Chương 3

Sự trân trọng: Từ cả quản lý và đồng nghiệp

KHI CHÚNG TÔI BẮT ĐẦU ÁP DỤNG năm phương thức biểu đạt trong mối quan hệ công việc (hồi năm 2009-2010), ban đầu, đối tượng chúng tôi tập trung hướng đến là các nhà quản lý và giám sát viên. Kiên trì với niềm tin (ở thời điểm đó) rằng hành vi của lãnh đạo là một trong những ảnh hưởng quan trọng nhất tới văn hóa nơi làm việc, chúng tôi đã kết luận rằng mình nên cố gắng giúp các giám sát viên và nhà quản lý bày tỏ sự trân trọng tới các thành viên trong đội ngũ một cách có hiệu quả.

Mặc dù đây là một xuất phát điểm tốt, nhưng chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra rằng chỉ tập trung vào các quản lý và giám sát viên là quá hạn hẹp và không toàn diện. Chúng tôi dần nhận thấy tầm quan trọng của sự trân trọng đồng nghiệp khi một trong những học viên nêu ý kiến: “Tôi rất vui vì quản lý bắt đầu học cách thể hiện sự trân trọng với mình. Tôi cần và muốn điều đó. Nhưng tôi cũng muốn biết cách thể hiện sự trân trọng với Shayla (một đồng nghiệp) khi cô có một ngày thực sự khó khăn.”

Hầu hết các chương trình ghi nhận nhân viên truyền thống trước đây – nếu không muốn nói là tất cả – đã đặt trách nhiệm phải nhận ra những công việc được các thành viên thực hiện tốt lên vai các quản lý hay giám sát viên. Điều này thật rủi ro và thực sự đã đem lại những phản ứng tiêu cực ngoài mong đợi.1

Rõ ràng, đặt sự chú ý lên những công việc được nhân viên hoàn thành xuất sắc là một thói quen tốt mà các quản lý cần duy trì. Khi các nhân viên cảm thấy những công việc mà họ đã làm được đánh giá cao, ý thức trung thành và tình cảm gắn kết với sứ mệnh của tổ chức sẽ tăng lên. Nhưng chỉ tập trung rèn luyện các nhà quản lý và giám sát viên để hỗ trợ và thể hiện sự trân trọng tới nhân viên thường là một kỳ vọng thiếu thực tế và gây ra một số vấn đề như:

• Các quản lý cảm thấy việc thể hiện sự trân trọng với đội ngũ là một gánh nặng quá sức với họ.

• Các thành viên trong đội ngũ bức xúc với giám sát viên khi cảm thấy họ không được ghi nhận đúng mức cho những công việc đã hoàn thành.

• Các giám sát viên trở nên chán nản khi không đủ khả năng để luôn khích lệ thành viên đội ngũ.

• Các nhân viên có thể cảm thấy hoàn toàn thất vọng, bất chấp việc quản lý đang cố gắng trở nên tích cực và khích lệ các đồng nghiệp.

CÁCH KHIẾN MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC THAY ĐỔI

Kể từ khi chúng tôi bắt đầu nghiên cứu, văn hóa làm việc đã thay đổi một cách đáng kể, phần lớn dựa vào dòng chảy của hàng triệu nhân viên trẻ tuổi (cuối thế hệ X, Millennials và Z) gia nhập lực lượng lao động, cũng như việc nhiều nhân viên thuộc thế hệ Baby Boomers nghỉ hưu hoặc thay đổi công việc. Những khát khao và mong đợi của thế hệ trẻ trong những mối quan hệ tại nơi làm việc thường khác với nhân viên thế hệ trước.2

Khi tỷ lệ lao động và lãnh đạo từ thế hệ trẻ tăng lên, mối quan hệ quản lý – nhân viên sẽ giảm tầm quan trọng

Những lao động trẻ tuổi, khi làm việc trong một nhóm, có xu hướng kỳ vọng sự hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ nhiều hơn. Điều này có thể yêu cầu phải cùng nhau thảo luận bước đầu để giải quyết vấn đề và sau đó giao phó những nhiệm vụ khác nhau cho các thành viên trong đội ngũ. Hoặc có vài người mong muốn hoàn thành dự án cùng với một đội ngũ gồm hai hoặc ba nhân viên. Dù là trong trường hợp nào đi nữa, tầm quan trọng của môi trường làm việc với các nhiệm vụ cá nhân riêng lẻ sẽ giảm đi đáng kể. (Thực tế, khái niệm “riêng lẻ” có ý nghĩa tiêu cực với nhiều người.)

