Chương 12

Sự trân trọng dành cho các nhân viên làm việc từ xa và đội ngũ ảo

EMILY, MỘT CHUYÊN VIÊN TRẺ đã bắt đầu công việc chăm sóc khách hàng khi đang nộp hồ sơ nghiên cứu sinh. Cô rất yêu công việc, làm việc rất tốt và được sếp đánh giá cao. Khi trúng tuyển chương trình nghiên cứu sinh ở thành phố khác, Emily và sếp đã sắp xếp để cô có thể thực hiện một số công việc từ xa. Sự sắp xếp này phù hợp Emily – một vị trí có thời gian làm việc linh động (thay đổi theo lịch học), giúp cô có thể kiếm được nhiều tiền hơn so với phần lớn các công việc bán thời gian khác và còn được làm việc ở nhà. Ngược lại, sếp của cô cũng có lợi khi giữ chân được một nhân viên giỏi, có kinh nghiệm và kiến thức để hỗ trợ khách hàng cho công ty. Ngoài ra, họ không cần phải đào tạo lại một nhân viên mới đảm nhiệm trách nhiệm của Emily. Emily là một thành viên có trách nhiệm và rất tử tế. Sếp của cô, Steve, đã nói: “Duy trì liên lạc giữa Emily và cả đội là một quá trình học hỏi khó nhằn, nhưng có vẻ như chúng tôi đang làm khá tốt: thực hiện các cuộc họp trực tuyến, thỉnh thoảng gọi điện và nói chuyện về tình hình học tập, đồng thời cô ấy cũng ghé qua văn phòng khi về thăm gia đình trong các kỳ nghỉ.”

Ở Mỹ, ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa (điều này cũng đúng với nhiều nền văn hóa khác). Dựa trên khảo sát của Gallup vào năm 2015, 37% lao động Mỹ cho biết họ làm việc qua mạng, tăng 30% so với thập kỷ trước và gấp bốn lần so với mức 9% vào năm 1995.1 Năm 2016, 43% lao động Mỹ nói rằng họ dành phần lớn thời gian trong tuần để làm việc từ xa và tỷ lệ nhân viên làm việc từ xa vẫn tiếp tục tăng hằng năm.2

Một khảo sát gần đây với 500 quản lý và lãnh đạo cho thấy:

• 53% công ty ở Mỹ có văn phòng làm việc tiêu chuẩn, với gần như tất cả nhân viên đi làm 4 ngày trong tuần hoặc hơn.

• 37% có trụ sở chính với một số nhân viên làm việc từ xa.

• 10% không hề có văn phòng.3

Bên cạnh đó, các nhân viên dành nhiều thời gian cho công việc hơn khi làm việc từ xa. Dựa vào kết quả khảo sát của Gallup, số lượng nhân viên làm việc tại nhà 1 ngày hoặc ít hơn giảm dần từ 34% xuống còn 25% trong giai đoạn từ 2012 đến 2016. Trong cùng thời gian, số lượng nhân viên làm việc từ xa từ 4-5 ngày mỗi tuần tăng từ 24% lên 31%.4

Từ 80-90% lực lượng lao động ở Mỹ cho biết họ muốn làm việc từ xa, ít nhất là bán thời gian và khoảng 50% lực lượng lao động đôi khi sẽ có những công việc phù hợp với làm việc ở ngoài công ty.5

Theo một khảo sát của các sinh viên đại học và nghiên cứu sinh, hơn 68% người tìm việc thuộc thế hệ Millennials nói rằng lựa chọn làm việc từ xa có thể sẽ gia tăng hứng thú của họ với một số ngành nghề cụ thể.10 (Chương tiếp theo sẽ cho biết thêm thông tin về thế hệ Millennials)

Những thống kê này cho thấy ngày càng có nhiều mối quan hệ công việc tồn tại trong bối cảnh làm việc từ xa. Việc gia tăng số lượng lao động làm việc từ các địa điểm khác với các đồng nghiệp và lãnh đạo của họ, với “những đội ngũ ảo” xuất hiện trải dài khắp các thành phố, các bang và quốc gia.

