiết thực từ công ty, nhân viên cũng rất hào hứng nhận những món quà và nói chúng rất có ý nghĩa với họ.

Khi chúng ta nói về việc dùng những Quà tặng bằng hiện vật để thể hiện sự trân trọng với các đồng nghiệp, những món quà không phải lúc nào cũng là “vật gì đó”. Thực tế thì, những món quà khiến mọi người cảm kích thường là dạng “trải nghiệm” nhiều hơn. Những kiểu quà tặng này bao gồm:

• Vé xem các sự kiện thể thao (bóng rổ, bóng chày, khúc côn cầu, bóng bầu dục)

• Phiếu giảm giá của các nhà hàng

• Vé xem các sự kiện văn hóa (nhà hát, triển lãm nghệ thuật, buổi hòa nhạc)

• Những kỳ nghỉ ngắn/tĩnh tâm (một chuyến nghỉ dưỡng vào cuối tuần)

• Phiếu spa hay chơi golf miễn phí

• Phiếu mua sắm ở một siêu thị địa phương hay online

• Phiếu mua hàng ở các cửa hàng gia dụng hay cửa hàng quần áo trẻ em

Các thành viên trong đội thường sẽ thích những món quà như vậy.

Trong môi trường thiện nguyện như làm việc trong các tổ chức phi lợi nhuận, nhà thờ hay nấu ăn cho những người vô gia cư, tặng những món quà tài chính cho các tình nguyện viên là điều không hề phù hợp. Thật kỳ quặc (cho cả người tặng lẫn người nhận) khi tặng cho các tình nguyện viên một tấm thiệp cảm ơn kèm theo một khoản tiền khi họ gửi tặng xuất ăn cho một gia đình vô gia cư trong ngày lễ. Có nhiều cách để tặng những món quà có ý nghĩa cho tình nguyện viên (hay thành viên trong đội ngũ tổ chức phi lợi nhuận) mà không tốn quá nhiều chi phí: một phiếu ăn đặc biệt (và mang tới căn hộ của họ), tình nguyện chăm sóc những đứa trẻ của họ trong một buổi tối hay đề nghị giúp đỡ họ trong khả năng có thể (ví dụ như khâu gấu quần hay đóng kệ treo tường).3

MÓN QUÀ MANG TÊN “NGHỈ PHÉP”

Một vấn đề chúng tôi thường được hỏi là: “Điều gì sẽ xảy ra nếu dùng thời gian nghỉ phép như một món quà?” Sau khi thảo luận với người lao động cũng như quản lý và chủ doanh nghiệp, kỳ nghỉ có vẻ được phần lớn ưa thích. Nó là một món quà (khác với Thời gian chất lượng, tức là dành thời gian với những người mà bạn coi trọng).

Từng có thời “nghỉ phép” là điều mà những nhân viên trẻ tuổi (thuộc thế hệ Millennials và thế hệ X) mong muốn nhất. Nhưng chúng tôi nhận thấy “thời gian” là nguồn tài nguyên đáng giá nhất với phần lớn lao động, ngay cả với những người lớn tuổi. Kết quả là, thời gian nghỉ phép trở thành điều được mong đợi nhất và có nhiều hình thức khác nhau:

• Đi làm trễ vào một ngày nhất định.

• Có quyền nghỉ trưa lâu hơn (để làm một số việc cá nhân).

• Được phép nghỉ làm sớm hơn để tham gia trận đấu của cháu.

• Được “nghỉ bù” sau khi hoàn thành một dự án lớn đòi hỏi làm thêm nhiều giờ.

MARIA: KHÔNG CÓ THỜI GIAN MUA SẮM

Maria thích mua sắm. Tuy nhiên, cô là một người tiết kiệm vì có hai đứa con đang học đại học. Cô giữ vị trí trưởng bộ phận quan hệ khách hàng ở một công ty dịch vụ tài chính. Việc dành thời gian để đi mua sắm là một thách thức với cô.

Khi sếp của cô, Jermaine, nhận thấy việc được nhận những món quà ý nghĩa quan trọng với Maria và bản thân cô thất vọng vì không có thời gian để đi mua sắm, ông đã sắp xếp để cô được nghỉ nửa ngày (có lương) cùng với phiếu mua hàng trị giá 50 đô-la tại một khu mua sắm lớn trong khu vực. Cứ như một đứa trẻ hảo ngọt được dẫn vào hàng kem và được dặn: “Cứ ăn hết đi!”, Maria rất phấn chấn. Cô háo hức lên kế hoạch cho chuyến mua sắm và liên tục kể lại trải nghiệm của mình suốt nhiều tuần. Cô nghĩ Jermaine là người sếp tuyệt nhất mà mình từng làm việc cùng và nguyện cống hiến hết sức mình trong công việc.

