11 CÁC TÀI NĂNG HUẤN LUYỆN

TRƯỚC KHI HUẤN LUYỆN…

Để huấn luyện một cách hiệu quả, bạn không chỉ cần một mô hình huấn luyện, mà còn cần một tập hợp những tài năng khác. Chúng là::

- Xây dựng lòng tin và xây dựng quan hệ

- Lắng nghe

- Đặt câu hỏi

- Phản hồi

- Im lặng

- Ghi nhận/ Khen ngợi

Xây dựng lòng tin và xây dựng quan hệ

Trước khi cố gắng huấn luyện nhân viên, bạn cần phải xây dựng được một sự tin cậy và thoải mái đến mức độ nào đó giữa bạn và người đó. Nếu không, buổi nói chuyện sẽ mang tính giả tạo và hời hợt.

Bạn cũng gặp phải một trở ngại khác cần vượt qua: nhân viên cấp dưới thường không hào hứng với ý tưởng ngồi lại và thảo luận với sếp của mình. Điều đó làm họ nhớ đến những buổi họp đánh giá kết quả làm việc vốn luôn luôn căng thẳng.

Vậy làm thế nào bạn đạt đủ tiêu chuẩn để nhân viên của bạn sẵn sàng để bạn huấn luyện? Đó là một quá trình tuần tự từng bước một.

Trước hết, bạn cần phải xây dựng được lòng tin và một mối quan hệ hòa hợp với họ. Một mối quan hệ tin cậy lẫn nhau là khởi đầu cho một mối quan hệ huấn luyện tốt đẹp. Đó là chủ đề thảo luận của chúng ta trong chương 8: “Lãnh đạo là một mối quan hệ”.

Lắng nghe

Lắng nghe là một nghệ thuật bị thất truyền [1] . Đôi khi, trong quá trình học tập và phát triển, chúng ta dường như quên mất cách lắng nghe. Đây là một hiện tượng toàn cầu. Thường thì khi chúng ta “nghe” ai đó nói, vô số suy nghĩ đang diễn ra trong tâm trí của chúng ta. Chúng ta cảm thấy rốt ruột và môi chúng ta luôn mấp máy muốn nói. Ngay khi đối phương ngừng nói, những lời phản biện của chúng ta bật ra nhanh như chớp.

Đó không phải là lắng nghe. Đó cũng không phải là một cuộc thảo luận. Đó giống như một trận đấu tennis giữa hai đối thủ lớn của nhau, cố gắng đánh bóng vào nhau.

Hàng ngàn năm trước, người Trung Quốc phát hiện ra bí mật của việc lắng nghe thật sự. Hãy xem những đặc điểm của từ “Lắng nghe” theo cách viết của người Trung Quốc

Biểu đồ 11.1: Lắng nghe

Để là một người biết lắng nghe, trước hết bạn phải nhận thức được rằng đây là thời khắc quan trọng nhất. Nhân vật quan trọng nhất chính là người đang ngồi trước mặt bạn. Có thể nói rằng lúc này, anh ấy là vua. Chúng ta sẽ dành toàn bộ sự quan tâm của mình cho anh ta bằng cách ngưng tất cả những suy nghĩ và đối thoại bên trong lại. Bằng cách lắng nghe bằng cả đôi tai, cặp mắt và trái tim, chúng ta sẽ thấy rõ được ý nghĩa thực sự của những điều họ đang nói.

Đặt câu hỏi

Hãy nhớ rằng khi huấn luyện, bạn không đóng vai một chuyên gia. Là một chuyên gia, bạn sẽ nói cho người ta nghe. Nếu bạn nói, tác động của việc đó lên người được huấn luyện là gì? Nếu bạn nói có nghĩa bạn đang nắm giữ chìa khóa để giải quyết vấn đề, và bạn biết nhiều hơn người được huấn luyện. Và bạn đột ngột làm đảo lộn mối quan hệ cởi mở và tôn trọng lẫn nhau mà bạn đã cố công xây dựng. Việc tự do trao đổi ý tưởng đột ngột bị ngưng lại. Có phải bạn muốn huấn luyện theo kiểu đó không?