Thực tế, tất cả người lao động đều mong muốn được trân trọng vì công sức bỏ ra và ngày càng có nhiều người sẽ làm việc từ xa tạo nên một thử thách mới: Làm sao để biểu đạt hiệu quả sự trân trọng của bạn với các thành viên trong đội ngũ trong bối cảnh làm việc từ xa?

LỢI ÍCH CỦA CÁC LAO ĐỘNG TỪ XA

Sử dụng lao động từ xa mang lại một số lợi ích như sau: giảm thiểu không gian văn phòng, có thể tuyển dụng những thành viên có chuyên môn cao mà khó tìm thấy ở địa phương và giữ chân các nhân viên lâu năm bắt đầu mong muốn thoát khỏi các vị trí làm việc toàn thời gian truyền thống.6 Một số nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các nhân viên từ xa sử dụng thời gian hiệu quả hơn.7 (Điều này đáng được lưu ý, tuy nhiên có rất nhiều loại hình công việc và điều kiện làm việc trong nhóm gồm “nhiều nhân viên từ xa”, cho nên vấn đề này sẽ cần được nghiên cứu kỹ lưỡng hơn.)

Trước đây, những lao động ít khi phải làm việc bên ngoài văn phòng đã nói rằng họ cảm thấy gắn kết nhiều nhất với công ty. Nhưng những năm gần đây, xu hướng này đã thay đổi. Một số nghiên cứu cho biết những lao động làm việc từ xa thường gắn kết với đồng nghiệp hơn so với các lao động làm việc trong văn phòng. Năm 2016, các lao động dành 60-80% thời gian ngoài văn phòng có tỷ lệ gắn kết cao nhất.8 Yếu tố quan trọng cho sự khác biệt đáng kể là việc tổ chức cuộc họp qua video.9

SỰ TRÂN TRỌNG VƯỢT QUA KHOẢNG CÁCH ĐỊA LÝ

Sự gia tăng các mối quan hệ làm việc từ xa trong tổ chức gây ảnh hưởng quan trọng tới sự thay đổi văn hóa tại nơi làm việc. Đối với những lãnh đạo (và các đồng nghiệp) làm việc cùng nơi với nhân viên, các mối quan hệ từ xa tạo nên những động lực mới. Đặc biệt, việc thể hiện sự trân trọng tới các nhân viên từ xa và đội ngũ ảo là một thử thách – nhưng từ dữ liệu thu được, chúng tôi đánh giá việc này hoàn toàn khả thi.

Khi làm việc với các công ty và tổ chức có văn phòng trên toàn nước Mỹ cùng các nhân viên phân bố khắp thế giới, vấn đề đầu tiên mà các lãnh đạo đưa ra là: “Chúng tôi có thể truyền đạt hiệu quả sự trân trọng tới những nhân viên làm việc ở các bang và quốc gia khác bằng cách nào?” Dĩ nhiên, một số cách biểu đạt sự trân trọng thông thường trong mối quan hệ trực tiếp không thể thực hiện được – ví dụ như rót thêm cà phê cho ai đó khi bạn tạt qua phòng nghỉ hoặc ghé qua văn phòng của họ để trò chuyện.

Thể hiện sự trân trọng tới các nhân viên từ xa và các đội ngũ ảo là một thử thách – nhưng dữ liệu của chúng tôi cho thấy việc này hoàn toàn khả thi.

Vì thế, chúng tôi đã xây dựng phiên bản Làm việc từ xa của hệ thống MBA Inventory, trong đó bao gồm các cách biểu đạt sự trân trọng phù hợp với từng hành động cụ thể cho các mối quan hệ làm việc từ xa. (Xem thêm các ví dụ trong phần “Các bước thực hiện” bên dưới.) Phiên bản này rất được đón nhận và vẫn tiếp tục được phát triển trong quá trình sử dụng.11

Vì muốn chắc chắn mình đáp ứng được nhu cầu, nên chúng tôi đã khảo sát các lao động và quản lý từng làm việc từ xa hoặc đang quản lý những nhân viên làm việc ở một địa điểm khác và thu được các kết quả sau:12

• Hầu hết tất cả (98%) người tham gia đồng ý rằng có thể biểu đạt sự trân trọng với các đồng nghiệp làm việc từ xa một cách hiệu quả.

