PHẦN IV. BẢY ĐIỀU BẠN CÓ THỂ LÀM VỚI TƯ CÁCH MỘT TỔ CHỨC

1.Giảm bớt các bước phê duyệt

Ngay khi ai đó cần xin sự phê chuẩn của người khác, các cấp bậc được hình thành. Không có công ty nào tồn tại mà không có hệ thống thứ bậc, không có những chi phiếu và bảng cân đối tài chính, không có người quản lý và người chịu sự quản lý.

Nhưng bạn càng tạo ra nhiều cấp bậc, công ty bạn sẽ càng chia rẽ về hai phe – họ và chúng ta, bên trong và bên ngoài, người được yêu mến và người không được yêu mến.

Hãy lược bớt các bước phê duyệt, càng gọn càng tốt.

Hãy bắt đầu với những thủ tục rườm rà trước, kiểu như phải xin phê duyệt để dùng công quỹ như biên lai chi phí đi lại, báo cáo phụ phí, giấy ủy quyền làm ngoài giờ và những thứ tương tự.

Mỗi lần phải xin phê duyệt cho những thứ như vậy, hình ảnh về bản thân của mỗi người lại bị tổn thương. Trong suy nghĩ của họ, người phê duyệt có quyền uy và đáng tin hơn người xin phê duyệt.

Điều này thực sự là không công bằng.

Một người có nhiều quyền hành hơn không có nghĩa là anh ta có tinh thần trách nhiệm cao hơn. Nhiều khi còn ngược lại: khi càng có nhiều quyền hành trong tay, họ càng cư xử thiếu trách nhiệm hơn.

(“Quyền lực gây ra sự thối nát, quyền lực tuyệt đối thì tuyệt đối thối nát”)

Chính các thủ tục khiến cho mối quan hệ giữa mọi người giống như giữa kẻ làm thuê với ông chủ, vô tình duy trì vĩnh viễn ý niệm hoang đường về kẻ làm thuê và ông chủ.

Trên thực tế, chẳng ai là ông chủ hay kẻ làm thuê cả (trừ khi có người sở hữu công ty). Tất cả mọi người mới làm nên một công ty.

Bằng khả năng của mình, bạn nên làm mọi cách để đảm bảo rằng tất cả mọi người, từ quản lý đến lễ tân – đều cảm nhận được họ không phải kẻ làm thuê cho công ty mà chính là những người tạo thành công ty, là chủ nhân của công ty.

Yêu cầu họ xin phê duyệt chi tiêu để trừ vào chính tiền của họ chẳng những không tạo ra mà còn tiêu diệt cảm giác đó nữa.

Điều tôi vừa nói không phải là một kế hoạch ngây ngô nhằm phá hoại công ty của bạn. Nó chính là cách khả thi nhất để điều hành một doanh nghiệp. Tôi đã từng kiểm chứng hiệu quả của phương pháp này. Tôi luôn tin tưởng rằng: cách tốt nhất để khiến mọi người trở nên đáng tin là tin tưởng họ. Thành công của tôi trong vai trò của nhà khơi nguồn sáng tạo trong suốt 15 năm chính là nhờ vài phần của niềm tin này.

Trong suốt thời gian đó tôi không bao giờ kiểm tra báo cáo chi tiêu.

Tôi nói với những người làm việc cùng tôi rằng thủ tục xin phê duyệt khiến tôi khó chịu, bởi nó làm tổn thương sự trung thực của mọi người. Tôi nói với họ rằng tôi tin tưởng họ sẽ không bao giờ gian lận và tôi ký những báo cáo chi tiêu mà chẳng cần đọc qua.

Không thể tránh khỏi một vài người lợi dụng tôi. Nhưng những hao hụt về tiền bạc đó chẳng đáng là bao so với những gì họ thu được về hình ảnh bản thân và thành tích làm việc sau đó.

2. Biến mọi người thành người làm chủ

Cách chắc chắn nhất để khiến những người làm việc cùng bạn nghĩ rằng họ làm chủ công ty, đó là biến công ty thành của họ.

Nói cho cùng, hầu hết những ông chủ thực sự không trực tiếp điều hành công ty. Bởi vậy, hãy tìm cách để những người đã làm việc trên tám tháng trở thành ông chủ. Bằng cách làm đó, bạn sẽ giúp công ty mình phát triển đúng hướng.

Tôi đảm bảo bạn làm được việc này. Hàng trăm công ty đã thành công rồi. Không có lý do gì bạn không làm được.

3. Trao cho họ thứ họ cần

Không ai tự nhiên nảy sinh ý tưởng sáng tạo. Quá trình sáng tạo giống như cách người đầu bếp tạo ra thực đơn cho một món mới – lấy một vài nguyên liệu đã biết và kết hợp chúng theo một cách mới.

Càng có nhiều nguyên liệu, họ càng có nhiều cơ hội sáng tạo đặc biệt.

Những người làm việc cùng bạn đã dành cả đời để tích lũy những nguyên liệu họ cần – một nền tảng kiến thức sâu rộng về cuộc sống, con người và các sự kiện.

Bạn cần bổ sung thêm cho họ những nguyên liệu khác – những kiến thức đặc biệt về sản phẩm, khách hàng và sự cạnh tranh.

Cho họ mọi thứ bạn có. Và tìm kiếm bất cứ thứ gì họ cần.

