8. CÁC YẾU TỐ TÀI CHÍNH CHỦ ĐẠO ĐÍCH THỰC

Hỏi: Tại sao nhân viên kế toán bước qua đường(38)?

Đáp: Vì khách hàng bảo họ làm thế.

“Kiểm kê sổ sách là kẻ thù của năng suất!”

Tiến sĩ Eliyahu Goldratt, một nhà tư vấn quản trị đáng kính, đã tuyên bố như vậy. Ông được tạp chí Fortune tôn vinh là “quân sư ngành” và được tuần báo Business Week ca ngợi là “thiên tài”. Cuốn sách The Goal (tạm dịch: Mục tiêu) của ông, một tác phẩm kinh doanh kinh điển, đã bán được hơn 2 triệu bản.

Một vài lập luận của Goldratt khá thuyết phục, nên chúng tôi đã bắt đầu đi theo hướng dẫn dắt của ông. Với nhóm nghiên cứu do mình quản lý, tôi đã rà soát bộ phận kế toán của mọi công ty mà chúng tôi đang nghiên cứu, cố gắng tìm hiểu xem họ xử lý các báo cáo tài chính, kế toán khác biệt ra sao so với những đối thủ kém năng suất hơn. Tôi chắc rằng những gì mình tìm hiểu được về lý thuyết kế toán có chung ở các công ty được chọn sẽ mở ra vài điều mới mẻ từ quá trình rà soát, và quả đúng như vậy.

Chúng tôi khám phá được rằng những công ty năng suất cao chỉ sử dụng bộ phận kế toán cho mục đích cơ bản vốn dĩ, như chuẩn bị và trình bày các báo cáo tài chính chuẩn xác và trung thực về tình hình hoạt động trong quá khứ của công ty, và như nguồn thông tin để trả lời các câu hỏi “chuyện gì sẽ xảy ra nếu…” khi lên kế hoạch cho các kịch bản. Và... chỉ có thế.

Để kết lại nghiên cứu của mình, chúng tôi đã đào sâu vai trò của chức năng báo cáo tài chính – kế toán tại những công ty mình nghiên cứu, từ đó rút ra bốn kết luận quan trọng:

Các báo cáo tài chính – tức kết quả cuối cùng của hoạt động kế toán chính là kẻ thù thật sự của năng suất;

Các báo cáo tài chính không mô tả chính xác tình hình thực tế cần thiết để gia tăng năng suất;

Các báo cáo tài chính che đậy một bí mật đáng hổ thẹn, thứ cản trở các công ty đạt năng suất cao hơn;

Những công ty năng suất cao thật sự áp dụng các “Yếu tố chủ đạo” (Driver) mà không cần phải mất nhiều thời gian để tăng năng suất thật sự.

Các báo cáo tài chính.

Một bản báo cáo tài chính bao gồm hai phần.

Phần đầu tiên là bảng cân đối kế toán. Nó liệt kê những tài sản và nợ phải trả của công ty với mục đích chủ đạo là phản ánh giá trị tài sản ròng của doanh nghiệp. Về bản chất, nó là một bản tóm tắt nhanh hay bản báo cáo về tình trạng tài chính của công ty tại một thời điểm nhất định.

Phần thứ hai là báo cáo lời lỗ (cách viết phổ biến là P&L – Profit & Loss, tức “lời và lỗ”). Báo cáo này thay đổi hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm tùy tần suất lập báo cáo của công ty. Nó liệt kê doanh thu và những khoản phải chi trong một kỳ báo cáo và được thiết kế sao cho thể hiện được lợi nhuận thu vào của công ty trong kỳ báo cáo. Một báo cáo P&L giống như một bộ phim với cảnh quay liên tục thay đổi.

Jean Cunningham, giám đốc tài chính (CFO) của Lantech, nhớ lại những ngày đầu làm việc khi bà đi khắp công ty và hỏi mọi người cách sử dụng báo cáo tài chính hằng tháng. Bà nói: “Ai cũng nhìn xuống, lục tung đống giấy tờ trên bàn mà thậm chí không thừa nhận rằng họ không dùng gì đến nó. Cuối cùng, họ trả lời rằng họ thường lưu nó lại”. Với đôi mắt trợn ngược và vẻ mặt tức tối tột độ, Jean chốt lại một câu: “Đối với họ, nó thật sự là ‘đống giấy lộn’, là thứ rác rưởi vì họ không biết làm quái gì với nó. Họ không hiểu nổi nó”.