• Bên cạnh đó, 70% cho biết bản thân từng nhận được một tin nhắn thể hiện sự trân trọng từ các đồng nghiệp hay cấp trên trong mối quan hệ công việc từ xa.

• 81% báo cáo rằng họ đã biểu đạt sự trân trọng tới đồng nghiệp làm việc ở một địa điểm khác.

• Thú vị hơn (ít nhất là với chúng tôi), không có quá nhiều khác biệt trong bảng xếp hạng về mức độ dễ hay khó khi biểu đạt sự trân trọng tới những đồng nghiệp làm việc từ xa bằng các cách khác nhau. Chúng tôi đã dự đoán rằng Tiếp xúc cơ thể được đánh giá là khó khăn nhất, trong khi Ngôn từ khẳng định có thể là cách dễ dàng nhất để biểu đạt sự trân trọng khi có sự ngăn cách về không gian. Dữ liệu thu được chứng minh rằng chúng tôi đã đúng.

• Cuối cùng, chúng tôi yêu cầu những người tham gia chia sẻ những ví dụ về việc nhận được hay truyền đạt sự trân trọng tới các đồng nghiệp làm việc từ xa và đưa ra các đề xuất cải thiện hiệu quả của truyền đạt sự trân trọng khi có khoảng cách. Điều thú vị là ngoài một số cách khác biệt, phần lớn hai danh sách đều giống nhau. Điều này có ý nghĩa gì? Nhiều lãnh đạo và quản lý hiện đang biểu đạt theo cách họ mong muốn.

Các nhân viên làm việc từ xa và các nhân viên làm việc tại văn phòng có sự khác biệt về cách thức biểu đạt sự trân trọng mong muốn hay không?

Theo thời gian, chúng tôi bắt đầu tự hỏi liệu các cá nhân làm việc trong các mối quan hệ công việc từ xa có mong muốn được biểu đạt sự trân trọng theo những cách giống như các lao động làm việc trong văn phòng hay không. Hay nói cách khác, các lao động làm việc từ xa co điểm gì khác biệt trong lựa chọn cách biểu đạt sự trân trọng so với số đông? Để trả lời, chúng tôi đã so sánh 90.000 cá nhân sử dụng công cụ đánh giá MBA Inventory trong giai đoạn từ 2014 tới 2018; hơn 86.000 người sử dụng phiên bản bình thường và khoảng 2.600 người sử dụng phiên bản Làm việc từ xa.

Chúng tôi nhận thấy các lao động làm việc từ xa thường chọn Thời gian chất lượng (35%) nhiều hơn so với các lao động làm việc ở văn phòng (25%). Phần lớn những người này đã chuyển đổi cách biểu đạt sự trân trọng chính từ Ngôn từ khẳng định (48% với các lao động làm việc trong các môi trường thông thường sang 38% với các lao động làm việc từ xa).13 Vậy nên, điều quan trọng ở đây là nhiều lao động làm việc từ xa coi trọng Thời gian chất lượng với các đồng nghiệp hơn so với những người làm việc tại văn phòng. Gọi điện video “hỏi thăm” và tổ chức các buổi họp trực tuyến có thể khiến các thành viên làm việc từ xa cảm thấy được coi trọng.

BÀI HỌC QUAN TRỌNG NHẤT

Bài học quan trọng nhất chúng ta được học để thể hiện sự trân trọng tới các đồng nghiệp làm việc từ xa một cách hiệu quả là bạn phải chủ động hơn rất nhiều so với các mối quan hệ trực tiếp.

Một trong những rào cản lớn nhất cần vượt qua để có thể bộc lộ sự trân trọng vượt khoảng cách chính là thiếu cơ hội cho những dịp gặp gỡ ngắn ngủi, xảy ra khi bạn làm việc ở cùng một địa điểm – đến văn phòng vào buổi sáng, lấy gì đó ở phòng nghỉ, đi bộ trên hành lang hay ngồi cạnh nhau chờ cuộc họp bắt đầu. Tất cả những điều này tạo cơ hội trò chuyện trong vài phút, hỏi thăm mọi người khác đang làm việc như thế nào. Đối với các mối quan hệ làm việc từ xa, những việc như thế không xảy ra.