Lại nhắc lại chuyện khi tôi còn là người khơi nguồn sáng tạo, tôi đã nhất định yêu cầu: tất cả những người viết quảng cáo và Giám đốc Mỹ thuật trong Phòng sáng tạo phải được mời đến tất cả các buổi họp liên quan đến nhiệm vụ mà họ đang làm. Một hãng quảng cáo có rất nhiều cuộc họp nên họ chỉ có thể tham dự những cuộc họp liên quan đến hoạt động sáng tạo. Tuy nhiên, hoạt động này đã cho mọi người thông điệp rằng thông tin chính là nguyên liệu của ý tưởng.

4. Duy trì quy mô nhỏ

Tôi phát hiện ra rằng, khi một công ty có chừng 25 hay 30 nhân viên, hầu hết mọi người đều quan tâm và giúp đỡ lẫn nhau. Khi quy mô công ty phát triển hơn, mọi người thường có xu hướng chia rẽ và lạ lẫm với nhau.

Người sáng lập hãng quảng cáo St. Lukes “ăn đứt mọi hãng khác” – Andy Law đồng tình với quan điểm này: “Chúng tôi đã nghiệm ra rằng 35 người là con số lớn nhất để không bị rơi vào tình trạng không có sự quan tâm đều đặn lẫn nhau giữa các nhân viên trong công ty.”

Nhiệm vụ của một người khơi nguồn sáng tạo là duy trì mối quan tâm lẫn nhau của mọi người, đưa họ lại gần nhau, nuôi dưỡng tình cảm thân thiết – những nguồn năng lượng thiết yếu cho sự lớn mạnh của công ty bạn.

Một trong những cách bạn có thể làm là thiết lập công ty không quá lớn và nhiều người lạ, tiến tới xây dựng mô hình một công ty lớn gồm nhiều công ty nhỏ.

Dĩ nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc trao quyền lực và trách nhiệm cho ngày càng nhiều người.

Thực hiện thành công điều đó, bạn sẽ càng giúp họ nâng cao hình ảnh bản thân.

5. Tiết lộ mọi điều về công ty

Nếu bạn trông chờ những người làm cùng mình luôn tràn đầy ý tưởng thì họ phải (a) biết đặt ra và giải quyết các vấn đề để hiện thực hóa ý tưởng, hoặc biết chớp lấy những cơ hội để phác thảo các ý tưởng đó; và (b) có đủ kiến thức cần thiết để giải quyết những vấn đề đó, hoặc để chớp lấy các cơ hội đó.

Bởi vậy, đừng giữ bí mật điều gì với họ. Không có điều gì chỉ dành cho người lãnh đạo cả.

Hãy mở rộng trang sách trước mắt họ. Cập nhật thường xuyên về các cuộc đàm phán và sự sáp nhập có thể xảy ra. Nói lại cho họ biết mọi lời phàn nàn của khách hàng.

Hãy tóm tắt mọi tình hình vào sáng thứ Ba hàng tuần trên bản tin của công ty. Trả lời đầy đủ và trung thực mọi thắc mắc của họ.

Cho họ biết mọi điều. Xét cho cùng, họ chính là công ty. Họ có quyền được biết.

6. Tránh xa các nguyên tắc

Những bước tiến trong khoa học và nghệ thuật hay nói rộng ra là trong mọi lĩnh vực được tạo ra do việc phá vỡ các nguyên tắc, các quy ước và thiết lập những cách thức tư duy mới trong suy nghĩ và hành động. Van Gogh và Picasso, Eero Saarinen và Charles Earnes, Frank Lloyd Wright và Antoni Gaudi, Beethoven và Stravinsky, Pasteur và Freud, Dick Fosbury và Pete Gogolak, Gerard Manley Hopkins và E. E. Cummings, Kepler và Einstein – danh sách những nhà cách tân này có thể viết thành cả một cuốn sách.

Những nhà sáng tạo này đều hiểu rõ: một trong những cách tốt nhất để có được ý tưởng là phá vỡ các nguyên tắc. Điều đó lý giải vì sao họ ghét những luật lệ và ra sức chống lại chúng.

Bởi vậy, bạn hãy đặt ra càng ít luật lệ càng tốt.

Hãy để họ ăn mặc theo cách họ thích, làm việc theo giờ giấc họ muốn và trang trí văn phòng theo phong cách riêng. Nếu họ muốn làm việc ở biển trong một tuần hoặc chơi ném đĩa trong bãi đỗ xe vào mỗi buổi chiều, hãy cứ để họ làm.

Chỉ cần họ không làm hại đến ai, không ngăn cản hoặc xúc phạm đến ai thì chẳng có gì phải lo lắng cả.

Thêm nữa, dù bạn là ai, bạn cũng không có quyền đặt ra luật lệ cho họ?

Công ty không phải là của riêng bạn. Nó là của bạn và của họ. Tất cả các bạn chính là công ty.

Vậy thì hãy cùng nhau tạo ra những luật lệ thật sự cần thiết thôi.

Làm theo điều đó, bạn sẽ cần đến ít luật lệ hơn bạn nghĩ nhiều.

7. Đầu tư cho giáo dục

Time Warner, General Electric, hãng thực phẩm Chick-Fil-A, hãng thực phẩm Johnsonville, Foote, Cone & Belding, Burger King, Cumberland Farms, mỹ phẩm Mary Kay – đó chỉ là một vài trong rất nhiều công ty lớn nhỏ đầu tư cho nhân viên đi học – dù khóa học có liên quan đến công việc hay không.

Hãy học hỏi điều đó ở họ.

Với chính sách như thế, những người làm việc cùng bạn sẽ tích lũy thêm được nhiều tài sản cho kho ý tưởng của mình.

Hơn nữa, một chính sách như vậy sẽ gửi đến họ thông điệp rằng bạn thực sự quan tâm đến họ, không chỉ để họ làm việc tốt hơn, mà còn giúp con người họ thêm phong phú.