Chú
ý đến những sự khác biệt về đức tin và thói quen, nhưng tránh đưa ra những đặc
điểm rập khuôn về các cá nhân. Các nhóm và địa điểm khác nhau sẽ có những thói
quen và đức tin khác nhau. Hãy hiểu biết và tôn trọng họ, nhưng hãy luôn cân
nhắc khi đưa ra bất kỳ giả định nào về từng cá nhân.

Thái
độ, sở thích và những đặc điểm khác của một cá nhân thường khác hoàn toàn với
những thành viên trong nhóm. Ví dụ, người Nhật “bình thường” nói chung có
khuynh hướng thích các phương pháp giao tiếp và đàm phán gián tiếp hơn, nhưng
xét về phương diện tưnừng cá nhân, người Nhật vẫn có đủ toàn bộ các phong cách
đàm phán. Có một bộ trưởng xuất chúng của Chính phủ Nhật nổi tiếng vì phong
cách đàm phán xấc xược “kiểu Mỹ” nhưng cũng không hoàn toàn giống với bất kỳ
kiểu điển hình nào của nhiều người Mỹ. Một số nghiên cứu cho rằng phụ nữ thường
có khả năng thu thập thông tin theo cách cởi mở và ít máy móc hơn so với nam
giới, họ nhạy cảm hơn đối với các mối quan hệ, và hoạt động theo một nguyên tắc
đạo đức thiên nhiều về sự quan tâm và nghĩa vụ đối với người khác, đồng thời ít
tuân theo quy luật và quyền lợi cá nhân. Tuy nhiên, những số liệu giống nhau
này lại cho thấy rằng có nhiều cá nhân của từng giới tính lại có cách làm khác.

Đưa
ra một giả định về một người nào đó dựa trên đặc điểm của toàn nhóm là hoàn toàn
sai và nhiều rủi ro trong thực tế. Cá tính của đối tượng bị bỏ qua. Chúng ta
không nên giả định rằng đức tin và thói quen của chúng ta được quyết định bởi
cả nhóm; đây được xem là sự thiếu tôn trọng khi đưa ra nhận định về người khác.
Mỗi người trong chúng ta đều chịu ảnh hưởng bởi vô số các khía cạnh trong môi
trường chúng ta đang sống và được dạy dỗ, bởi tính đồng nhất về văn hóa và
nhóm, nhưng chúng ta không có cách nào đoán trước với từng cá nhân.

Hãy
đặt câu hỏi với các giả định của bạn và lắng nghe một cách tích cực. Khi đưa ra
một giả định bất kỳ về người khác – dù theo giả định của bạn, họ cũng giống như
bạn hoặc khác với bạn hoàn toàn – hãy cứ đặt câu hỏi. Khi biết rằng họ hoàn
toàn chẳng giống những gì bạn trông chờ, hãy vẫn cứ thoải mái. Sự bất đồng lớn
giữa các nền văn hóa sẽ cho bạn những hiểu biết ban đầu về những khác biệt mà
bạn nên xem xét, nhưng hãy nhớ rằng tất cả chúng ta đều có những sở thích và
phẩm chất đặc trưng không trùng khớp với bất kỳ khuôn mẫu chuẩn mực nào.

CÂU
HỎI MANG TÍNH THỰC TIỄN CÂU 7: “Chúng tôi nên gặp nhau ở đâu?”, “Ai sẽ là người
đưa ra đề nghị đầu tiên?” và “Tôi sẽ bắt đầu như thế nào?” Trước khi trả lời
những câu hỏi đại loại như uống thuốc gì và cần kiêng thức ăn gì, một bác sĩ sẽ
phải xem xét các triệu chứng và phân tích các nguyên nhân có khả năng. Chỉ như
thế thì bác sĩ đó mới có thể phát triển một phác đồ điều trị tổng thể để cải
thiện tình trạng sức khoẻ bệnh nhân. Các chuyên viên khi tham gia đàm phán cũng
vậy. Không có thuốc nào trị được bách bệnh. Lời khuyên tốt về chiến thuật đòi
hỏi phải có sự hiểu biết ngọn ngành về các tình huống cụ thể.

