23 QUẢN LÝ CÁC BÊN CÓ QUYỀN LỢI LIÊN QUAN KHÁC

CÁC BÊN CÓ QUYỀN LỢI LIÊN QUAN QUAN TRỌNG KHÁC LÀ AI? [1]

Chúng ta đã nói về sếp và nhân viên cấp dưới của bạn. Ba nhóm có quyền lợi liên quan quan trọng khác là đồng nghiệp ngang cấp, khách hàng và nhà cung cấp/đối tác kinh doanh. Bạn cũng nên nhận biết những thách thức tạo ra bởi những đồng nghiệp ngang cấp cũ giờ đây lại trở thành nhân viên cấp dưới của bạn, những đối thủ thất bại trong cuộc đua giành vị trí mà bạn vừa có và thậm chí là những người tiền nhiệm.

ĐỒNG NGHIỆP NGANG CẤP

Trong vài tuần đầu nắm giữ vị trí mới, bạn hãy tiếp cận những đồng nghiệp ngang cấp. Bạn hãy làm giống như cách bạn đã làm với nhân viên cấp dưới và với sếp. Hãy làm quen với từng người một. Hãy thảo luận về các mục tiêu và chỉ số KPI của nhau. Hãy thống nhất với nhau về cách giúp nhau cùng thành công. Trong số các đồng nghiệp ngang cấp của bạn, sẽ có những người mà mối quan hệ với họ trở nên hết sức quan trọng. Đây là những điểm đứt gãy trong tổ chức . Chúng ta đã giải thích khái niệm này khi thảo luận về quản lý mâu thuẫn. Sẽ có nhiều khả năng mâu thuẫn xuất hiện bởi có vẻ như trên bề mặt, KPI của bạn và của đồng nghiệp ngang cấp có thể đối lập nhau.

Bạn nên dành thêm sự quan tâm cho việc nuôi dưỡng lòng tin và nói chuyện cởi mở với những đồng nghiệp đó. Cùng nhau, các bạn tạo nên những tình huống phù hợp với cả hai. Bằng các phối hợp với nhau, hai bạn đều có thể cùng nhau đạt KPI. Hãy luôn nhớ rằng đây không phải là một cuộc chơi có kết quả tổng cộng bằng 0. Cả hai bạn cũng có thể cùng tiếp cận sếp của nhau để chia sẻ với họ cách thức phối hợp làm việc với nhau. Tôi đã từng thấy những người sếp cảm thấy ngạc nhiên một cách hạnh phúc trước tinh thần hợp tác mới mẻ này. Lẽ ra họ đã phải tự mình tạo ra nó từ trước.

Một số nhà quản lý mới được bổ nhiệm thấy lúng túng khi thiết lập quan hệ với những đồng nghiệp ngang cấp mới. Những người này vốn trước đây ở cấp bậc cao hơn và thực ra là có kinh nghiệm và tuổi đời cao hơn mình. Do vậy, những nhà quản lý mới tiếp tục giữ một khoảng cách riêng biệt và vẫn hành xử một cách khác biệt trong các buổi họp.

Bạn hãy nhận thức các hành vi kiểu này. Hành vi này không được phép tiếp diễn quá lâu. Nếu không, các đồng nghiệp ngang cấp sẽ cho rằng bạn không chắn chắn và tự tin ở chính mình. Đã đến lúc bạn đối mặt với cảm giác không thoải mái này. Hãy bắt đầu coi những người này là đồng nghiệp ngang cấp.

Bạn hãy lấy hết can đảm để nói chuyện trực tiếp với họ. Chẳng hạn, bạn hãy mời họ đi ăn trưa. Bạn nên phá vỡ tảng băng ngăn cản giữa hai người bằng cách nói rằng bạn là người mới và có rất nhiều điều cần phải học từ họ. Hãy để họ biết rằng bạn đánh giá cao những chỉ dẫn và hỗ trợ của họ giúp bạn ổn định ở vai trò mới. Rất nhiều nhà quản lý sử dụng cách này đã nói với tôi rằng họ được động viên cổ vũ rất nhiều từ những sự hỗ trợ và thấu hiểu mà đồng nghiệp ngang cấp dành cho.

