SAI LẦM TRONG VIỆC CUNG CẤP THÔNG TIN

5- 1. Không cung cấp thông tin cho nhóm làm việc của bạn

Tình huống

Khi bạn đi ngang qua văn phòng của Derwood thì nghe thấy tiếng anh ấy gọi:

- Thưa sếp, sếp đã biết Tristron và ExecuPol đang chuẩn bị thủ tục sáp nhập chưa? Tôi chỉ vừa mới đọc được tin đó trong bản tin tháng này. Anh không hề biết họ đang tiến hành vụ đó đúng không?

- Thực tế là tôi có nghe nói họ đang đàm phán một hợp đồng sáp nhập, nhưng có vẻ chẳng đáng phải đề cập đến nó vào thời điếm này. - Bạn trả lời.

- Ồ, giá mà anh cho tôi biết thông tin đó. Tôi đang đàm phán hợp đồng về hệ thống thanh toán mới của chúng ta với cả hai bên và tôi đã cố gắng dùng bên này làm lợi thế đế đàm phán với bên kia. Rõ ràng là một chiến thuật không khôn ngoan nếu vài tháng nữa họ sẽ trở thành người một nhà.

- Derwood phàn nàn.

- Giờ đến lượt tôi cảm thấy mình như một tên ngốc. Có lẽ họ đã cười thầm hàng tuần nay rồi - họ bàn tán với nhau về "tuyệt chiêu" của anh và họ biết rõ điếm mạnh của họ ở đâu.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Bạn nghĩ rằng đây là mẩu thông tin không đủ quan trọng để thông báo cho nhân viên, nhưng chính sự "vô tư" của bạn đã khiến họ rơi vào tình huống khó xử - một tình huống mà Derwood rõ ràng đã có thể tránh được.

Bạn có thể thanh minh: Nhưng làm sao tôi biết được thông tin nào là quan trọng và thông tin nào không? Nếu phải chia sẻ cho nhân viên mọi thông tin mà tôi có được hàng ngày thì tôi chẳng khác nào một cái loa phóng thanh - và tôi chẳng có thời gian làm việc gì cả.

Đó chính là vấn đề của bạn. Phần chủ yếu trong công việc của người quản lý là đảm bảo cho nhân viên của mình có đủ các công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Trong rất nhiều trường hợp, các công cụ đó bao gồm cả kiến thức và thông tin về lĩnh vực mà họ đảm nhiệm. Bạn có nhiệm vụ chọn lọc những thông tin hữu ích liên quan, cũng như loại bỏ những thông tin không cần thiết. Có rất nhiều thông tin quan trọng mà nhân viên cần biết và trách nhiệm của bạn là cung cấp cho họ những thông tin ấy.

Sửa sai như thế nào?

Hãy xin lỗi Derwood vì bạn đã không cho cậu ấy biết về chuyện sáp nhập, sau đó sắp xếp một buổi gặp mặt trong thời gian sớm nhất để cung cấp những thông tin chi tiết hơn mà bạn nghĩ rằng có thể Derwood chưa nắm được.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Luôn theo sát tiến độ các công việc mà nhân viên đang thực hiện. Khi biết rõ công việc đang tiến triển ra sao, bạn có thể đưa ra lời khuyên và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên, nhờ đó bạn vừa kiểm soát được quá trình thực hiện dự án, lại vừa có thể báo cáo cho cấp trên về tiến độ công việc. Bên cạnh đó, bạn còn nhận biết được loại thông tin nào quan trọng với nhân viên để lọc ra những thông tin không liên quan.

• Ghi lại những tin quan trọng mà bạn nghe được. Hầu hết thông tin bạn có thường không được viết ra, mà bạn thường thu thập được chúng qua những cuộc trò chuyện tình cờ hoặc vô tình biết được trong các cuộc họp hay tại bàn ăn. Nếu không ghi chú ngay lập tức, bạn sẽ quên và không kịp thời truyền đạt cho nhân viên trước khi quá muộn.