Kết quả là phần lớn, nếu không muốn nói là tất cả, tương tác với các đồng nghiệp làm việc từ xa tập trung vào công việc và các nhiệm vụ đang thực hiện. Điều này có thể khiến mối quan hệ của bạn trở nên nhạt nhẽo và xa cách. Một trong những cách tốt nhất để vượt qua thách thức này chính là chủ động lên lịch gặp gỡ, tập trung chủ yếu vào “trò chuyện”, lắng nghe những gì họ đã làm trong tuần cũng như chia sẻ những gì đang xảy ra trong cuộc sống của bạn.

CÁC BƯỚC THỰC HÀNH

Ngôn từ khẳng định

Tiến bộ công nghệ ngày nay đã giúp chúng ta có thể giao tiếp xuyên địa lý. Các cuộc điện thoại, thư điện tử, tin nhắn và các buổi gặp gỡ qua video, tất cả đều là những cách thức có thể sử dụng để truyền đạt sự trân trọng bằng lời. Thách thức mà hầu hết lãnh đạo và đồng nghiệp vẫn cần phải vượt qua chính là dành thời gian thực hiện chúng.

Truyền đạt sự trân trọng qua lời nói là cách thường được sử dụng nhất (đôi khi là duy nhất) ở môi trường làm việc kiểu này – bao gồm việc nói lời cảm ơn hay đưa ra những lời khen ngợi, hoặc truyền đạt thông qua ngôn từ, như viết một bức thư điện tử, tin nhắn hay thư tay. Vậy nên, chế độ mặc định cho hầu hết các quản lý là sử dụng ngôn từ với các nhân viên làm việc từ xa.

Khi chúng tôi hỏi các lao động làm việc từ xa cách họ mong muốn nhận được sự trân trọng qua Ngôn từ khẳng định, họ đã đề xuất:

• Sử dụng nhiều cách thức để truyền đạt – như thư điện tử, tin nhắn, nói chuyện điện thoại và trò chuyện qua video.

• Thỉnh thoảng gửi thư (điện tử) và các tấm thiệp. Đừng chỉ sử dụng mỗi các phương tiện số.

• Sắp xếp để các nhân viên làm việc từ xa cùng tham gia các buổi họp trực tuyến và dành thời gian trò chuyện và “tâm sự” riêng (như cách mà bạn làm trong những bữa ăn trưa).

• Hãy sắp xếp và đưa ra lời khen ngợi công khai (gửi lời khen trong email thông báo cho cả nhóm hoặc đưa ra trong một cuộc họp trực tuyến).

Vấn đề là: Không phải tất cả đều coi trọng ngôn từ. Sau khi làm việc với hàng nghìn lao động, chúng tôi khám phá ra rằng chỉ khoảng 45% cho biết cách biểu đạt sự trân trọng chính của họ là Ngôn từ khẳng định. (Điều này có nghĩa là 55% còn lại không xem đây là cách biểu đạt sự trân trọng có ý nghĩa nhất với họ.)

Mặc dù truyền đạt sự trân trọng qua Ngôn từ khẳng định là một hành động tích cực, việc quá ưu tiên (hay chỉ sử dụng duy nhất) phương pháp này có nghĩa rằng bạn “đang trượt đích” trong việc truyền đạt một cách hiệu quả với phần lớn các thành viên trong đội ngũ. Tại sao? Vì một số cá nhân xem Ngôn từ khẳng định là “tầm thường” hay có quan điểm “hành động tốt hơn những lời nói”. Đối với những lao động này, bạn đang lãng phí thời gian và năng lượng bằng cách chỉ sử dụng Ngôn từ khẳng định.

Việc thể hiện sự trân trọng tới các lao động xem trọng những cách biểu đạt khác có thể có nhiều thách thức, nhưng cơ hội thành công vẫn luôn rộng mở – mặc dù cần kế hoạch kỹ lưỡng và chủ động hơn so với những mối quan hệ công việc ở cùng một địa điểm.