“Nhà quản lý quá khứ biết cách nói.

Nhà quản lý trong tương lai biết cách hỏi.”

— Peter Drucker —

Bằng cách đặt câu hỏi, bạn kêu gọi người kia khám phá những khả năng xử lý những thách thức mà họ đang đối mặt. Bằng việc thể hiện sự đồng cảm và sự kiên nhẫn, môi trường nói chuyện của bạn sẽ trở thành một thiên đường an toàn để tự do phát triển ý tưởng. Đó là lúc mà những người được huấn luyện bắt đầu suy ngẫm về những giải pháp mà trước đây anh ta đã dứt khoát loại bỏ. Chẳng lẽ chúng ta chưa từng trải qua những khoảnh khắc mà chúng ta hoàn toàn thư thái và thoải mái, rồi đột nhiên một ý tưởng bất ngờ xuất hiện trong tâm trí chúng ta? Những ý tưởng đó có thể là những giải pháp mà chúng ta đang tìm kiếm.

Hãy hỏi nhân viên những câu hỏi mở, chứ không phải là những câu hỏi đóng, chỉ có một đáp án đúng. Các câu hỏi mở là những câu hỏi có thể phát triển thêm và có thể dẫn đến những khả năng vô tận. Hãy bắt đầu bằng những từ: Điều gì (what), tại sao (why), bao giờ (when), làm thế nào (how), ở đâu (where) và ai (who). Chẳng hạn như: Bạn muốn đạt được điều gì ? Tại sao bạn lại quan tâm đến việc đó? Bao giờ chúng ta sẽ đến đích? Làm sao chúng ta vượt qua được chuyện này? Nút thắt nằm ở đâu ? Chúng ta có thể làm việc với ai ?

Những câu hỏi đóng hạn chế đáp án. Chúng hạn chế câu trả lời, biến chúng thành lựa chọn dưới dạng “hoặc thế này – hoặc thế kia” (either – or): có hoặc không, đúng hoặc sai, 1 hoặc 2. Khi bạn hỏi những câu hỏi như vậy, bạn sẽ hướng cuộc đối thoại theo một hướng bị hạn chế. Ví dụ về câu hỏi đóng là: Bạn thích giải pháp 1 hay giải pháp 2? Điều này đúng hay sai? Bạn có đồng ý với đề xuất của tôi hay không?

Phản hồi

Trong quá trình thảo luận huấn luyện, thỉnh thoảng, bạn cần phải đưa ra những phản hồi. Bạn không thể chỉ đưa ra vô số câu hỏi. Nếu không, buổi nói chuyện sẽ trở nên giống một buổi điều tra.

Bạn cũng cần phải đưa ra phản hồi vì một lý do khác: khi người được huấn luyện bị kẹt. Anh ta không biết chuyện gì đang cản trở anh ta. Bạn biết điều đó. Và bạn cần phải giúp anh ta thoát ra bằng cách nói một điều gì đó trực tiếp và đầy sức thuyết phục với anh ta nhưng vẫn tiếp tục tôn trọng anh ta.

Ví dụ, bạn có thể nói: “Tôi thấy anh vẫn hơi do dự khi hành động. Anh đang lo lắng điều gì vậy?” Tôi sẽ nói thêm về viêc phản hồi trong chương 12.

Im lặng

Khi hai người bạn cũ gặp nhau uống trà và nói chuyện, cuộc nói chuyện của họ thường bị ngắt quãng bởi những đợt im lặng. Và mỗi lúc im lặng như vậy, cả hai người vẫn cảm thấy thư thái và thoải mái. Khi họ nói chuyện trở lại, những ý tưởng mới và quan điểm mới xuất hiện, khiến cho buổi nói chuyện của họ trở nên hay hơn, đạt một tầm cao mới.