Đó là sức mạnh của những Quà tặng bằng hiện vật đối với những người coi trọng chúng. Khi bạn tìm đúng món quà phù hợp cho ai đó, họ sẽ cảm thấy được khích lệ và tràn đầy năng lượng để làm việc tốt hơn nữa.

KHÔNG CHỈ LÀ MỘT CÁI CỐC

Những người không hiểu đúng tinh thần của việc biểu đạt sự trân trọng thông qua quà tặng thường “trượt đích” khi tặng quà cho người khác. Họ không chịu hiểu rằng nhận quà không phải là vấn đề đáng nói. Việc thể hiện sự trân trọng thông qua Quà tặng bằng hiện vật hiệu quả khi món quà đó cho thấy người tặng đã dành thời gian và công sức cho nó. Họ đã tìm được câu trả lời về việc: “Người này thích gì? Sở thích của họ là gì? Điều gì sẽ khiến họ cảm thấy được coi trọng?”

Ngược lại, những món quà thiếu cân nhắc – mua vội theo thông lệ hay hoàn thành nghĩa vụ – không chỉ “trượt đích” mà còn truyền tải một thông điệp tiêu cực. Món quà lúc này dường như chỉ là hành động chiếu lệ và không thực sự thể hiện sự trân trọng. Những món quà như vậy chỉ cải thiện rất ít mối quan hệ. Không may thay, một số lãnh đạo và quản lý đã nhầm lẫn giữa “những món quà” mà doanh nghiệp sử dụng như đồ vật quảng bá (cốc, bút, lót chuột) với những món quà có ý nghĩa với những nhân viên của họ.

“Ý TƯỞNG TỒI”: VÍ DỤ VỀ NHỮNG MÓN QUÀ KHÔNG NÊN LẶP LẠI

Một trong những điều thú vị trong công việc của chúng tôi là được học hỏi từ những người mình đang đào tạo. Đáng tiếc, chúng tôi được nghe rất nhiều ví dụ tệ hại về những món quà được trao tặng – từ các cá nhân cũng như tổ chức. Sau đây là một số ví dụ:

• Một hộp kẹo cho một người bị tiểu đường nặng (“Tôi tự hỏi có phải chăng họ đang cố giết tôi!”)

• Những món quà duy nhất được tặng là những món quà mang logo công ty (“Tôi cảm giác mình như biển quảng cáo di động”)

• Một tờ giấy in dòng chữ “Chúng tôi trân trọng bạn!” với một thanh kẹo đính trong NGÀY TÔN VINH NHÂN VIÊN (hơn 1/3 số y tá trong một bệnh viện đã nghỉ việc sau sự việc này).

• Những món đồ trang trí còn dư sau hội nghị (với một bức thư điện tử gửi tới toàn công ty: “Để bày tỏ sự trân trọng dành cho tất cả các bạn, những sản phẩm còn sót lại từ hội nghị sẽ được để ở phòng nghỉ. Hãy lấy bất cứ thứ gì bạn muốn!”)

• Cốc và bút với logo cũ của công ty (còn thừa sau khi công ty thay đổi thương hiệu).

Và món quà đạt danh hiệu “món quà tồi tệ nhất” từng được trao tặng: những cuốn lịch của năm cũ.4

KẾT LUẬN

Khi đã biết cách biểu đạt sự trân trọng mà nhân viên mong muốn nhất là quà tặng và lựa chọn đúng món quà họ yêu thích, bạn đang thể hiện rằng mình hiểu họ và dành thời gian cũng như nỗ lực để suy nghĩ về những điều khiến họ thích thú. Một món quà nhỏ, dù đắt đỏ hay không, có thể mang lại tác động rất lớn. Một học viên trong khóa đào tạo Sự trân trọng ở Nơi làm việccủa chúng tôi đã chia sẻ: “Một người bạn từng tới một hội thảo và nhìn thấy một món đồ trong khu triển lãm mà anh ấy biết tôi sẽ thích, thế là anh đã mang về cho tôi. Dù chẳng tốn một đồng (nó được phát miễn phí), tôi đã rất phấn khích vì biết anh ấy luôn nghĩ đến mình.”

Cá nhân hóa:

1. Trên thang điểm từ 0 tới 10, việc nhận được những món quà có ý nghĩa thế nào với bạn?

2. Nếu ở mức bằng hoặc trên 7, loại quà tặng nào khiến bạn cảm kích nhất?

3. Năm trước bạn đã nhận được những món quà nào từ đồng nghiệp hay cấp trên? Món quà nào “ghi điểm” với bạn?

4. Món quà nào bạn từng thấy hoặc nhận được (thường là từ tổ chức) đã trượt đích? Tại sao bạn lại nghĩ như vậy?

5. Bạn có những ý tưởng nào về những món quà mới mẻ và khác lạ dành tặng cho những đồng nghiệp của mình?

Không phải đụng chạm nào cũng có giá trị như nhau: “Việc tiếp xúc cơ thể khiến bạn cảm thấy được khích lệ, nhưng với người khác thì không.”