Thứ hai, khi tỷ lệ lao động và lãnh đạo từ thế hệ trẻ tăng lên, mối quan hệ quản lý – nhân viên sẽ giảm tầm quan trọng. Trong những thập kỷ trước, có một câu nói rất phổ biến rằng “người ta không rời bỏ công việc, mà rời bỏ lãnh đạo của mình”, và điều này thực sự phản ánh quan điểm của người lao động ở thời điểm đó.

Hiện tại, ảnh hưởng của người giám sát trực tiếp lên sự hài lòng, gắn kết của nhân viên và hiệu suất đã giảm so với trước đây (mặc dù vẫn có khác biệt đáng kể giữa các ngành nghề và nền văn hóa). Kết quả của một bản khảo sát sự gắn kết của nhân viên được thực hiện tại nhiều công ty đã cho thấy mức độ hài lòng của nhân viên có tương quan mật thiết tới mối liên kết họ chia sẻ với đồng nghiệp hơn là mối liên kết với các cấp trên trực tiếp.

Thực vậy, mức độ hài lòng liên quan tới những kết nối với các đồng nghiệp cao hơn 23% so với cấp trên trực tiếp.3

SỨC MẠNH CỦA SỰ TRÂN TRỌNG TỪ ĐỒNG NGHIỆP

Dù phần lớn nhân viên đều mong muốn nhận được những thông điệp tích cực từ cấp trên trực tiếp, những lời khích lệ và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cũng ngày càng trở nên quan trọng. Nhận được một lời khen ngợi hay một bản báo cáo từ đồng nghiệp về giá trị của những gì mình đóng góp cho thành công của dự án thực sự rất có ý nghĩa với nhiều người lao động.

Bên cạnh đó, đồng nghiệp là những cá nhân rất hào hứng học cách hỗ trợ lẫn nhau. Những thành viên trong đội ngũ thường xuyên nói với chúng tôi những lời như “Tôi thực sự muốn học cách hỗ trợ đồng nghiệp”, “Tôi muốn biết cách khích lệ đồng nghiệp khi họ có một ngày tồi tệ”. Dù chẳng có ai nói mình không muốn nhận sự trân trọng từ cấp trên, nhưng rất nhiều lao động lại nhận ra cấp trên của họ có thể không mang lại sự hỗ trợ mà các thành viên trong đội ngũ cần.

Thực tế thì chúng tôi nhận thấy những tập đoàn thành công trong việc tạo nên một môi trường làm việc tích cực là nơi có những nhà quản lý hiểu và làm việc trên nguyên tắc: các thành viên trong đội ngũ trân trọng và khích lệ lẫn nhau. Các quản lý không chỉ nhận trách nhiệm trong việc thể hiện sự trân trọng tới cấp dưới, mà còn tích cực hỗ trợ các thành viên trong đội ngũ sử dụng năm phương thức biểu đạt sự trân trọng và các kết quả từ hệ thống đánh giá MBA Inventory để khích lệ thành viên khác. Khi chuyện này xảy ra, một hiệu ứng hòn tuyết lăn tích cực sẽ bắt đầu xuất hiện và các cá nhân trong nhóm sẽ dần yêu thích làm việc cùng nhau.

Sức mạnh được khởi tạo bởi sự trân trọng giữa các đồng nghiệp từ đâu mà có? Suy xét động lực cho sức mạnh này, việc kỳ vọng các đồng nghiệp thể hiện sự trân trọng với người khác là đúng đắn, vì:

• Từ kinh nghiệm cá nhân, người lao động hiểu được áp lực và những yêu cầu phải giải quyết trong một ngày của các đồng nghiệp.

• Trong nhiều môi trường, sự tương tác và giao tiếp giữa các đồng nghiệp nhiều hơn hẳn so với người lao động và cấp trên của họ.

• Vì gần gũi với nhau, các đồng nghiệp có thể nhanh chóng nhận thấy sự chán nản và nhu cầu được trân trọng cao hơn so với quản lý.

• Trong khi sự trân trọng và khích lệ từ quản lý có thể có tác động mạnh mẽ hơn (với vài người), việc mong đợi nhận được sự hỗ trợ và khích lệ từ các đồng nghiệp có thể dễ dàng hơn trong các công việc hằng ngày.

NHỮNG LỢI ÍCH

Việc mở rộng từ việc chỉ kỳ vọng các quản lý và lãnh đạo thể hiện sự trân trọng sang cả các đồng nghiệp sẽ mang lại rất nhiều kết quả tích cực cho đội ngũ:

1. Giảm nhẹ gánh nặng (và cảm giác gánh nặng) phải cung cấp tất cả sự hỗ trợ liên quan trong một đội ngũ cho các quản lý và giám sát viên.