Điều
này được minh họa qua ba ví dụ cụ thể dưới đây: Chúng tôi nên gặp nhau ở đâu?
Điều gì khiến chúng ta lo lắng?

Nếu
cả hai bên đều quá bận rộn và thường xuyên bị gián đoạn, điều cần thiết phải
xem xét chính là sự riêng tư. Nếu đối phương hay có cảm giác không an toàn và
cần sự hỗ trợ của nhân viên, có thể anh ta sẽ thấy thoải mái hơn khi cuộc họp
diễn ra tại văn phòng của mình. Bạn cũng có thể có các cuộc họp tại văn phòng
của bên đối phương nếu bạn muốn cảm thấy tự nhiên khi đi ra ngoài. Trong suốt
cuộc đàm phán, bạn có cần đến sự tư vấn của chuyên vên kỹ thuật, các loại biểu
đồ, hồ sơ hay không? Nếu bạn cần sử dụng lưu đồ, bảng trắng hoặc máy chiếu, có
thể cuộc họp của bạn cần tổ chức trong phòng hội nghị có trang bị các thiết bị
vừa nêu.

Ai
sẽ là người đưa ra đề nghị đầu tiên? Sẽ là sai lầm khi cho rằng đưa ra đề nghị
là cách hiệu quả nhất để tạo dựng hình tượng trên bàn đàm phán. Thông thường
bạn sẽ phải tìm hiểu sở thích, khả năng, và các chuẩn mực trước khi đưa ra lời
đề nghị. Đưa ra quá sớm lời đề nghị sẽ khiến bên đối phương cảm thấy bị ép
buộc. Khi cả hai bên đều cảm thấy vướng mắc, một lời đề nghị dung hòa giữa lợi
ích và các chuẩn yêu cầu có thể được đón nhận như một bước tiến mang tính xây
dựng.

Dù
có đưa ra lời đề nghị hay không, bạn có thể vẫn muốn “giữ” cuộc thảo luận theo
cách thức hoặc tiêu chuẩn có lợi cho bạn. Mặt khác, nếu bạn thiếu sự chuẩn bị
hoặc chẳng có ý tưởng gì để xem là hợp lý, có thể bạn sẽ buộc phải đưa ra ý
kiến hoặc lời đề nghị với hy vọng bên đối phương sẽ tiến tới trước hoặc đưa ra
một điều gì đó lợi cho cả hai. Tuy vậy, bạn vẫn cần phải cẩn trọng. Sẽ rất rủi
ro khi đánh giá giá trị của một mục trong bản đề nghị hoặc bảng giá ngay từ đề
nghị đầu tiên của đối phương. Nếu bạn biết quá ít về giá trị của một khoản nào
đó, bạn cần tìm hiểu nhiều hơn trước khi bắt đầu cuộc đàm phán.

Trong
việc đàm phán về giá cả, hai bên chuẩn bị càng kỹ thì sự khác biệt về việc ai
sẽ đưa ra đề nghị trước càng ít đi. Thay vì tìm hiểu nguyên tắc ai sẽ là người
đưa ra lời đề nghị đầu tiên, tốt hơn là bạn hãy học cách chuẩn bị tốt và có các
đánh giá về giá trị khách quan từ bên ngoài.

Tôi
sẽ bắt đầu như thế nào? Nhiều người có khuynh hướng đánh giá thành công bằng
tiến trình đàm phán của đối phương. Ngay cả nếu lần chào giá đầu tiên đơn thuần
chỉ là sự khẳng định mang tính chủ quan về “giá in trên bao bì” hoặc “giá bán
lẻ”, người mua thông thường sẽ cảm thấy vui vẻ vì mua được một cái gì đó với
giá thấp hơn đôi chút. Họ hoàn toàn chưa kiểm tra giá thị trường. Họ hoàn toàn
không biết sự lựa chọn thay thế tốt nhất nên được định giá thế nào, vì vậy, họ
thấy thỏa mãn khi trả tiền ít hơn so với mức “giá thăm dò” đầu tiên.