Khá nhất thì báo cáo tài chính chỉ là một tài liệu phức tạp và thuộc về quá khứ, chứ không nói lên gì về năng suất. Ngay cả bảng cân đối kế toán hay báo cáo lời lỗ cũng không thể đại diện cho năng suất trong quá khứ, lợi nhuận trong tương lai hay tình trạng tài chính đích thực của công ty.

Các báo cáo tài chính không phản ánh năng suất.

Hãy tưởng tượng bạn đang chơi đánh golf với một quả bóng đá. Tuy ý nghĩ này nghe thật buồn cười, nhưng việc cố gắng sử dụng báo cáo tài chính để phục vụ bất kỳ mục đích nào ngoài mục đích vốn dĩ – tức nhìn lại hoạt động trong quá khứ của công ty – cũng buồn cười hệt như vậy. Thế nhưng đó lại là trò chơi nguy hiểm mà hầu hết các công ty đều lao vào.

Không chỗ nào trong báo cáo tài chính chỉ ra được số lượng nhân viên được thuê. Mà nếu không có con số này, bạn sẽ không tài nào xác định được sản lượng, doanh thu hoặc lợi nhuận hoạt động trên đầu người. Một bản báo cáo tài chính không thể liệt kê được công ty hiện có bao nhiêu khách hàng, mỗi khách hàng chi trung bình bao nhiêu hoặc gắn bó với công ty trong bao lâu, cũng như không có chỗ nào phản ánh được bao nhiêu công việc kinh doanh đang được giải quyết.

Một bản báo cáo tài chính phản ánh năng lực thiết yếu để đạt năng suất cao sẽ chỉ ra được The Warehouse có thể vận chuyển hàng từ điểm giao nhận đến cửa hàng rồi điểm bán nhanh đến đâu, hay có bao nhiêu khách hàng huy động lại vốn thế chấp vẫn tiếp tục gắn bó với World Savings thay vì đổi sang một tổ chức tài chính khác, hay Michael O’Leary bán được bao nhiêu vé ngồi trong lộ trình bay mới của hãng Ryanair.

Nhiều báo cáo tài chính xuyên tạc sự thật.

Nhằm mục đích báo cáo thuế, luật pháp quy định các biên bản tài chính phải thông qua GAAP (Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung – Generally Accepted Accounting Principles). Có hàng nghìn nguyên tắc đầy ứ trong 1.200 trang của cuốn Sổ tay chính sách và quy trình GAAP, và cũng có hàng nghìn cách cắt nghĩa chúng. Bạn có thể đoán được rằng trong nỗ lực giúp các bản báo cáo tài chính được chú ý nhiều nhất có thể, các doanh nghiệp phải thường xuyên cậy nhờ sự thông thái của Polonius(39): “Nếu ngài không thể làm họ lóa mắt với tài năng của ngài, thì hãy ngăn họ lại với trò nhảm nhí của ngài”. Các kế toán viên luôn tích cực cắt nghĩa những nguyên tắc này theo hướng có lợi cho họ.

Tháng 1 năm 2012, nhờ phóng viên David Cay Johnston từ tờ New York Times, chúng ta đã khám phá ra Enron và hãng kiểm toán của họ, Arthur Andersen, đã dựng lên và sử dụng gần 900 công ty con đặt ở nước ngoài và thực hiện những giao dịch giả thông qua chúng nhằm giảm tối thiểu thuế thu nhập. Từ đó, họ đã thu được gần 400 triệu đô-la từ tiền hoàn thuế, trong khi ém nhẹm hàng tỉ đô-la nợ phải trả thông qua các công ty con không được kê khai trong bảng cân đối kế toán.

Chỉ vài tháng sau, công ty Xerox đang gặp rắc rối đã dàn xếp ổn thỏa với Ủy ban Giao dịch Chứng khoán Mỹ (SEC), vốn từng đâm đơn kiện công ty này vì cáo buộc họ gian lận sổ sách kế toán nhằm “đánh bóng và xuyên tạc” kết quả tài chính trong nhiều năm trời. Cùng khoảng thời gian này, SEC đã thông báo đến các nhân viên Xerox và hãng kiểm toán cũ của họ là KPMG, rằng họ có khả năng phải đối mặt với các cáo buộc về hành vi gian lận kế toán của mình.