2. Hỗ trợ các nhân viên trẻ tập trung vào mối quan hệ đồng nghiệp ở nơi làm việc.

3. Khiến các thành viên trong đội ngũ chủ động tham gia (thay vì chìm đắm trong suy nghĩ “nạn nhân”).

4. Củng cố các mối quan hệ và trách nhiệm tiếp tục áp dụng những khái niệm liên quan tới sự trân trọng.

5. Cho phép áp dụng các phương thức thể hiện sự trân trọng ngay cả khi nhà quản lý/lãnh đạo không có hứng thú hoặc không tham gia.

6. Tác động tích cực tới những kết quả tài chính – nhiều hơn so với việc chỉ nhận được sự ghi nhận từ cấp quản lý.4

7. Duy trì sự gắn kết giữa các thành viên trong đội ngũ và trợ giúp họ tạo nên sự khác biệt trong văn hóa làm việc (thay vì kỳ vọng tất cả sự trân trọng sẽ đến từ “bên trên”).

8. Gia tăng sự hài lòng của khách hàng (dựa trên kết quả của vài nghiên cứu).5

Tuy nhiên, chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng, đẩy toàn bộ trách nhiệm từ các quản lý sang các đồng nghiệp không phải là một ý hay. Các quản lý cần dẫn dắt bằng cách làm gương, thực hiện những hành động khích lệ kiểu mẫu với đội ngũ của mình, cũng như cung cấp các khóa đào tạo và nguồn tư liệu để nhân viên học cách thể hiện hiệu quả sự trân trọng chân thành tới người khác. (Ngoài ra, phương pháp “làm theo những gì tôi nói chứ đừng làm theo những gì tôi làm” sẽ làm tăng sự hoài nghi và phẫn uất dành cho quản lý.)

Ý NGHĨA CỦA HÀNH ĐỘNG

Những hàm ý trong phản hồi của người tham gia đào tạo rất quan trọng và thú vị.

Đầu tiên, chúng chỉ ra rằng các cá nhân ở bất cứ cấp bậc nào trong một tổ chức đều có cơ hội tạo nên ảnh hưởng quan trọng bằng cách thể hiện sự trân trọng và khích lệ tới những người cùng làm việc.

Nhiệm vụ thể hiện sự trân trọng không chỉ là việc của cấp lãnh đạo. Sự trân trọng từ đồng nghiệp có thể đơn giản như: “Cảm ơn vì đã mang bản báo cáo cho tôi nhanh đến thế, Dan. Anh thực sự đã giúp tôi dễ dàng tổng hợp thông tin cho bài thuyết trình hơn, đỡ phải cuống cuồng vào phút chót.”

Thứ hai, kết luận dành cho các lãnh đạo rất quan trọng: cố gắng giành lấy toàn bộ trách nhiệm trong việc thể hiện sự trân trọng tới nhân viên sẽ không hiệu quả bằng việc đào tạo các thành viên trong nhóm khích lệ lẫn nhau. Một quản lý không thể gánh toàn bộ trọng trách, nhưng có thể dẫn dắt và đào tạo nhân viên của mình để khiến sự khích lệ lẫn nhau trở thành một phần trong văn hóa giao tiếp của đội ngũ.

Cuối cùng, các lãnh đạo và quản lý cần cung cấp những nguồn tài liệu cần thiết cho nhân viên để học cách khích lệ đồng nghiệp theo những cách thức có ý nghĩa đối với riêng mỗi người. Khoảng cách giữa những ý định tốt và hiệu quả thực hiện dường như rất nhỏ, nhưng trong thực tế, nó giống như hẻm núi Grand Canyon vậy. Nếu là một lãnh đạo, chúng tôi khuyến khích bạn tiếp tục theo đuổi những phương thức giúp đội ngũ của mình áp dụng hiệu quả những ý tưởng thể hiện sự trân trọng chân thành, có ý nghĩa với người khác.6

KẾT LUẬN

Để làm rõ, chúng tôi không đề xuất các quản lý nên từ bỏ nỗ lực thể hiện sự ghi nhận và trân trọng tới những thành viên trong đội ngũ của mình. Kế hoạch này mang lại những kết quả tốt. Và khi người lao động và các lãnh đạo kiên trì, những kết quả tích cực xảy đến nhanh hơn, với cường độ mạnh mẽ hơn và “sức mạnh duy trì” của những tác động này sẽ tồn tại lâu hơn.

Sự trân trọng chân thành được thể hiện bởi cả những nhà lãnh đạo và các cộng sự sẽ mang lại một môi trường làm việc đầy tương trợ, tích cực mà những công ty khác thèm muốn. Kết quả? Sự giao tiếp sẽ trở nên thông suốt hơn và tinh thần sẽ được cải thiện tới mức độ nhanh đến bất ngờ!

"Nếu không thể đưa ra lời khen ngợi chân thành, tốt nhất là hãy giữ im lặng."