Trong
những tình huống này, nếu bạn là người bán, thông thường bạn sẽ bắt đầu với giá
cao nhất mà bạn có thể thuyết phục là hợp lý một cách không hề bối rối. Một
cách khác nữa là bạn cũng bắt đầu bằng giá cao nhất và cố gắng thuyết phục bên
thứ ba đóng vai trò trung gian rằng giá bán đưa ra là hợp lý. Trước khi đưa ra
giá bán, việc đầu tiên là bạn giải thích lý do rồi hãy đưa ra giá bán (nếu
người mua nghe mức giá mà họ không hài lòng, họ sẽ không nghe bạn giải thích lý
do).

Với
giá bán mở đầu như vậy, bạn không cần phải giữ chắc giá.

Thật
ra, bạn càng nhất định giữ nguyên giá khởi điểm, việc tổn hại đến uy tín của
bạn càng lớn hơn khi bạn thay đổi mức giá đó. Sẽ an toàn hơn và ít nhất cũng
tạo được hiệu quả nếu bạn nói một điều gì đó đại loại như:

“Thế
thì, để xem người khác trả bao nhiêu cho công việc tương tự. Ở New York, lấy ví dụ, họ
trả 18 đô la / giờ. Anh thấy thế nào?”. Lúc này, bạn đưa ra tiêu chuẩn và giá
cả nhưng hoàn toàn chưa cam kết gì cả.

Chiến
lược tùy thuộc vào sự chuẩn bị. Có hai định nghĩa khái quát về chiến lược cần
được lưu ý. Trước tiên, chiến lược trong hầu hết các trường hợp đều mang chức
năng chuẩn bị. Nếu bạn chuẩn bị kỹ, chiến lược tự nó sẽ gợi lên các ý tưởng.
Nếu bạn trình bày chiến lược một cách xác đáng dựa theo các chuẩn liên quan đến
cuộc đàm phán mà bạn tham gia, bạn sẽ thấy một cách rõ ràng phần nào sẽ đem ra
thảo luận và phần nào đối phương có thể sẽ nêu lên. Nếu bạn đã xem xét kỹ các
quyền lợi của mình, bạn sẽ hiểu rõ vấn đề nào nên được nêu lên từ ban đầu, và
phần nào nên được cân nhắc sau hoặc không nêu gì cả. Và nếu bạn đã lập công
thức BATNA của mình từ trước, bạn sẽ biết lúc nào sẽ là thời điểm thích hợp để
tiến tới.

Thứ
hai, một chiến lược được xem là khôn ngoan chẳng thể thành hình mà không có sự
chuẩn bị. Nếu bạn lập một chiến lược theo từng bước một chắc chắn để đánh úp
đối phương thì sẽ gặp khó khăn khi đối phương bước vào cuộc đàm phán bằng thái
độ vững vàng. Chiến lược của bạn có thể còn tùy thuộc vào các vấn đề liên quan
đến các mối quan hệ được đưa ra thảo luận lúc bắt đầu, tuy vậy, họ có thể lại
muốn bàn về các BATNA. Do bạn chẳng bao giờ có thể biết chắc về chiến lược của
phía đối phương, nên tốt hơn là hãy tìm hiểu rõ địa thế chứ đừng vội lập một kế
hoạch vạch ra hướng đi xuyên qua một khu rừng.

CÂU
8: “Cụ thể thì làm cách nào để chuyển từ việc đưa ra các lựa chọn sang việc
thiết lập các cam kết?” Chúng tôi đã đưa ra khá nhiều lời khuyên về cách phát
triển các khả năng khôn ngoan, làm thỏa mãn cả hai phía khi tham gia đàm phán,
cũng như cách tránh hoặc vượt qua các vấn đề liên quan đến con người. Câu hỏi
tồn tại là làm thế nào để bạn khép lại các vấn đề? Theo chúng tôi, chẳng có qui
trình nào là tốt nhất, tuy vậy vẫn có một số nguyên tắc chung cần được lưu ý:

Nghĩ
đến phần kết ngay từ khi bắt đầu. Trước khi bắt đầu tham gia đàm phán, hoàn toàn
có lý khi hình dung một thỏa thuận thành công phải như thế nào. Điều này giúp
bạn nắm được những vấn đề nào cần đưa ra xem xét khi đàm phán và cần phải giải
quyết chúng như thế nào.