Thời gian chất lượng

Đối với người cảm thấy được coi trọng khi người khác dành thời gian bên họ, những hành động sau có thể hữu ích trong các mối quan hệ làm việc từ xa:

• Thỉnh thoảng lên lịch trò chuyện và hỏi thăm tiến triển công việc.

• Tập trung khi nói chuyện qua điện thoại với họ (không làm nhiều việc một lúc).

• Khi bắt đầu các cuộc gọi, dành một chút thời gian để nói về các chủ đề không liên quan tới công việc.

• Sắp xếp một cuộc gọi qua video với cả đội để trò chuyện nhóm, lôi kéo tất cả mọi người cùng tham gia.

Hành động quan tâm

Chúng tôi nhận thấy những hành động sau có thể sẽ hiệu quả trong việc truyền đạt sự trân trọng giữa những nhân viên làm việc từ xa:

• Đồng ý lên lịch cuộc gặp hoặc cuộc gọi khi thuận tiện với họ, không phải dựa vào thời gian rảnh của bạn.

• Sắp xếp một số nhân viên hỗ trợ hoàn thành vài công việc vặt để họ tập trung vào những nhiệm vụ mà chỉ họ mới có thể hoàn thành.

• Lập kế hoạch trả lời các cuộc gọi và thư điện tử của họ trong khoảng thời gian nhất định, để họ có thể tập trung hoàn thành dự án.

Quà tặng bằng hiện vật

Khi chuẩn bị những món quà nhỏ cho những đồng nghiệp làm việc từ xa, nỗ lực hơn một chút có thể tạo ra tác động lớn:

• Tìm ra nơi ăn trưa yêu thích của họ và thu xếp để trả tiền cho bữa trưa.

• Tìm hiểu về quán cà phê yêu thích và tặng họ một phiếu giảm giá ở đó.

• Gửi tặng họ một số đồ ăn, gia vị, tạp chí hoặc đồ lưu niệm khó có thể tìm thấy ở nơi họ ở.

Tiếp xúc cơ thể

Việc tiếp xúc trực tiếp trong những mối quan hệ làm việc từ xa hiển nhiên rất khó khăn, thậm chí bất khả thi. Tuy nhiên, có hai ngoại lệ. Thứ nhất, khi các thành viên đang ở cùng một địa điểm để họp hoặc tham dự hội nghị, sự chào đón nồng nhiệt là điều cần thiết. Tương tự như những tiếp xúc cơ thể (thông thường) ở nơi làm việc, có những phong tục văn hóa và chuẩn mực cá nhân cần được tôn trọng. Nhưng nhìn chung, cái bắt tay nồng nhiệt luôn được chấp nhận. (Ngược lại, ôm hay “hôn” vào má không được nhiều người chào đón.) Sự nồng nhiệt có thể truyền đạt qua một nụ cười, giao tiếp bằng mắt hay thái độ chào đón thân thiện.

Thứ hai, những nhân viên có kinh nghiệm làm việc từ xa đã nói với chúng tôi rằng họ thường sử dụng “đập tay trực tuyến” trong các cuộc gọi qua video (đập tay qua máy quay) hoặc gửi một biểu tượng hình đập tay khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

Không hành động nào trong những cách biểu đạt sự trân trọng là kỳ diệu. Nhưng một chút trân trọng cũng có thể khích lệ đồng nghiệp, đặc biệt là khi nó là ngôn ngữ biểu đạt mà họ coi trọng.

MỘT SỐ Ý TƯỞNG BIỂU ĐẠT KHÁC ĐƯỢC CÁC LAO ĐỘNG LÀM VIỆC TỪ XA ĐỀ XUẤT:

• Lên lịch các cuộc họp với sếp – việc cô ấy dành thời gian nói chuyện với tôi rất quan trọng.

• Cùng uống “cà phê” qua Skype để chia sẻ với nhau cuộc sống ngoài công việc.