Trong buổi nói chuyện huấn luyện hay bất kỳ một buổi nói chuyện nào, chúng ta cần phải lưu ý rằng thỉnh thoảng chúng ta cần một khoảng lặng. Mọi người trong thời đại hiện đại của chúng ta rất sợ điều này và trở nên hồi hộp. Họ sẽ nhanh chóng nói gì đó để phá vỡ sự im lặng. Ở xã hội phương Đông như Nhật Bản, Hàn Quốc và Trung Quốc, họ thấy thoải mái hơn với sự im lặng, so với người phương Tây.

Trong tiếng Nhật, từ ma có nghĩa là một sự ngắt quãng hay tạm dừng. Trong nghệ thuật lắng nghe hiệu quả, chúng ta cũng nên sử dụng ma . Đó là lúc chúng ta có thể tập trung quan sát những tín hiệu phi ngôn ngữ mà người khác phát ra. Anh ta đang cảm thấy thoải mái hay căng thẳng? Giọng điệu của anh ta cho ta thấy điều gì? Từ ngữ thể hiện nội dung hội thoại, nhưng những nội dung cảm xúc, điều thậm chí còn quan trọng hơn, thì sao?

Bạn có thể dừng lại khi bạn đang đối thoại với người khác. Hãy cố gắng tỏ ra bình tĩnh, dựa lưng về phía sau và tỏ ra thư giãn. Hãy tạo không gian để suy nghĩ và hình thành quan điểm. Bạn hãy làm điều này một cách khéo léo, sự im lặng lúc này thực sự là vàng.

Ghi nhận/ Khen ngợi

Những người làm việc với chúng ta đều muốn được ghi nhận mỗi khi họ làm được việc gì đó tốt hoặc với tất cả khả năng của mình. Điều này khích lệ tinh thần và khuyến khích họ thực hiện những bước tiếp theo. Trong công việc, khi đồng nghiệp của chúng ta đạt được những cột mốc nhất định trong quá trình thực hiện một dự án quan trọng, chúng ta nên phá lệ và tổ chức những bữa liên hoan nho nhỏ. Trong quá trình huấn luyện, mọi chuyện cũng tương tự như vậy. Người được bạn huấn luyện vừa mới làm được một điều gì đó quan trọng và có ý nghĩa. Khi cô ấy nói với bạn về điều đó, hãy chúc mừng cô ấy và cho cô ấy thấy bạn rất vui vì chuyện đó. Bạn nên làm điều này một cách chân thành. Điều đó rất quan trọng với cô ấy.

THUỘC TÍNH/ PHẨM CHẤT CỦA MỘT HUẤN LUYỆN VIÊN GIỎI

Một huấn luyện viên giỏi có nhiều phẩm chất giống một nhà quản lý giỏi. Một số phẩm chất chủ đạo là:

- Tự biết mình

- Tự tin

- Dễ gần

- Kiên nhẫn

- Rộng lượng; tin vào tiềm năng của người khác

- Chân thực

- Cởi mở và biết tiếp thu ý kiến người khác

- Luôn luôn học tập và tiến bộ

- Một tấm gương tốt

CÂN BẰNG VAI TRÒ NHÀ QUẢN LÝ VÀ HUẤN LUYỆN VIÊN CỦA BẠN

Hãy lưu ý rằng bạn cần phải phân biệt giữa hai vai trò mà bạn đang thể hiện: nhà quản lý và huấn luyện viên. Nếu bạn không biết giới hạn giữa hai vai trò đó, bạn sẽ bị mâu thuẫn. Và nhân viên của bạn cũng sẽ bị mâu thuẫn.

Đề xuất của tôi là bạn cần phải hình dung mình đang đội hai cái mũ khác nhau. Hầu hết thời gian, bạn đội cái mũ của một nhà quản lý. Khi muốn dấn thân vào một cuộc đối thoại huấn luyện, bạn cần phải biết rõ rằng mình đang thay đổi chiếc mũ mình đội. Thậm chí bạn có thể nên nói điều này với người đối thoại với bạn: “Bây giờ chúng ta sẽ xem xét tình huống theo một cuộc nói chuyện huấn luyện nhé?”.

