7 QUẢN LÝ THỜI GIAN

LÀM VIỆC CHĂM CHỈ NHƯNG KHÔNG THÔNG MINH

Một thách thức chung mà các nhà quản lý gặp phải là mỗi ngày họ phải đối mặt với một dòng chảy công việc bất tận kéo đến, trong khi thời gian thì quá hạn chế. Kết quả là họ phải kéo dài thời gian làm việc. Một vài người sẽ phản ứng bằng cách ở lại làm việc muộn hoặc đem việc về nhà làm.

Người ta nói rất nhiều điều tốt đẹp về tinh thần cống hiến và cần mẫn trong công việc, và làm bất cứ điều gì để hoàn thành công việc của mình. Tuy nhiên, khi mà làm việc quá giờ trở thành một chuẩn mực chứ không còn là một ngoại lệ, nó sẽ không còn là một giá trị đạo đức nghề nghiệp nữa. Nó sẽ trở thành một hiện tượng phổ biến là làm việc chăm chỉ nhưng không thông minh.

Hãy xem xét tình huống của Raja, một nhà quản lý mới tinh, đang trải nghiệm ba tháng đầu tiên ở vị trí mới.

Giai thoại quản lý

Khi Raja nhấm nháp ly cà phê latte tại một quán cà phê gần nhà mà anh ưa thích vào một sáng thứ bảy dịu êm, đầu óc anh nặng trĩu suy tư. Có quá nhiều thay đổi trong một thời gian ngắn: Ba tháng trước, anh ta còn là một người lập kế hoạch sản xuất vô tư, được đến đâu hay đến đó. Còn bây giờ anh là sếp, theo cách gọi của bạn bè anh. “Sếp” tức là vị trí giám đốc hoạch định sản xuất quản lý một nhóm chuyên gia.

Anh ta phải kiềm chế nụ cười thiểu não trên môi. Giá như mình biết rằng làm sếp tức là có thêm quá nhiều công việc giấy tờ, họp hành vô tận, đưa ra những quyết định bất thường và trả lời quá nhiều điều mà mình không trực tiếp kiểm soát, anh ta lẩm bẩm.

Đã đến lúc phải tự kiểm soát tình hình, anh tự nhủ. Mình sẽ liệt kê tất cả những hoạt động chủ yếu trong ngày của mình. Có lẽ bằng việc đó, mình sẽ có thể biết được làm thế nào để tổ chức một ngày làm việc một cách khác với bây giờ. Với ý tưởng đó, anh bật laptop lên và đánh máy những điểm sau.

1. Một ngày của mình bắt đầu bằng: (a) một cú điện thoại khẩn, (b) email đến, hoặc (c) có người bước vào văn phòng. Mất khoảng 2 tiếng.

2. Tham gia hai hay ba cuộc họp gì đó, mỗi cuộc họp kéo dài 1 đến 1.5 tiếng. Tổng cộng hết 3.5 tiếng.

3. Các sếp tự dưng gọi mình đến phòng để nói chuyện: 1 tiếng.

4. Đồng nghiệp đến phòng mình để nói chuyện về công việc: 1 tiếng.

5. Nhân viên của mình tìm mình hỏi ý kiến và xin lời khuyên: 1.5 tiếng.

6. Đọc và trả lời email: 1.5 tiếng

7. Làm việc trên những dự án mà các sếp giao: 2 tiếng.

8. Tham dự các cuộc thảo luận mà nhân viên của mình có thể xử lý: 1 tiếng

9. Suy nghĩ về các bước tiếp theo: 0 ?????

Anh ta nhanh chóng cộng thời gian lại. Trời ạ! Những 13.5 tiếng đồng hồ.

Đáng ngạc nhiên là thời gian ăn trưa đã không được tính đến. Tệ hơn nữa, anh ta không hề có lấy một phút để làm công việc hoạch định tương lai, vốn là công việc của một nhà quản lý.

Bình thường, anh ta ra khỏi văn phòng để về nhà lúc 10h đêm. Đó là một hành trình dài, và anh ta thường về đến nhà trong tình trạng đói rã người và mệt lả. Cái chu kỳ này được xoay đi xoay lại hằng ngày.

Càng ngày anh ta càng thấy rõ rằng mình đang không kiểm soát được công việc. Ngược lại, công việc đang kiểm soát anh ta! Vậy phải làm gì bây giờ? Anh ta nhìn vào màn hình và nhìn chằm chằm vào những ông “sếp” khác đang tràn vào để uống tách trà buổi sáng.