Trước mùa xuân năm 2002, công ty General Electric cũng công bố đợt sa thải hàng loạt tại GE Capital, đơn vị dịch vụ tài chính của họ, do các chuyên gia phân tích như Robert Olstein từ quỹ Olstein Financial Alert Fund (Quỹ Báo động Tài chính Olstein) đã buộc tội GE tạo lợi nhuận bằng cách “tái cơ cấu tài chính”.

Trong một nỗ lực nhằm chứng tỏ khả năng gia tăng khách hàng, công ty cổ phần Adelphia Cable đã dựng lên đến 600 nghìn khách hàng ảo và lưu vào bảng cân đối kế toán. Trong khi đó, DirecTV, một công ty con của Hughes Electronics, cũng làm điều tương tự khi thừa nhận họ đã ghi nhận thêm 360 nghìn người là khách hàng thanh toán, trong khi những người này chỉ mới điền đơn đăng ký tín dụng.

Thị trường tài chính từng chao đảo khi công ty MCI WorldCom bị phanh phui rằng họ đã “quên” trừ ra gần 4 tỉ đô-la doanh thu – thay vào đó lại ghi nhận khoản này là chi phí vốn hóa – kéo theo những khoản lỗ nặng nề thay vì lợi nhuận. Cổ phần của công ty phút chốc chỉ còn đáng giá vài xu, dù có lúc từng đạt trên 60 đô-la.

Và vào mùa hè năm 2002, giới kinh doanh đã học được một mánh kiểm kê mới – “mánh khứ hồi”. Hãy thử tưởng tượng công ty của tôi và bạn cùng giao dịch 10 triệu đô-la giá trị hàng hóa trong cùng một ngày. Tuy không công ty nào được lợi từ giao dịch trên, nhưng mỗi bên có thể ghi nhận thêm 10 triệu đô-la doanh thu nhằm tự thổi phồng dòng kê doanh thu trong báo cáo P&L.

Không phải doanh nghiệp nào cũng bóp méo báo cáo tài chính của họ, nhưng khi có cơ hội, đa số sẽ tận dụng hòng tạo ra bàn đạp tốt nhất cho công ty.

Chúng tôi từng đến Louisville, Kentucky, văn phòng giám đốc tài chính của Lantech để thảo luận về báo cáo tài chính và kế toán trong khi Jean Cunningham tỏ rõ sự thất vọng và bực bội về chủ đề này. Cầm xấp giấy tờ dày cộp và huơ lên không trung, bà nói: “Này, nhìn nó đi nếu anh muốn thấy sự mâu thuẫn. Chỉ mới sáng nay thôi, tôi đang xem lại bản báo cáo rủi ro tín dụng của một công ty mà tôi xin không nêu tên. Nhưng anh có thể chọn bất cứ công ty nào anh muốn, chẳng có gì đặc biệt cả”. Dường như điều khiến bà càng lúc càng sôi máu chính là “mọi báo cáo dường như đều có những điểm mâu thuẫn giống nhau”.

Với một bản báo cáo cụ thể, Jean phàn nàn: “Đoạn này nói giá cổ phiếu của họ giảm 7,3 xu. Được rồi. Nhưng đoạn sau lại nói họ giảm 0,35 xu một cổ phiếu. Chuyện gì đây? Hai con số khác nhau trong một kỳ báo cáo ư”. Rồi bà lắc mạnh chồng giấy như để nhấn mạnh sự thất vọng của mình.

Nhưng rồi Cunningham tiếp tục nói một cách điềm tĩnh và tự trả lời thắc mắc của bà: “Đó là tình trạng chung về báo cáo tài chính của mọi công ty. Họ thêm thắt những điều đặc biệt này kia, những thứ khác lạ này nọ. Và do cách báo cáo quá sức phức tạp, nên chẳng ai hiểu nổi... Hãy quên việc đầu tư vào công ty đó đi, bạn sẽ không thể nắm được đó là công ty tốt hay xấu, có nên tiếp tục cho họ vay không hay có nên gia hạn mức tín dụng mở cho họ. Toàn một mớ biệt ngữ khó hiểu”.