• Gửi tặng các món quà, một hộp kẹo, những bông hoa, phiếu giảm giá Starbucks, áo thun.

• Gửi các hình ảnh hài hước từ các cuộc trò chuyện gần đây qua thư điện tử.

• Tôn trọng thời gian của nhau bằng cách sắp xếp trao đổi thư điện tử và các cuộc gọi mỗi ngày một lần thay vì nhiều lần trong một ngày.

• Cho phép một nhân viên gọi điện và “trút bỏ” những suy nghĩ chán nản của họ.

• Đảm bảo nhân viên làm việc từ xa được cập nhật các vấn đề đang diễn ra trong văn phòng.

• Gửi tặng một tấm thiệp sinh nhật, thư chia buồn hay vào những dịp khác cùng chữ ký của mọi người trong văn phòng.

• Sử dụng các cuộc gọi qua video (Skype, Go-To Meeting, Zoom).

• Hỏi thăm xem một ngày của họ như thế nào.

• Sắp xếp các chuyến đi để các nhân viên từ xa cùng tham dự lễ kỷ niệm hằng năm của công ty.

Thách thức khác: Sự trân trọng trong những đội ngũ ảo

Trong khóa học Sự trân trọng ở Nơi làm việc, ngày càng nhiều khách hàng của chúng tôi hỏi về cách thức các nhân viên và lãnh đạo thể hiện sự trân trọng một cách hiệu quả, vượt qua khoảng cách địa lý với những nhân viên làm việc từ xa (và gần đây là để bày tỏ sự trân trọng trong đội ngũ ảo có các thành viên làm việc ở những địa điểm khác nhau).

Thể hiện sự trân trọng tới các nhân viên làm việc từ xa là một thách thức, nhưng vẫn có thể thực hiện được. Đội ngũ ảo lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Tại sao? Bởi các cá nhân trong nhóm thường không bao giờ gặp nhau và tương tác chỉ xung quanh việc hoàn thành nhiệm vụ. Hậu quả tất yếu là mối quan hệ công việc giữa các thành viên ở trong phạm vi khá hạn hẹp.

Cố gắng giải quyết thách thức trong việc truyền đạt sự trân trọng trong một đội ngũ ảo có ba điểm quan trọng cần lưu ý:

1. Các mối quan hệ được xây dựng liên quan tới (và với) một người khác. Có nhiều cấp độ khác nhau của một mối quan hệ (quen biết, bạn bè, bạn thân, những mối quan hệ gắn bó dài hạn). Nhưng nếu tương tác của bạn với người khác chỉ tập trung vào việc hoàn thành công việc, mối quan hệ giữa bạn với người đó là mối quan hệ chức năng, không phải mối quan hệ cá nhân. Bạn và đồng nghiệp mỗi người đều có các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành công việc hoặc giải quyết vấn đề. Nhưng thường thì tương tác giữa các bạn rất ít khi, thậm chí hoàn toàn không, mang tính cá nhân. Chúng tôi nghĩ đây là thách thức lớn với đội ngũ ảo (và không may là với cả một số đội ngũ làm việc cùng nhau ở một địa điểm!) – khi chỉ coi nhân viên là người tạo ra giá trị và giải quyết vấn đề (hơn là quan tâm, thấu hiểu các đồng nghiệp).

2. Để thực sự trân trọng ai đó, mối quan hệ giữa bạn và người ấy phải tồn tại. Bạn có thể ngưỡng mộ hay tôn trọng ai đó từ xa, nhưng để trân trọng, bạn cần có mối quan hệ cá nhân với họ – chứ không chỉ coi họ là nguồn lực hỗ trợ mình hoàn thành công việc. Chúng ta trân trọng những điều mà một đồng nghiệp đã giúp đỡ (đây là một khởi đầu tốt), nhưng để thấu hiểu con người họ, cần một số tương tác cá nhân. Cuộc sống của họ có một số tác động tới bạn – thái độ quyết tâm và kiên trì, cách họ xử lý vấn đề hay tôn trọng người khác ngay cả khi không đồng tình.