Thời gian là một mặt hàng quý giá. Đừng phung phí.

Winston Churchill đã từng nói: “Thất bại trong việc lên kế hoạch chính là một kế hoạch để đi đến thất bại.” Trớ trêu thay, cho dù Raja đã hoạch định rất tốt lịch trình sản xuất của công ty, anh ta đã không làm được điều tương tự cho ngày làm việc của mình. Điều mà anh ta đang trải qua, dù không có gì vui vẻ, nhưng lại khá phổ biến. Tôi cũng xin đảm bảo với các bạn rằng đây không chỉ là vấn đề của những nhà quản lý mới. Nhiều nhà quản lý ở các nấc thang rất cao trong doanh nghiệp và những người trong đội ngũ lãnh đạo chóp bu cũng gặp phải những khó khăn tương tự. Hoàn cảnh này gợi chúng ta nhớ đến cảnh các chú chuột chạy trên những cái bánh xe quay tròn.

Ở điểm này, tôi muốn chia sẻ với các bạn một vài công cụ và khái niệm khá hữu ích để giúp những người giống như Raja lấy lại cân bằng. Nếu các bạn áp dụng các công cụ này, các bạn sẽ chắc chắn sẽ chỉ cho người khác làm theo. Thử nghiệm với họ và bắt đầu hưởng lợi.

Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc quản lý thời gian. Nếu bạn đánh giá đúng, nó sẽ giúp bạn rất nhiều trong suốt sự nghiệp còn lại. Bạn sẽ làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, và vẫn còn dư ra chút thời gian để đảm nhiệm những công việc lớn và có tính chiến lược hơn. Điều này trở nên hết sức quan trọng khi các bạn tiến lên trên nấc thang lãnh đạo doanh nghiệp. Khi đó, có thể nói là bạn thực sự đang cùng lúc tung hứng mười quả bóng với kích cỡ và hình dạng khác nhau.

HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC VÀ LÀM THEO KẾ HOẠCH

Có ba bước phải làm:

1. Lập một danh sách những việc phải làm

2. Xác định mức độ ưu tiên

3. Thực hiện theo những gì mà danh sách của bạn thể hiện

Danh sách những việc phải làm (To-do list) chỉ đơn giản là một bản liệt kê những công việc mà bạn xác định là cần phải quan tâm. Cuối mỗi ngày làm việc, hãy dành ra một vài phút để lập ra kế hoạch những việc bạn phải làm trong ngày hôm sau. Hãy xác định thứ tự ưu tiên cho từng việc và sau đó hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện đúng kế hoạch trong ngày hôm sau.

Vào cuối mỗi ngày, hãy đánh giá lại những việc bạn đã hoàn tất, gạch bỏ tất cả những việc đã hoàn thành và bổ sung thêm công việc mới. Chìa khóa là: Hãy lập kế hoạch làm việc và làm theo kế hoạch đó.

LÀM SAO ĐỂ XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ ƯU TIÊN

Không phải bất kỳ điều gì bạn nghĩ ra đều đáng để bạn dành thời gian thực hiện nó. Thời gian là một mặt hàng quý giá. Để sử dụng nó một cách tốt nhất, bạn cần phải biết những gì là quan trọng nhất đối với bạn.

“Đừng bao giờ để những điều quan trọng nhất

bị định đoạt bởi những điều ít quan trọng nhất.”

— Goethe

Một mô hình quản lý thời gian hiệu quả là Ma trận mức độ quan trọng và cấp bách (Importance vs Urgency Matrix) được minh họa trong sơ đồ 7.1. Tôi lần đầu vô tình đọc được mô hình này trong cuốn Bảy thói quen của người thành đạt (The Seven Habits of Highly Effective People) của Stephen Covey.

Biểu đồ 7.1: Ma trận Mức độ quan trọng và mức độ cấp bách

Có hai khía cạnh để xem xét ở đây: mức độ cấp bách và mức độ quan trọng. Khi một việc nào đó là quan trọng, nó thúc ép chúng ta và nói “làm ngay đi”. Nó có thể không quan trọng những lại tạo cho chúng ta cảm giác phải hoàn thành khi ta thực hiện nó. Bạn có nhớ lúc máy in của bạn không hoạt động khi bạn muốn in một báo cáo? Thay vì gọi bộ phận IT của công ty để họ hỗ trợ, bạn dừng ngay mọi việc và bỏ ra cả 30 phút để tự sửa chữa nó. Bạn cảm thấy thật tuyệt khi chiếc máy đáng nguyền rủa đó hoạt động trở lại, đúng không?