Điều kinh khủng nhất chính là do cần nguồn tài nguyên cực lớn để viết ra một báo cáo tài chính chi tiết, nên rất nhiều giám đốc đã thể hiện sự sùng bái của họ đối với tài liệu này. Họ lý giải: “Hừm! Nếu chúng ta đã chi khối tiền để viết ra nó, thì nó ắt hẳn phải đúng”. Sự thật là các lãnh đạo công ty đã tìm cách ra quyết định hoạt động dựa trên nội dung báo cáo tài chính. Đáng sợ hơn nữa là các giám đốc ra quyết định hoạt động chỉ vì muốn bản báo cáo tài chính tiếp theo phải “đẹp” hơn bản trước. Bạn phải tưởng tượng mình là một Rip Van Winkle(40) thời hiện đại, chìm sâu trong giấc ngủ mà không hề hay biết sự phóng đại đã lan khắp doanh nghiệp; và trong một vài trường hợp, các vụ kiện sẽ bắt đầu từ báo cáo tài chính.

Sẽ không công ty nào thật sự đạt năng suất cao hơn bằng cách ra quyết định dựa trên dữ liệu cũ đã được nhào nặn và thao túng hòng làm đẹp lòng các chuyên gia phân tích, khiến các chuyên viên cho vay nợ hân hoan và nhượng bộ các cổ đông, đồng thời giảm tối thiểu nghĩa vụ đóng thuế, ve vuốt cái tôi và ghi thêm chiến công cho ngài CEO.

Một bí mật nhỏ đen tối.

Có những kỹ năng đơn giản mà chúng ta không bao giờ học được; vài anh chàng không bao giờ học được cách ném quả bóng chày, trong khi một số người lại không thèm học cách sử dụng chỉ nha khoa cho đến khi nha sĩ yêu cầu họ dùng rất lâu sau đó, còn những người khác lại không bao giờ biết bơi được. Thú nhận những việc trên là điều rất xấu hổ, đặc biệt sau một khoảng thời gian dài, khi chúng ta nghĩ mình đáng lẽ phải thuần thục kỹ năng đó. Cho nên, là những kẻ kiêu hãnh, chúng ta sẽ né tránh thừa nhận điều chúng ta không biết, hay giả vờ biết thay vì thừa nhận mình xem như đã thất bại.

Sự thật là hầu hết các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hay CEO không được đào tạo về tài chính kế toán, thế nên họ không đọc được báo cáo tài chính. Đa phần họ chỉ thấy hàng tràng báo cáo linh tinh. Nhưng thay vì thừa nhận mình không biết, họ lại giả vờ – vì thật xấu hổ làm sao nếu phải thú nhận họ đã leo đến hàng ngũ lãnh đạo mà không có khả năng đọc báo cáo tài chính thật sự trơn tru. Thay vào đó, họ buộc phải dựa vào sự trợ giúp của lực lượng nòng cốt đang sẵn sàng chứng tỏ họ có khả năng – tức các quản lý kinh doanh, kế toán trưởng hay giám đốc tài chính.

Jack Stack, CEO của SRC, nhận định rằng hầu hết các CEO sẽ nhận một bản sao báo cáo tài chính, nhét nó vào két an toàn, đóng sầm cửa và nói: “Được rồi, chúng ta phải đề ra cách làm mới thôi”, nhưng chẳng bao giờ cho ai biết tài liệu đó chứa những gì. Jack nói: “Từ lâu, tôi đã đi đến kết luận rằng lý do khiến các giám đốc không tiết lộ thông tin tài chính là vì đa số họ không hiểu nó”.

Từ tận đáy lòng, những người không hiểu nổi một bản báo cáo tài chính biết rằng họ không hiểu, và những ban bệ tài chính xung quanh họ cũng biết được điều đó. Thay vì khắc phục vấn đề, họ lại cùng nhau lập nên một liên minh phiền toái, trong đó những ai phụ trách kế toán sẽ kiên nhẫn giải thích mọi công thức, phương trình và tỷ lệ kỳ diệu, trong khi dàn lãnh đạo cứ gật đầu và vờ như mình biết tất cả. Các chuyên gia tài chính càng khiến mớ công thức và độc dược của họ phức tạp bao nhiêu, thì họ càng trở nên quan trọng bấy nhiêu. Trong rất nhiều doanh nghiệp, các kế toán thực chất mới là những người đứng đầu hoạt động của tổ chức, vì họ có thể bảo người nắm quyền phải làm gì và làm khi nào. Rốt cuộc, cái tôi của các kế toán viên bị thổi phồng và kẻ nắm quyền đa số lại biến thành bù nhìn, rồi chờ đợi gợi ý tiếp theo từ quản lý kinh doanh hay giám đốc tài chính.