3. Sự trân trọng xuất phát từ trân trọng giá trị của người khác. Mọi người thường hỏi: “Nếu tôi không trân trọng đồng nghiệp thì sao? Tôi có thể làm tăng sự trân trọng dành cho họ bằng cách nào?”14 Giống như phần lớn các phản hồi cảm tính, bạn không thể khiến bản thân trân trọng họ (hoặc thoải mái hơn với họ). Phản hồi cảm tính xuất phát từ việc kinh nghiệm của chúng ta khớp với kỳ vọng như thế nào. Chúng tôi phát hiện ra rằng cách tốt nhất để “nuôi dưỡng” sự trân trọng với ai đó là tìm cách thấu hiểu họ hơn – họ đến từ đâu, tiểu sử và hoàn cảnh sống hiện tại. Thường thì, sau đó chúng ta sẽ thấy được vài điều khiến mình đồng cảm; khi đã hiểu họ hơn, chúng ta sẽ trân trọng những thử thách mà họ đang đối mặt và cuối cùng, phát triển những kỳ vọng hợp lý hơn về họ.

Những nguyên tắc chỉ dẫn giúp truyền đạt sự trân trọng trực tuyến

Những quan sát này dẫn đến hai nguyên tắc trong việc truyền đạt sự trân trọng trực tuyến tới các thành viên của đội. Đầu tiên, để truyền đạt sự trân trọng một cách chân thành, bạn phải có mối quan hệ với người đó. Mối quan hệ với đồng nghiệp càng lâu dài hay càng sâu sắc thì càng thích hợp thể hiện sự trân trọng. Nếu không, việc cố gắng truyền đạt sự trân trọng tới người mà bạn không có (hoặc hầu như không có) mối quan hệ nào sẽ dẫn đến nhiều vấn đề:

a) Những hành động và mục đích của bạn có thể bị hiểu lầm thành lôi kéo bè phái.

b) Tương tác sẽ trở nên kỳ quặc.

c) Chắc chắn bạn sẽ “trượt đích” trong việc khiến cho họ cảm thấy được coi trọng.

Chúng tôi đã phát hiện ra rằng cách tốt nhất để “nuôi dưỡng” sự trân trọng với ai đó là tìm cách hiểu họ hơn.

Trường hợp tốt nhất thì bạn chỉ lãng phí thời gian và năng lượng. Tệ nhất thì hủy hoại mối quan hệ, tới mức họ sẽ không muốn tương tác với bạn trong tương lai. Gợi ý ở đây là gì? Nếu tham gia đội ngũ ảo, hãy bắt đầu tìm hiểu về các thành viên trong đội của bạn. Dành chút thời gian để nhắn tin, gửi thư điện tử hoặc “trò chuyện” với họ, chia sẻ bản thân và tìm hiểu họ nhiều hơn.15

Thứ hai, càng cụ thể, tác động của sự trân trọng càng lớn. Để mang lại hiệu quả tốt nhất, bạn nên truyền tải rõ ràng rằng họ giúp đỡ bạn nhiều như thế nào. Và, nếu có thể, hãy gửi tới họ một bức thư hay bình luận cá nhân (liên quan tới sở thích hay những gì xảy ra trong cuộc sống của họ). Nếu bạn không nghĩ được bất kỳ điều gì cụ thể mà họ đã làm có tác động tới mình, hãy chờ cho tới khi bạn có thể đưa ra điều gì đó. Trong lúc đó, hãy cố gắng để hiểu họ hơn.

KẾT LUẬN

Mặc dù việc thể hiện sự trân trọng trong các mối quan hệ làm việc từ xa cần nhiều thời gian và đòi hỏi phải tính toán cẩn thận, nó vẫn có thể thực hiện được và là điều quan trọng phải làm. Thiếu sự trân trọng và hỗ trợ trong công việc, các lao động làm việc từ xa có nguy cơ cảm thấy chán nản vì không thể hiện được khả năng và thậm chí dẫn đến bỏ việc.

Hãy dành thời gian và nỗ lực để thể hiện bạn coi trọng các nhân viên làm việc ở địa điểm khác như thế nào, bạn sẽ nhận lại điều quý giá hơn rất nhiều.