Khi một việc gì đó là quan trọng, nó có ảnh hưởng lớn đến kết quả làm việc của bạn với tư cách là một nhà quản lý. Nó là một việc rất khó hoàn thành. Do vậy, chúng ta thường bỏ qua yếu tố quan trọng vì chúng ta cứ tự nhủ rằng việc đó cần thêm thời gian để có thể hoàn thành một cách thích đáng.

Trong ma trận này có bốn góc phần tư, đó là: (1) Chữa cháy, (2) Phản ứng lại, (3) Bình thường và (4) Chủ động. Sử dụng ma trận này, hãy chẩn đoán xem Raja đã sử dụng hay sử dụng sai thời gian của anh ta thế nào. Có khả năng là Raja đã dành hầu hết thời gian cho các góc phần tư 1, 2 và 3. Vì anh ta bị áp đảo bởi những yêu cầu hàng ngày này, anh ta hầu như không có thời gian cho góc phần tư số 4.

Các nhà quản lý hiệu quả cần phải chủ tâm ưu tiên cho các hoạt động ở góc phần tư số 4 – những việc quan trọng nhất. Đây là những việc liên quan đến tương lai và mang tính chủ động, nên được dành một phần lớn thời gian làm việc trong ngày. Họ làm điều này vì họ hiểu được nhịp điệu của công việc kinh doanh của họ. Bằng việc biết rõ mùa cao điểm và mùa nhàn rỗi trong năm, họ sẽ quan sát thấy có những tháng hết sức bận rộn và những tuần ít bận rộn hơn. Khi đó, họ sẽ phối hợp các hoạt động sao cho họ và nhóm của họ có thể làm những việc quan trọng trước khi nó trở nên cấp bách. Bằng phương pháp này, họ sẽ cần phải làm ít nhiệm vụ trong góc phần tư số 1 và 2, và chủ ý không phí thời gian vào góc số 3, những việc ít quan trọng nhất.

NGUYÊN LÝ 80/20

Khi chúng ta quyết định thực hiện một số hoạt động, sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu chúng ta quan tâm đến nguyên lý 80/20. Nguyên tắc này còn được biết đến dưới cái tên Luật Pareto, đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Nói một cách đơn giản, nó có nghĩa là nếu chúng ta làm 100 việc, thì 80% kết quả kỳ vọng đến từ 20% công việc mà chúng ta làm.

Sau đây là một số ví dụ có thể liên quan đến bạn:

- 20% lượng khách hàng của bạn mang lại 80% doanh số của bạn;

- 20% hoạt động của bạn tạo ra 80% kết quả; hoặc

- 20% email bạn đọc chứa đựng 80% thông tin bạn cần.

Do vậy, hãy dừng lại suy nghĩ trước khi hành động. Các hoạt động không có hiệu quả giống nhau để bạn phải thực hiện tất cả đâu. Một số hoạt động mang lại lợi ích cao hơn những hoạt động khác!

ÔM ĐỒM CÓ TỐT KHÔNG?

Hiện nay, việc một nhà quản lý phải làm đồng thời nhiều việc không có gì là lạ nữa: đọc email, nói điện thoại, thu thập tài liệu cho các cuộc họp sắp tới. Nếu bạn là những nhà quản lý này, chắc chắn bạn sẽ bị stress, điên cuồng, mất tập trung và cáu kỉnh.

Làm nhiều việc trên cơ sở 24/7, bạn sẽ gặp rủi ro là làm cho não mình bị quá tải. Thay vì giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, não của bạn sẽ làm ngược lại. Dần dần, não bạn mất khả năng tập trung hoàn toàn và triệt để vào một điều gì đó tại một thời điểm nào đó. Thậm chí người ta đã đặt tên cho hiện tượng thần kinh có thật nhưng chưa được công nhận này - Hiện tượng mất tập trung (Attention deficit trait - ADT) [1] , theo như Tiến sĩ Edward Hallowell, một bác sĩ thần kinh chuyên về sức khỏe tinh thần và cảm xúc. Các triệu chứng chính là sự bực bội điên cuồng bên trong và sự khó khăn khi sắp xếp mọi việc, xác định thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian.