“Một mớ hỗn độn”.

Bạn hãy nối các điểm chính lại với nhau và đoán xem hệ quả nào có khả năng sẽ xảy ra.

Nếu báo cáo tài chính do hầu hết các công ty sử dụng không nhằm mục đích báo cáo thực tế lịch sử và cũng không phải là cơ sở để ra quyết định hoạt động; hoặc giả chúng chỉ là những câu chuyện cổ tích được thêu dệt tỉ mỉ, hoặc nếu hầu hết những người cần đến chúng lại không hiểu chúng, thì chẳng có gì lạ khi đa số doanh nghiệp đều thất bại. Còn những công ty chưa thất bại thì luôn luôn chật vật. Và hiển nhiên, chỉ một vài công ty ưu tú mới có khả năng trở thành những thế lực có năng suất cực cao.

Một công ty năng suất cao sẽ không sử dụng báo cáo tài chính làm nền tảng quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp, mà họ thận trọng vận dụng một số Yếu tố chủ đạo chọn lọc để tiếp tục tiến về phía trước và không ngừng đạt năng suất cao hơn.

Những yếu tố chủ đạo làm nên năng suất.

Bất kể với quy mô nào, những công ty chúng tôi nghiên cứu đa số đều tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng và làm việc hăng say nhằm cải thiện từng công việc như thế. Họ biết rằng nếu họ thành công, thì bản thân báo cáo tài chính sẽ phản ánh thành công của họ. (Thay vì dùng từ “thước đo – metric”, cụm từ đáng buồn còn sót lại từ vốn từ cực thịnh hành thời kỳ cuồng dot-com và thường xuyên được dùng mỗi khi nhắc đến bất kỳ số liệu nào, chúng tôi sẽ cố gắng phản ánh tầm quan trọng của từng nhiệm vụ sau và sẽ gọi chúng là những Yếu tố chủ đạo).

Wiremold là một công ty thành công chuyên về dây điện và cáp điện, là một nhánh của công ty Pháp Legrand Electric S.A trị giá 3 triệu đô-la. Đây là một công ty quyết tâm giải trình báo cáo dựa trên năng suất. Wiremold đã và đang tiến hành một cách tiếp cận mới trong hơn một thập kỷ qua – cách này tổng kết lại mọi sự giản tiện nhờ chỉ đo lường các Yếu tố chủ đạo của một công ty thay vì tính toán hàng mớ số liệu phức tạp làm nên bản báo cáo tài chính. Orest Fiume, cựu giám đốc tài chính tại Wiremold, cho biết: “Năng suất là mối quan hệ giữa sản lượng đầu ra so với đầu vào. Nó không đo lường dựa trên đơn vị tiền tệ mà dựa trên sản lượng”. Và ông nhấn mạnh rằng để hệ thống kế toán trở nên phù hợp hơn, thì “điều đầu tiên bạn phải hiểu rằng là tầm quan trọng của mọi thứ sẽ biểu thị qua số lượng, chứ không phải đồng đô-la. Nếu bạn cố ép mọi người tập trung vào năng suất và cố thể hiện nó bằng tiền bạc, bạn sẽ khiến họ rất bối rối”.

Một ví dụ xuất sắc về cách vận dụng những Yếu tố chủ đạo trong lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp chính là các phương pháp do Herb và Marion Sandler sử dụng, giúp mang lại thành công cho World Savings. Toàn bộ văn hóa của công ty được xây dựng để tập trung: gia tăng tiền gửi, mở thêm nhiều gói vay thế chấp, giữ chân khách hàng và hạn chế tối đa chi phí chung lẫn chi phí hành chính. Việc chỉ tập trung vào số ít Yếu tố trên có vẻ không hấp dẫn bằng áp công ty vào đủ loại tuyên bố kinh doanh mạo hiểm và dễ thua lỗ. Vợ chồng Sandler thường xuyên nhắc nhở mọi người rằng 19/20 công ty đứng đầu trong bảng xếp hạng của S&L 15 năm trước hiện nay đã không còn tồn tại nữa. Việc tập trung vào một số ít Yếu tố chủ đạo đã đem lại lợi ích to lớn cho World Savings, nơi hơn 5 nghìn nhân viên gần như cùng chia sẻ một niềm tin mãnh liệt về việc cải thiện số liệu tài chính.