KHÁCH HÀNG

Nếu bạn có khách hàng cần phải phục vụ, hãy biết họ là ai. Hiểu thêm về mối quan hệ giữa công ty của bạn với các khách hàng chủ chốt. Bạn hãy tìm hiểu thêm về người bạn cần giao tiếp bên phía khách hàng. Bạn cũng phải tìm hiểu xem người tiền nhiệm đã làm gì khi phục vụ những khách hàng này. Sau đó, hãy liên hệ với những khách hàng lớn để giới thiệu bản thân, hiểu được làm thế nào công ty của bạn có thể tiếp tục phục vụ họ và cải thiện mối quan hệ giữa hai bên. Trong những tháng sau đó, bạn hãy làm cho mối quan hệ của mình với khách hàng trở nên thắm thiết, sâu sắc hơn. Bạn hãy tìm hiểu thêm về mô hình kinh doanh của khách hàng và nỗ lực tạo thêm giá trị cho họ.

NHÀ CUNG CẤP/ ĐỐI TÁC KINH DOANH

Kết nối với nhà cung cấp/ đối tác kinh doanh chủ yếu cũng là một việc hết sức quan trọng. Cũng như với khách hàng, bạn hãy thực hiện một số công việc căn bản trước khi mời họ đến gặp mặt. Để thiết lập được một mối quan hệ tốt, hãy luôn nhớ rằng bạn muốn làm ăn với nhà cung cấp/ đối tác một cách công bằng. Bạn hãy luôn nhớ nguyên tắc “có đi có lại”.

NHỮNG ĐỐI THỦ THẤT BẠI

Trước khi bạn được bổ nhiệm vào vị trí mới, có thể có những người khác cũng phấn đấu giành vị trí đó. Thậm chí, có thể có người đã làm quản lý tạm thời trước khi đội ngũ quản lý cấp cao quyết định ai sẽ giành được vị trí đó. Tất cả những người này, dù họ có thừa nhận hay không, chắc chắn sẽ rất thất vọng khi bạn, chứ không phải họ, trở thành nhà quản lý.

Rất nhiều người mới làm quản lý, trong vài tuần hay vài tháng đầu, vì quá bận rộn nên vô tình lạnh nhạt với những người này. Điều này sẽ dẫn đến những rắc rối cho chính họ. Chẳng hạn, đối thủ của bạn có thể bực bội với sự xuất hiện của bạn và không đóng góp ý kiến gì trong các cuộc họp. Trong khi cố gắng khích lệ cả nhóm, hãy để ý xung quanh, bạn sẽ bắt gặp một vài người có vẻ hờ hững. Sự hờ hững của họ rất dễ lan truyền sang người khác. Tương tự, có thể giữa các thành viên trong nhóm có sự đồng cảm lẫn nhau. Hãy xem lại giai thoại quản lý liên quan đến một nhà quản lý mới tên Kim trong chương 8, bạn sẽ thấy điều này.

Ở đây, lại một lần nữa, EQ của bạn sẽ là đồng minh tốt nhất của bạn. Chỉ số IQ có thể giúp bạn được thăng tiến, nhưng chính chỉ số EQ mới giúp bạn thành công trong vai trò mới. Bằng cách nắm bắt được các động lực xung quanh mình, bạn có thể nhanh chóng nhận ra cần phải quan tâm và chú ý đến ai nhiều hơn. Sếp của bạn có thể cũng đã cảnh báo bạn về điều này, nếu bạn có hỏi.

Bạn hãy chủ động nói chuyện trực tiếp với những người này. Đừng chờ đợi đến khi họ tiếp cận bạn. Điều đó sẽ chẳng bao giờ xảy ra! Hãy thể hiện rằng bạn rất hiểu sự thất vọng của họ. Hãy tạo không gian cho họ thích nghi dần với tình hình. Hãy nhớ rằng việc họ không được thăng chức không phải là lỗi của bạn, do đó, đừng bao giờ nói xin lỗi. Bạn cũng không nên xoa dịu nỗi buồn của họ bằng những lời hứa hẹn dễ dàng mà bạn có thể không thực hiện được.

Hãy kiên nhẫn. Sau đó, bạn hãy nói chuyện với người đó về cách thức cùng làm việc với nhau vì tương lai của cả nhóm. Người đó có trách nhiệm phải nhanh chóng lấy lại tinh thần và trở lại làm việc tốt hết mức họ có thể. Công việc của bạn là đối xử với anh ta công bằng và biến anh ta thành đồng minh của mình.

BẠN BÈ VÀ ĐỒNG NGHIỆP NGANG CẤP GIỜ TRỞ THÀNH NHÂN VIÊN CẤP DƯỚI

Đây lại là một mối quan hệ nhạy cảm khác mà bạn cần phải quản lý, nếu không, bạn sẽ phải trả giá.

Bạn hãy đặt mình vào địa vị của những người vốn từng là đồng nghiệp ngang cấp và bạn bè của bạn trong nhiều năm. Bạn và họ không chỉ cùng làm việc với nhau, mà còn chơi bời với nhau nữa – đi ăn trưa, ăn tối, đi uống và đi dã ngoại cuối tuần. Bỗng nhiên, một sáng họ tỉnh dậy và thấy bạn là sếp của họ.