Khi bắt đầu huấn luyện, ranh giới giữa hai vai trò này sẽ ngăn bạn không bị lẫn lộn giữa các vai trò mà bạn đang thực hiện. Là một nhà quản lý, sẽ có lúc bạn chịu áp lực và cần phải hành động gấp. Khi đó, bạn không có thời gian để huấn luyện. Bạn sẽ phải làm việc mà nhà quản lý cần làm.

Thời gian trôi qua, khi bạn ngày càng thành thạo cả vai trò nhà quản lý và vai trò huấn luyện viên, bạn sẽ tự động có được một sự cân bằng tự nhiên giữa việc quản lý và việc huấn luyện. Ranh giới này trở nên mờ nhạt và bạn có thể thực hiện cả hai việc một cách suôn sẻ.

HỌC CÁCH HUẤN LUYỆN

Học cách huấn luyện là một quá trình lâu dài. Bạn không thể học được việc đó một sớm một chiều. Bạn hãy kiên nhẫn với chính mình và làm từng bước một. Bạn nên nhớ kỹ những điểm sau:

Khi bạn bắt đầu huấn luyện, hãy chọn một người muốn được huấn luyện. Có lẽ bạn nên phối hợp với một nhà quản lý ngang cấp để thực hiện huấn luyện ngang cấp. Còn nếu bạn bắt đầu bằng việc huấn luyện một nhân viên cấp dưới, hãy chọn ra một người có khả năng tiếp thu và sẵn sàng để được bạn huấn luyện.

Hãy chọn một môi trường thoải mái để thực hiện việc huấn luyện. Bạn hãy cố gắng tổ chức buổi huấn luyện một cách không chính thức, không trịnh trọng. Có lẽ bạn nên huấn luyện trong lúc uống trà. Nếu cần phải huấn luyện ngay tại văn phòng, bạn không nên ngồi ngay sau bàn làm việc của mình. Đó vốn là cách tương tác truyền thống giữa sếp và nhân viên, và thường tạo ra sự không thoải mái. Hãy ngồi đối diện với người được huấn luyện và không có gì ngăn cách giữa hai người.

Hãy thảo luận ngắn gọn thôi. Buổi nói chuyện đầu tiên không nên kéo dài quá 20 phút.

Bạn không cần phải hoàn thành cả quy trình GROW trong một buổi. Bạn có thể hoàn thành nó trong vài buổi nói chuyện.

Bạn cũng chẳng nhất thiết phải sử dụng mô hình GROW. Đôi khi, bằng cách biết lắng nghe và đặt ra những câu hỏi hay trong cuộc họp, bạn có thể giúp một ai đó tiến bộ. Việc huấn luyện diễn ra tốt nhất là khi người được huấn luyện thậm chí còn không nhận ra là mình đang được huấn luyện.

Không phải ai bạn cũng có thể huấn luyện được. Một vài người tin rằng như vậy là lãng phí thời gian và thích ai đó nói thẳng cho họ biết họ phải làm việc gì. Hãy nhận biết những người này, và đừng cố gắng huấn luyện họ. Bạn có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn cho những việc khác.

- Những tài năng cần có để huấn luyện là: (a) Xây dựng quan hệ và lòng tin, (b) Lắng nghe, (c) Đặt câu hỏi, (d) Phản hồi, (e) Im lặng và (f) Ghi nhận/ Khen ngợi. Bạn hãy thực hành sử dụng chúng trong công việc.

- Bạn cần phải cân bằng giữa việc là một nhà quản lý và một huấn luyện viên.

Câu hỏi 1: Giờ đây bạn đã biết về mô hình GROW và những tài năng cần có để huấn luyện người khác. Đã đến lúc chúng ta quan sát một buổi nói chuyện huấn luyện. Bạn hãy mở phụ lục 1 ra.

Câu hỏi 2: Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu huấn luyện đến mức nào? Bước đầu tiên bạn sẽ làm là gì?

* * *

[1] . Nichols, M. Sự thất truyền nghệ thuật lắng nghe: Làm thế nào mà việc học cách lắng nghe lại có thể cải thiện các mối quan hệ (The Lost Art of Listening: How Learning to Listen Can Improve Relationships .) (New York, The Guilford Press, 1995)