• Tạo thói quen chuyển các thư tín quan trọng và giấy tờ cho nhân viên. Hãy thiết lập trung tâm lưu trữ các tập thư tín ở một nơi mà mọi người trong văn phòng đều có thể xem được, đồng thời định kỳ cung cấp các thông tin quan trọng cho tất cả nhân viên. Những thông tin được gửi đến cho bạn cũng có thể cần thiết cho nhân viên, ví dụ như thông báo về sản phẩm, thông tin từ các bộ phận khác trong công ty có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận bạn, những quyết định quan trọng trong quản lý nội bộ...

• Gửi biên bản cuộc họp của cấp trên cho mọi người trong nhóm làm việc của bạn. Dù những cuộc họp ấy có thể cực kỳ tẻ nhạt đối với những người phải tham dự, nhưng chúng cũng là thông tin đáng để chia sẻ. Bạn có thể dễ dàng đọc lướt qua những biên bản họp được ghi chép đầy đủ, sau đó sắp xếp theo các điểm chính hoặc chủ đề. Đây cũng là một nguồn thông tin tốt để nhân viên nắm bắt được tình hình của các bộ phận khác trong công ty.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Bạn phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin cho nhóm làm việc của mình. Không những vậy, việc cung cấp thông tin cho cấp trên cũng quan trọng không kém - để họ không rơi vào tình huống bất ngờ.

Khi bạn nghĩ về dòng thông tin lưu chuyển trong công ty mình, hãy liên tưởng đến một "hệ thống đường ống" chảy theo cả hai hướng: Bạn là cái van ở giữa, một đầu là nhân viên, đầu kia là cấp trên. Trường hợp cái van luôn mở, cả hai đầu ống sẽ bị tràn ngập thông tin; ngược lại, khi cái van đóng chặt, cả hai đầu ống sẽ khô kiệt. Như vậy, khi cái van hoạt động không tốt, cả hệ thống có thể bị rối loạn.

5-2. Cung cấp thông tin không đây đủ

Tình huống

- Chẳng phải anh đã nói chúng ta dự định ký hợp đồng với một đối tác mới đé thực hiện phần đồ họa sao? - Zia hỏi. - Tôi vừa mới ký với Binwell và MacCree một dự án đồ họa lớn, nhưng Lou nói rằng toàn bộ phần đồ họa sẽ được đưa trở lại cho Hardy Harbinger thực hiện. Anh thừa biết Binwell có ác cảm với Hardy Harbinger ké từ khi bên này "đánh cắp" nhân viên hàng đầu của họ cách đây ba hay bốn năm. Thậm chí tôi còn không biết họ đã cạnh tranh quyết liệt với nhau đé nhận được hợp đồng đồ họa - tôi đoán chúng ta sẽ phải chuyén sang bên Creativity Plus vì con gái của sếp làm việc ở đó.

- Tôi biết chúng ta vân chưa quyết định không hợp tác với Hardy Harbinger, nhưng việc đó có vẻ không quan trọng. Và tôi không nghĩ việc này tạo ra bất cứ sự khác biệt nào đối với khách hàng của chúng ta. Họ không cần phải biết chúng ta đang ký hợp đồng phụ với ai. - Bạn giải thích.

- Ồ, có lẽ họ không cần phải biết, nhưng sớm muộn gì họ cũng phát hiện ra và khi ấy chắc chắn họ sẽ không hài lòng. Tiếc là anh đã không cho tôi biết toàn bộ câu chuyện này.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Chỉ biết một phần của câu chuyện đôi khi còn tệ hơn là không biết gì. Zia biết rằng khách hàng tiềm năng của anh không thích nhóm thiết kế đồ họa mà công ty hiện đang hợp tác. Nếu biết nhóm đồ họa ấy sẽ tiếp tục cộng tác với công ty, Zia đã có thể thương lượng với bên Binwell và MacCree theo cách khác.

Nhưng do không có thông tin đầy đủ nên Zia đã đưa ra một nhận định sai lầm: Anh cho rằng không có vấn đề gì về đồ họa vì chuyện xích mích giữa hai bên sẽ không xảy ra sau khi công ty thay đổi đối tác ký hợp đồng phụ.

Khi bạn cung cấp thông tin không đầy đủ cho nhân viên, bạn đã vô tình làm tăng khả năng nhân viên của mình rơi vào tình huống như Zia - không biết chuyện gì đang diễn ra, nhưng lại cho rằng mình biết rõ. Và nếu nhân viên nhận thấy bạn thường xuyên cung cấp thông tin không đầy đủ và chính xác (khiến họ gặp rắc rối vì những thông tin ấy), họ sẽ không còn tin tưởng vào những gì bạn nói.

