13 YÊU CẦU PHẢN HỒI

TẠI SAO CÁC NHÀ QUẢN LÝ CẦN PHẢN HỒI?

Các nhà quản lý đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng cho các nhân viên cấp dưới sẽ tạo ra giá trị tăng thêm rất lớn cho tổ chức. Tương tự, họ cũng được hưởng lợi rất lớn nếu họ yêu cầu và nhận được phản hồi về mình. Một số lợi ích cơ bản là:

- Các nhà quản lý cần phải làm được những điều mình nói. Vì nhận thức được rằng đưa ra những ý kiến phản hồi cho nhân viên là một phần tối quan trọng trong các trách nhiệm mà họ đảm nhận, họ cũng cần phải thể hiện tấm gương luôn sẵn sàng nhận phản hồi từ người khác.

- Phản hồi sẽ giúp các nhà quản lý phát hiện quan điểm của người khác về cách hành xử của mình. Chúng sẽ giúp họ hiểu thêm về những vấn đề mà họ không nhìn thấy. Chúng cũng là món quà mà những người khác tặng cho nhà quản lý.

- Các nhà quản lý cũng có sếp của mình. Và các sếp, cuối mỗi năm, sẽ phải thực hiện việc đánh giá kết quả làm việc hàng năm bắt buộc. Bằng cách yêu cầu ý kiến phản hồi thường xuyên từ những người khác, bao gồm cả sếp, họ sẽ khiến cho việc đánh giá kết quả năm với sếp đỡ căng thẳng hơn.

- Nếu xây dựng được thói quen luôn luôn cởi mở tiếp nhận phản hồi và dùng chúng làm đòn bẩy để cải thiện bản thân, các nhà quản lý sẽ tạo ra được văn hóa học tập. Đó là một dấu hiệu tốt cho tương lai của doanh nghiệp.

YÊU CẦU VÀ CÓ THỂ BẠN SẼ KHÔNG NHẬN ĐƯỢC PHẢN HỒI

Mặc dù đưa ra ý kiến phản hồi đã là một việc với đầy rẫy thách thức, việc yêu cầu được phản hồi thậm chí còn khó khăn hơn nhiều. Sau đây là một số vấn đề chung bạn có thể gặp phải khi yêu cầu phản hồi:

- Bản thân các nhà quản lý cảm thấy không thoải mái khi yêu cầu phản hồi. Nhiều người sợ rằng mình sẽ bị tổn thương. Một khi đã trở thành sếp, có một hình ảnh mà chúng ta cần phải duy trì: hình ảnh của một người có năng lực và tự tin. Nếu chúng ta yêu cầu phản hồi và rồi những phản hồi đó hóa ra lại là những chỉ trích về chúng ta hay về kết quả làm việc của chúng ta, chúng ta sẽ mất thể diện hoặc cảm thấy xấu hổ.

- Các nhân viên cấp dưới thường rất sợ phải chỉ trích các sếp của mình. Theo văn hóa phương Tây, mọi người có vẻ sẵn lòng cung cấp thông tin nếu sếp họ yêu cầu. Tuy nhiên, nếu không được yêu cầu thì họ sẽ che dấu những điều họ muốn nói. Cần phải có một tâm hồn thật dũng cảm, thậm chí có lẽ là điên rồ, mới có thể nói một cách cởi mở điều một người nghĩ về sếp của mình. Nhìn chung, ở châu Á, rất ít người cho bạn phản hồi thật sự và chân thực. Nó có thể tương đương với việc tự hủy hoại sự nghiệp của mình ( hara-kiri – hoặc self – destruction )

YÊU CẦU GÓP Ý TRƯỚC (FEEDFORWARD) [1] THAY VÌ YÊU CẦU PHẢN HỒI

Hãy xem tình huống sau đây liên quan đến một nhà quản lý có tên là Sarah muốn biết phản hồi từ nhân viên cấp dưới. Cô mới nhận vị trí này và cả nhóm không biết nhiều về cô. Cô vừa tập thử một đoạn thuyết trình trước cả nhóm. Đây là một bước chuẩn bị cho một cuộc họp quản trị cấp cao sẽ diễn ra tuần sau.