Trong khi hầu hết các công ty cổ phần đều làm những trò mờ ám khi có những lời khuyên tiến bộ cho các nhà môi giới, chủ ngân hàng, chuyên gia phân tích hay cổ đông dưới dạng chỉ dẫn, đồng thời dự đoán kết quả thị trường trong tương lai, thì Herb Sandler lại xem thường điều này. Ông nói: “Chúng tôi không đưa ra chỉ dẫn. Chúng tôi tập trung vào cách đo lường và cải thiện những khía cạnh đã giúp chúng tôi thành công và đảm bảo công bố kết quả của mình đến tất cả mọi người cùng lúc”.

Tại Nucor, những Yếu tố chủ đạo này cũng hoàn toàn không khoa trương, tức cũng giống như tại World Savings. Hằng tuần, mỗi xưởng thép lại chuẩn bị một bản báo cáo liệt kê những đơn hàng đã nhận, hàng bán còn tồn đọng, tiến độ sản xuất và giao hàng rồi gửi cho CEO Dan DiMicco để đánh giá. Mỗi nhà máy tại Tập đoàn Joist & Metals Building cũng chuẩn bị những bản báo cáo tương tự để đánh giá số lượng các báo giá đã lập, số đơn hàng đã nhận, số hàng tồn chưa giao và tình hình sản xuất, giao hàng. Mọi nhân viên tại Nucor đều hiểu rằng những chỉ số đó sẽ thúc đẩy năng suất và đòi hỏi họ phải đo lường chính xác, không ngừng cải tiến. Chỉ cần công ty giữ được chi phí thấp, họ sẽ biết rằng lợi nhuận, dòng tiền, lợi nhuận trên cổ phiếu và báo cáo tài chính vững mạnh đều là thành quả tất yếu.

Jean Cunningham, giám đốc tài chính của Lantech hỏi: “Bao nhiêu bản báo cáo tài chính bạn từng xem qua chỉ ra được các đơn hàng mới của bạn là gì? Không cái nào hết! Làm sao một công ty có thể tạo ra lợi nhuận mà không có đơn hàng mới? Không thể nào”.

Các Yếu tố chủ đạo quan trọng tại Lantech bao gồm những đơn hàng mới, những đơn hàng giao và lợi nhuận khả biến. Cunningham cho biết: “Câu thần chú của chúng tôi ở đây là: nếu không chuyển hàng, bạn sẽ không có doanh thu và không tạo ra được lợi nhuận. Mọi đơn hàng giao đều cho thấy lợi nhuận hiển nhiên và bạn không thể thấy được điều đó với phương pháp kế toán thông thường”.

SRC còn áp dụng các Yếu tố chủ đạo để thúc đẩy doanh nghiệp. Như CEO Jack Stack miêu tả, khi mọi công nhân từ các nhà máy tập trung lại vào mỗi thứ Tư nhân cuộc họp nhân viên trên tinh thần “không bàn chuyện nhảm nhí”, thì “các buổi họp sẽ bàn đến những con số quan trọng. Bạn kể các câu chuyện, biến chúng thành một con số và bước tới trước phòng, viết con số đó ra cho mọi người trong nhà máy cùng thấy. Bạn cần gì hơn thế cho một buổi họp nhân viên? Chỉ thế thôi”. SRC là công ty nơi mọi nhân viên đều được dạy cách tìm hiểu tầm quan trọng của từng Yếu tố chủ đạo được nêu ra.

Orest Fiume nhấn mạnh tầm quan trọng của việc vận dụng Yếu tố chủ đạo trong cải thiện năng suất doanh nghiệp: “Những con số mà công ty sử dụng phải thúc đẩy hành động. Ví dụ, chúng tôi không còn phải tính hay công bố tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư nữa, bởi không ai nghĩ ra phải làm gì để cải thiện nó qua công việc hằng ngày của họ được. Chỉ số đó hoàn toàn không thúc đẩy được hành động”.