Sửa sai như thế nào?

Bạn không thể sửa sai, nhưng từ nay trở đi, bạn cần cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho nhân viên của bạn.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

Đây là một trong những sai lầm có thể tránh được. Bạn nên có kế hoạch cung cấp thông tin đầy đủ, phù hợp với lĩnh vực phụ trách của mỗi nhân viên.

Nhưng luôn có ngoại lệ. Có những thời điểm mà việc cung cấp toàn bộ thông tin là không thích hợp, và bạn cán giữ lại một số thông tin như:

• Khi thông tin liên quan đến những vấn đề đặc biệt nhạy cảm của công ty. Những thương lượng với các công ty khác hay với tổ chức công đoàn là những thông tin không thể phổ biến rộng rãi, thậm chí ngay cả trong nội bộ công ty: Chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng nếu được chuyển đến nhầm người.

• Khi thông tin liên quan đến những quyết định sa thải hay các vấn đề có thể ảnh hưởng bất lợi đến nhân viên trong công ty, đặc biệt đối với những người bị ảnh hưởng trước khi được công ty thông báo kế hoạch. Điều này thật đơn giản, bởi nếu nhóm của bạn không muốn nghe một người nào đó ở một bộ phận khác thông báo rằng hai trong số những nhân viên của bạn sẽ bị sa thải, thì những bộ phận khác chắc chắn cũng không muốn tiếp nhận thông tin tương tự từ phía bạn. Giữ kín những thông tin này, bao gồm cả những quyết định cơ bản có thể dẫn tới những phản ứng bất lợi (ví dụ như quyết định thuê ngoài hay loại bỏ một dòng sản phẩm), luôn là một hành động đúng đắn.

• Khi cấp trên của bạn, hoặc ai đó ở cấp cao hơn, nói ràng thông tin đó không được lộ ra ngoài.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Tuy có những lý do hợp lý khiến bạn phải cẩn thận điều chỉnh thời gian thông báo quyết định sa thải hay những thông tin bất lợi cho nhân viên, nhưng việc bạn trì hoãn những thông tin ấy càng lâu càng khiến tình hình trở nên tồi tệ. Rất hiếm trường hợp chuẩn bị sa thải mà nhân viên bị ảnh hưởng không nghe phong thanh những lời bóng gió. Càng trì hoãn lâu, nhân viên càng tưởng tượng ra nhiều viễn cảnh kinh hoàng. Những nhân viên không bị ảnh hưởng có thể nghĩ rằng mình bị sa thải, còn những nhân viên sắp bị cho nghỉ việc tạm thời sẽ nghĩ rằng mình bị sa thải vĩnh viễn. Rồi tất cả đều tin rằng có tai họa nào đó đang chực chờ đằng sau cánh cửa đóng kín ở bộ phận lên kế hoạch của bạn.

5- 3. Không cho nhân viên thấy "bức tranh toàn cảnh"

Tình huống

- Tôi biết mình đã không nỗ lực đẩy mạnh tiếp thị dòng sản phẩm "Footease" tới các nhà bán lẻ, nhưng đó chỉ là một sản phẩm không quan trọng trong loạt sản phẩm của chúng ta. Tôi đang tập trung nhiều vào dòng sản phẩm đồ lót và đồ ngủ đã khẳng định được thương hiệu trên thị trường. - Jason giải thích.

- Làm sao mà một trong số những nhân viên hàng đầu của chúng ta lại có thế khờ khạo đến thế? Từ cách đây sáu tháng, giám đốc điều hành đã thông báo rằng chúng ta sẽ thâm nhập thị trường giày dép. Anh không biết việc thăm dò ý kiến nhà bán lẻ về dòng sản phẩm mới của chúng ta quan trọng đến thế nào sao? Đây là việc chúng ta không thế làm được nếu như anh không đẩy mạnh hoạt động tiếp thị. - Bạn nổi cáu.