Hãy
dự đoán các bước thực hiện thỏa thuận. Những vấn đề nào cần được giải quyết? Kế
tiếp dùng phép quy ngược. Bạn hãy tự hỏi bản thân rằng bằng cách nào đối phương
thành công khi lý giải và chứng minh sự hợp lý của thỏa thuận với các thành
viên (“Chúng ta sẽ nằm trong 10% đứng đầu tất cả công nhân trong ngành điện tử
ở Ontario”,
“Chúng ta đang trả ít hơn giá trị do hai trong số ba người đánh giá đưa ra”).
Hãy nghĩ đến các bước cần làm để thực hiện được như vậy. Sau đó, hãy hỏi bản
thân rằng các loại thoả thuận nào sẽ cho phép cả hai phía có thể nói ra những
câu đại loại như vậy. Cuối cùng, hãy suy nghĩ đến các bước cần thực hiện để thuyết
phục đối phương – và cả bạn – cùng chấp thuận thỏa thuận được đề nghị hơn là
tiếp tục đàm phán thêm.

Cần
luôn ghi nhớ những câu hỏi này trong suốt quá trình đàm phán, điều chỉnh và dự
đoán với các thông tin có sẵn. Tập trung vào mục tiêu do bạn đề ra sẽ giúp việc
đàm phán của bạn đạt kết quả mong muốn.

Lưu
ý đến việc phác thảo một thỏa thuận cơ sở. Trong các cuộc đàm phán nhằm đưa ra
một thỏa thuận bằn văn bản, việc phác thảo phần đại cương của thỏa thuận đã trở
thành một phần rất cần thiết trong toàn bộ quá trình chuẩn bị. “Thoả thuận cơ
sở” chính là văn kiện được viết theo mẫu của thỏa thuận, nhưng chừa trống ở
từng điều khoản mà sẽ được giải quyết bằng đàm phán. Mẫu chuẩn của thỏa thuận
mua bán mà bất kỳ người môi giới địa ốc nào cũng biết là một ví dụ của một thỏa
thuận cơ sở được soạn thảo chi tiết. Ở các trường hợp khác hầu như chẳng có gì
hơn một danh sách các đầu đề có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, một bản thỏa thuận
cơ sở được soạn thảo chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo các vấn đề quan trọng không
bị bỏ sót trong suốt quá trình đàm phán. Một thỏa thuận như vậy đóng vai trò là
điểm bắt đầu và là chương trình làm việc cho buổi đàm phán, đồng thời giúp bạn
sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả.

Dù
bạn có bắt đầu buổi đàm phán của mình bằng một thoả thuận cơ sở hay không thì
vẫn hoàn toàn có lý khi phác thảo các điều khoản có thể có của một thỏa thuận
khi bạn bước vào đàm phán. Việc phác thảo giúp cho các buổi thảo luận tập
trung, mở ra các vấn đề quan trọng, không để bỏ sót chúng; đồng thời giúp các
bên tham gia hiểu về tiến trình của buổi thảo luận. Việc phác thảo khi bước vào
đàm phán đồng thời cũng cung cấp phần ghi chép được trong các buổi thảo luận,
giảm bớt khả năng có thể gây hiểu lầm sau đó. Nếu bạn soạn phần cơ sở cho một
thỏa thuận, phần phác thảo có thể chỉ đóng vai trò điền vào chỗ trống khi bạn
thảo luận từng điều khoản một, hoặc trong trường hợp bạn chưa đạt đến sự nhất
trí, đó sẽ là phần phác thảo các điều khoản với các khả năng lựa chọn.