Fiume tiếp tục với vài lời khuyên rất hữu ích: “Điều bạn cần là những con số có thực từ các cấp thấp hơn trong doanh nghiệp và thúc đẩy hành động từ những con người có công việc thật sự và đang làm việc thật sự”.

Điểm chung ở các Yếu tố chủ đạo tại những công ty này chính là: mỗi yếu tố đều phải dựa trên số lượng, được công bố theo thời gian thực, tức định kỳ mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Và không có công ty nào trong số các doanh nghiệp chúng tôi nghiên cứu dựa trên thông tin tháng trước hay được lý giải bởi các nhân viên kế toán chuyên ra quyết định tuyên bố kinh doanh.

Khi một công ty đã đề ra một quy trình đo lường thường xuyên những yếu tố thật sự thúc đẩy kinh doanh, tạo doanh thu và cải thiện năng suất, thì khi đó báo cáo tài chính sẽ trở thành thứ yếu. Và do chỉ là thứ yếu bởi lẽ những chỉ số đo lường khác đã được sử dụng để điều khiển doanh nghiệp, nên báo cáo tài chính chỉ giúp xác nhận lại những điều bạn đã biết. Khi điều đó xảy ra, năng suất sẽ tăng vọt.

Lời cảnh báo.

Nếu mục tiêu của công ty là tăng trưởng năng suất ngoạn mục, thì sự thật là công ty đó có thể học hỏi từ những doanh nghiệp hiệu quả nhất trên thế giới, những doanh nghiệp đã soi đường giúp chúng ta. Điều cốt yếu là bạn phải nhận ra được những Yếu tố chủ đạo then chốt, đo lường chúng thường xuyên và tìm cách cải thiện chúng liên tục. Bài học rút ra rất rõ ràng, các nguyên tắc nêu trên cũng có vẻ dễ áp dụng, nhưng bất kỳ công ty nào quyết định lãnh đạo và quản lý bằng cách vận dụng các Yếu tố chủ đạo sẽ phải nghe những lời kêu ca phản đối không biết từ đâu đến.

Đa số các công ty đều có quá nhiều người xào xáo giấy tờ và nhập giao dịch, từ đó tạo ra hàng tập báo cáo và tài liệu vô nghĩa, cũng như bị nhồi nhét hàng mớ dữ liệu vốn chỉ hữu ích khi bào chữa cho các quyết định trong quá khứ thay vì hướng đến tương lai. Những thứ rác rưởi không ai hiểu nổi này chỉ làm nguôi ngoai những kẻ thích xào nấu dữ liệu mà tầm quan trọng của họ sẽ giảm đi khi mọi thứ thay đổi. Việc họ phản đối là điều tiên liệu được.

Orest Fiume còn rung thêm một hồi chuông cảnh báo nữa: “Tôi nghĩ những ai trong ngành kế toán nên có khả năng trình bày thông tin rõ hơn cho người ngoài ngành. Nếu không làm được điều này, thì chẳng khác nào họ cũng vô dụng”.

Kế toán viên và các thạc sĩ quản trị kinh doanh được đào tạo để phân tích từng đồng từng cắc, do đó các báo cáo tài chính thường được thể hiện dưới đơn vị tiền tệ (đô-la). Fiume cho rằng năng suất hoàn toàn không giống như thế. Theo ông, những đồng đô-la trên báo cáo tài chính là tích của tổng số sản phẩm được bán ra nhân với số lần bán ra. Fiume nói: “Chi phí thật sự không phải là từng đồng đô-la, mà là khối lượng sắt thép chúng ta tiêu thụ nhân với đơn giá của thép. Và chi phí lao động là số giờ họ làm việc nhân với số tiền họ được trả trong một giờ”. Do kế toán viên được đào tạo để xuất và đọc báo cáo tài chính gồm toàn những đồng đô-la, nên Fiume cho rằng các kế toán viên phải chịu trách nhiệm: “Họ thường trở thành rào cản cơ bản trong việc nâng năng suất”.

Một khi những công ty có năng suất cao đã chọn áp dụng một loạt Yếu tố chủ đạo để phát triển, thì hiển nhiên bước tiếp theo là đưa từng quy trình đo lường vào một hệ thống được cải tiến và tinh lọc không ngừng. Đó chính là điều chúng ta hướng đến trong chương tới.