Giai thoại quản lý

Sau khi hoàn thành bài thuyết trình dài 20 phút với một loạt các bản Powepoint, Sarah nói: “Xin hãy cho tôi biết nhận xét của các bạn. Có chỗ nào tôi làm chưa tốt và cần phải cải thiện trước tuần tới?”

Yêu cầu của cô được đáp lại bằng một sự im lặng. Không ai nói gì trong suốt 3 phút dường như dài vô tận. Cuối cùng, một người, Arun, đã lên tiếng: “Tôi nghĩ là nó khá nhiều thông tin. Nó thực sự đã mang lại bức tranh hoàn thiện về những điều mà cả nhóm chúng ta đang làm.”

Sarah cảm ơn Arun và hỏi xem có ai muốn bổ sung thêm ý kiến gì không? Tất cả đều trả lời là không. Khi đó, cô kết thúc cuộc họp.

Tối hôm đó, Sarah gọi điện cho một người bạn của mình để hỏi lời khuyên. Người bạn này là một nhà quản lý cấp cao có kinh nghiệm ở một công ty khác. Cô ấy nổi tiếng là người có thể lôi kéo nhân viên cùng tham gia vào mọi công việc một cách hết sức hiệu quả. Những người làm việc với cô ấy đều tin tưởng và tôn trọng cô ấy.

Đây là điều mà người bạn gợi ý: “Sarah, trước khi mọi người có phản hồi gì cho cậu, họ cần phải cảm thấy thoải mái với cậu đã. Và, nếu cậu là sếp, cậu cần phải khéo léo hơn nhiều. Cậu vừa mới vào làm ở công ty chưa đầy một tháng. Vì thế, họ chẳng biết gì về cậu cả.

Thay vì yêu cầu họ phản hồi, tớ nghĩ cách tốt hơn và hiệu quả hơn nhiều là cậu yêu cầu họ góp ý cho tương lai. Phản hồi tập trung vào quá khứ và tìm kiếm những thông tin về những việc cậu đã làm không tốt. Do đó, hãy đặt mình vào vị trí nhân viên cấp dưới của cậu mà xem. Liệu họ có cảm thấy thoải mái khi chỉ ra những thiếu sót trong bài thuyết trình của cậu?”

Sarah tập trung lắng nghe. Sau đó, cô nói: “Tớ hiểu ý của cậu rồi. Giờ đây tớ đã hiểu tại sao họ không nói gì nhiều. Nhưng tớ vẫn muốn biết mình cần phải cải thiện những điểm nào. Tốt hơn hết là chúng tớ phát hiện ngay bây giờ thay vì phạm sai lầm khi thuyết trình trước các sếp.”

“Đúng vậy, Sarah ạ”, người bạn trả lời. “Nhưng yêu cầu phản hồi không phải là cách hay đâu. Cậu hãy giảm bớt tính cá nhân bằng cách yêu cầu họ đóng góp ý kiến cho tương lai. Trong khi phản hồi tập trung vào quá khứ, thì những ý kiến đóng góp cho tương lai, như chính cái tên gọi của nó, nói về tương lai. Cậu nên nói với họ:“Các anh chị biết rồi đấy, chúng ta sẽ thực hiện bài thuyết trình này trước các nhà quản lý cấp cao trong tuần tới. Chúng ta phải cải tiến bài thuyết trình như thế nào để đảm bảo các sếp sẽ phê duyệt dự án của chúng ta nhỉ?”

Ngày hôm sau, Sarah mời cả nhóm vào nói chuyện tiếp. Khi đó, cô yêu cầu mọi người đóng góp ý kiến cho thành công tương lai. Và đúng thật là nhân viên của cô ấy sẵn sàng phát biểu hơn. Cô chắc chắn là rất hài lòng với những thông tin quý báu mà họ cung cấp. Giờ đây, cô cảm thấy như nhân viên của cô rất đồng lòng với cô trong bài thuyết trình sắp tới.