Phản ứng tự nhiên của họ sẽ là hơi mất phương hướng một chút. Có một số câu hỏi cần trả lời như sau:

1. Giờ anh là sếp, anh có kỳ vọng gì ở tôi?

2. Mọi chuyện giờ đây lại trở nên phức tạp. Anh có muốn tiếp tục làm bạn tôi hay là chúng ta nên duy trì một khoảng cách nhất định nào đó?

Bạn đừng phạm sai lầm trong những việc này. Đây có thể là một thách thức rất lớn lao cho những người mới làm quản lý và bạn bè họ. Từ bỏ một mối quan hệ lâu năm là một việc hết sức khó khăn. Vậy bạn phải làm gì?

Đến lúc này, tôi hi vọng rằng các bạn đều đã biết mình phải làm gì. Hãy chủ động. Bạn có thể rủ bạn bè nói chuyện riêng hoặc nói chuyện với cả nhóm. Bạn cũng có thể đi ăn trưa để nói chuyện. Đó là việc bạn phải làm. Mời bạn bè đến dự một bữa tiệc đứng cũng là một cách hay. Trong bữa tiệc đó, thể nào cũng có những sự đùa giỡn vui vẻ.

Đến một thời điểm phù hợp, bạn hãy gợi lên chủ đề về quan hệ giữa các bạn. Họ sẽ biết bạn muốn nói điều gì. Hãy đề nghị họ cho bạn lời khuyên và trình bày quan điểm của họ. Hãy cảm ơn họ vì tình bạn và sự hỗ trợ của họ giành cho bạn, và khẳng định với họ rằng bạn sẽ tiếp tục đánh giá cao những lời khuyên và gợi ý của họ. Từ nay trở đi, các bạn sẽ phải làm quen với việc không còn được quá thân thiết nữa. Một số nhà quản lý không thể xử lý nổi việc này, và muốn tiếp tục là những người bạn bè tốt trong khi vẫn là sếp của họ. Lời khuyên của tôi trong tình huống này là các bạn phải từ bỏ. Các bạn hãy tìm những nhóm hỗ trợ mới từ các đồng nghiệp ngang cấp. Có thể nói rằng đây là cái giá của thành công.

NGƯỜI TIỀN NHIỆM

Người tiền nhiệm sẽ tiếp tục để lại cái bóng trong nhóm của bạn cho dù bạn có nhận thấy điều đó hay không. Một việc không thể tránh khỏi là mọi người sẽ so sánh sếp mới và sếp cũ. Thách thức sẽ càng chồng chất thêm nếu người tiền nhiệm của bạn lại được bổ nhiệm lên cấp bậc cao hơn, những vẫn là sếp của bạn.

Bạn hãy giành thời gian để tìm hiểu rõ những khác biệt giữa bạn và người tiền nhiệm về phong cách làm việc và các ưu tiên công việc. Vì nhân viên của bạn đã quen làm việc với sếp cũ, sẽ có những thông lệ làm việc mà họ đã quen thuộc và gắn bó. Bạn hãy tự hỏi mình xem việc thay đổi những thông lệ này quan trọng đến mức độ nào. Nếu không quan trọng, tốt hơn hết bạn nên để những thông lệ đó tiếp diễn. Với những lĩnh vực bạn thực sự muốn thay đổi, hãy giải thích rõ lý do với nhân viên.

Nếu người tiền nhiệm của bạn đã phạm phải sai lầm gì đó, đừng bới móc, đổ lỗi và chỉ trích họ. Lời nói gió bay! Thay vào đó, hãy sửa chữa sai lầm và hãy để kết quả tự lên tiếng. Qua thời gian, nhân viên của bạn sẽ tự thích nghi với phong cách lãnh đạo của bạn.

- Khi bạn ngồi vào vị trí mới, bạn hãy tìm hiểu những bên có quyền lợi liên quan chủ yếu mà bạn cần quản lý.

- Hãy đầu tư thời gian để quản lý những mối quan hệ chính yếu. Điều này sẽ giúp cho quá trình hòa nhập vào vị trí mới của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.

Câu hỏi 1: Ở vai trò mới, bạn đã quản lý các mối quan hệ chính yếu như thế nào?

Câu hỏi 2: Bây giờ bạn cần phải làm gì?

* * *

[1] . Fischer, P. Sếp mới: Làm sao để sống sót trong 100 ngày đầu tiên (The New Boss: How to Survive the First 100 Days) . (London, Kogan, 2007)