ADT đã biến rất nhiều người tài năng thành những người làm việc kém. Não của bạn sẽ hoạt động tốt hơn nếu các bạn chậm lại một chút và làm từ từ từng bước một. Có lẽ câu thành ngữ: “chậm mà chắc” có ý nghĩa sâu sắc hơn chúng ta nghĩ.

NHẬT KÝ CỦA BẠN NÓI VỚI BẠN ĐIỀU GÌ?

Tốt nhất, thỉnh thoảng bạn hãy xem lại nhật ký của mình. Với những ai có sử dụng Microsoft Outlook, hãy xem lại lịch làm việc của các bạn. Một dấu hiệu rắc rối khá rõ ràng là những cuộc họp liên tục tiếp nối nhau hết ngày này qua ngày khác. Nói một cách khác, bạn có một lịch làm việc kín mít. Có những người tìm thấy từ lịch làm việc kiểu này một khoái cảm vô lý, gần như tự hành xác mình vì chúng làm họ cảm thấy họ đang làm việc rất chăm chỉ. Tuy nhiên, trên thực tế, đó là một sự khốn khổ chẳng khác gì sự khốn khổ của một con chuột chạy trên cái bánh xe. Ai đang nắm quyền điều khiển? Con chuột hay cái bánh xe?

Tôi đề nghị rằng bạn sẽ nghĩ thật lâu và thật kỹ về vấn đề này. Có thể nói bạn hãy bắt đầu bằng việc dọn dẹp bàn làm việc của mình. Bạn nên có một vài chỗ trống trên lịch làm việc. Nó có thể chỉ là những khoảng thời gian ngắn chừng 30 phút.

Hãy sử dụng những khoảng thời gian này để thở và tìm kiếm một vài quan điểm. Đồng thời, nó sẽ là khoảng thời gian trống trong trường hợp ai đó muốn gặp bạn để thảo luận về một vấn đề quan trọng. Đó có thể là một nhân viên cấp dưới cần sự hỗ trợ của bạn gấp.

Không gì làm nhân viên của bạn thất vọng hơn khi họ biết rằng thời gian của bạn đã kín và nếu muốn gặp và nói chuyện với bạn, họ sẽ phải chờ đến tháng sau.

SUY NGẪM CUỐI NGÀY

Hãy dành ra vài phút cuối ngày làm việc để suy ngẫm. Hôm nay bạn đã làm những gì? Có điều gì lẽ ra không nên làm không? Các nhà quản lý luôn phải làm việc liên tục và số lượng công việc vô tận trong danh sách việc phải làm của họ chẳng mang lại lợi ích gì cho mình và cho nhân viên cả. Ít hơn đôi khi lại tốt.

Người Trung Quốc có một câu nói về điều này là “không làm gì cả - vô vi”. Hãy nhớ giảm tốc độ một chút để tăng tốc.

Quan trọng là bạn hãy kết nối với gia đình bạn. Hãy giành một chút thời gian cho riêng mình để nuôi dưỡng tâm hồn mình. Hãy tập thể dục, thư giãn và ngủ đủ. Bạn sẽ nhanh chóng có được một ngày làm việc bắt đầu bằng những bước chân vui vẻ và một trạng thái tâm lý thoải mái chỉ khi cơ thể và tâm trí bạn được thư giãn và nghỉ ngơi. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về điều này trong chương 25.

- Thất bại trong việc lập kế hoạch là một kế hoạch để thất bại.

- Trước khi lao vào hành động, hãy nghĩ về nguyên lý 80/20.

Câu hỏi 1: Tham khảo ma trận mức độ quan trọng & cấp bách. Tại sao quan tâm đến những việc ở góc phần tư thứ 4 lại làm giảm nhu cầu phải làm những việc ở góc phần tư số 1 và 2? Liệu có nguy hiểm không khi chúng ta phớt lờ góc phần tư số 3?

Câu hỏi 2: Nếu bạn là Raja trong câu chuyện kể trên, bạn sẽ xác định mức độ ưu tiên trong ngày làm việc như thế nào để có thể nâng cao đáng kể hiệu quả làm việc?

* * *

[1] . Hallowell, D. “Đầu óc quá tải: Tại sao người thông minh lại làm việc kém hiệu quả” (Overloaded Circuits: Why Smart People Underperform) Harvard Business Review (Tháng 1, 2005)