TẠI SAO MỌI NGƯỜI SẼ TRẢ LỜI YÊU CẦU ĐÓNG GÓP Ý KIẾN CHO THÀNH CÔNG TƯƠNG LAI? [2]

Tôi hết sức biết ơn ông Marshall Goldsmith, người đầu tiên dạy cho tôi biết khái niệm này. Hầu hết mọi người – nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp ngang cấp hay các sếp – đều không thấy thoải mái với việc đưa ra ý kiến phản hồi. Chúng ta đã thảo luận rất nhiều về điều này trong chương trước. Vậy tại sao lại phải cố gắng làm cho bằng được việc đó? Nó chẳng khác gì dã tràng xe cát.

Bạn hãy tự giúp mình bằng cách làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn với họ. Đừng yêu cầu họ nói với bạn là bạn đã làm việc gì kém cỏi. Đó là quá khứ rồi. Thay vào đó, hãy yêu cầu họ giúp đỡ bạn để làm việc tốt hơn trong tương lai. Đó chính là ý nghĩa của việc đóng góp ý kiến cho thành công tương lai – feedforward. Bạn hãy thử làm vậy và bạn sẽ thấy kinh ngạc vì sự sẵn lòng của họ.

Sau đây là hai ví dụ:

1. Nếu bạn vừa mới hoàn tất một công việc và muốn cải thiện kết quả thêm, hãy hỏi họ: “Có việc gì lẽ ra tôi nên làm khác đi để lần tới đạt kết quả tốt hơn nữa không nhỉ?”

2. Nếu bạn muốn nhận được một lời nhận xét thẳng thắn về bản thân, hãy hỏi họ: “Hãy cho tôi biết một hoặc hai điều có thể giúp tôi trở nên hiệu quả hơn?”

Và nếu ngay cả khi bạn đã yêu cầu đóng góp ý kiến cho thành công tương lai mà mọi người vẫn không sẵn lòng phát biểu, có lẽ họ vẫn còn cảm thấy hết sức không thoải mái.

Gần đây, tôi nói chuyện với một số nhà lãnh đạo cấp cao châu Á làm việc trong các cơ quan chính phủ. Họ hầu như có cùng một giọng điệu khi nhận xét về sếp của họ. Cách thức ưa thích của họ là nói chuyện ngoài lề và trực tiếp. Do vậy, nếu bạn cảm thấy rằng bạn vẫn chưa có được điều bạn muốn, hãy mời nhân viên cấp dưới của bạn tham gia những cuộc nói chuyện riêng tư. Bạn có trách nhiệm phải tìm cách để khuấy động không khí để mọi người cảm thấy an toàn khi nói điều gì đó.

- Giống như việc đưa ra ý kiến phản hồi về nhân viên cấp dưới sẽ hỗ trợ cho sự phát triển của họ, nhận được phản hồi cũng mang lại lợi ích tương tự cho bạn, với tư cách là một nhà quản lý.

- Nhìn chung, mọi người do dự khi phải đưa ra ý kiến phản hồi về các sếp vì nó có thể bị coi là một hình thức chỉ trích. Bạn hãy thử yêu cầu họ đóng góp ý kiến cho thành công tương lai. Có thể họ sẽ trở nên sẵn sàng hơn.

Câu hỏi 1: Bạn sẽ trả lời thế nào nếu sếp của bạn yêu cầu bạn đưa ra ý kiến phản hồi về bà ấy? Nếu thay vào đó, bà ấy hỏi ý kiến đóng góp cho thành công tương lai thì sao?

Câu hỏi 2: Hãy thử yêu cầu những đồng nghiệp trong công ty đưa ra ý kiến phản hồi về bạn. Hãy đánh giá mức độ hữu ích, thẳng thắn và khả năng thực hiện của những phản hồi bạn nhận được.

* * *

[1] . Feedforward: Khác với feedback là nhận xét về những chuyện đã xảy ra rồi, feedforward là việc góp ý để ai đó hoặc một việc gì đó thành công hơn trong tương lai.

[2] . Lời khuyên của Marshall Goldsmith