- Có thế anh biết dòng sản phẩm Footease là bộ phận của một dòng sản phẩm lớn hơn, nhưng không ai nói với tôi một lời nào cả. Tất nhiên nếu tôi biết trước việc chúng ta dự định đi theo hướng đó thì tôi đã tiếp cận theo cách hoàn toàn khác. Nhưng anh không thế chỉ nói một cách đơn giản "đẩy mạnh những hoạt động này", rồi hy vọng tôi hiếu được mọi chuyện, mà anh cần phải cho tôi thấy toàn bộ bức tranh rộng lớn. - Jason phản đối.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Nhân viên sử dụng thông tin về "bức tranh toàn cảnh" cho ít nhất hai mục đích quan trọng là:

1. Họ cần hình dung được những ưu tiên hàng đầu của công ty trong từng giai đoạn. Nếu Jason nghĩ rằng Footease chỉ là một dòng sản phẩm phụ không được chú trọng, anh sẽ không quá quan tâm liệu có bán được sản phẩm ấy hay không. Nhưng nếu Jason biết công ty đang bắt đầu thâm nhập vào một lĩnh vực hoàn toàn mới, anh sẽ chú trọng dòng sản phẩm này khi làm việc với những khách hàng hiện tại, thậm chí sẽ theo đuổi những khách hàng khác nếu nhận thấy họ quan tâm đến dòng sản phẩm này hơn dòng sản phẩm chính mà công ty đang triển khai. Trong bất cứ tình huống nào, Jason cũng sẽ chú ý nhiều hơn đến Footease, nếu biết mức độ quan trọng của nó đối với công ty.

2. "Bức tranh toàn cảnh" cung cấp cho nhân viên thông tin về vị trí, vai trò của họ trong hệ thống hoạt động quan trọng của công ty, cũng như ảnh hưởng từ công việc họ đang thực hiện lên các bộ phận khác.

Sửa sai như thế nào?

Bạn có thể giải thích với Jason thông báo của giám đốc điều hành về dòng sản phẩm mới - bao gồm cả mức giá, kế hoạch sản xuất và bất cứ thông tin nào khác mà bạn biết về việc thâm nhập vào thị trường giày dép của công ty. Mặc dù hiệu quả công việc của Jason trong một vài tháng qua không giúp công ty đánh giá mức độ tiếp nhận của thị trường đối với sản phẩm mới, nhưng Jason có thể nhanh chóng thay đổi hướng tiếp cận và bắt đầu giới thiệu dòng sản phẩm mới.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

• Phổ biến cho mọi nhân viên về định hướng cơ bản của công ty.

• Sắp xếp để nhân viên nhận được chỉ dẫn từ các bộ phận khác.

• Đảm bảo nhóm làm việc của bạn nắm vững tất cả các thông báo và chính sách từ cấp lãnh đạo có liên quan đến họ.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Nếu bạn vô tình rơi vào nhóm những quản lý có khả năng tập trung hẹp, chúng tôi nhấn mạnh rằng bạn không những phải tận dụng cơ hội bạn đã tạo ra cho nhân viên của mình, mà hãy làm nhiều hơn thế. Bạn hãy trao đổi với những người cùng cấp về ý tưởng thiết lập một chương trình chuyển đổi nhằm giúp bạn hiểu biết thêm về các bộ phận có liên quan. Bạn cũng có thể tham mưu cho cấp trên để kết hợp những buổi họp nhân viên nhằm trao đổi thông tin về những sự kiện quan trọng diễn ra ở mỗi bộ phận. Những quyết định bạn đưa ra nên cân nhắc đến lợi ích của cả công ty hay bộ phận, chứ không chỉ riêng bộ phận của bạn - đó là những biểu hiện chứng tỏ bạn là thành viên trong một nhóm. Quả là rất khó để ra một quyết định có lợi cho toàn thể công ty nếu bạn không biết toàn bộ chương trình làm việc.

5- 4. Khống báo cáo thường xuyên với cấp trên

Tình huống

- Tôi muốn trao đổi với cậu. Ngay bây giờ. - Vừa bước chân vào phòng, sếp của bạn đã ra lệnh.

- Có chuyện gì thế, thưa sếp? - Bạn lo lắng.

- Tôi vừa được giám đốc điều hành thông báo, do nhân viên của cậu liên tục chậm tiến độ nên chúng ta đang đứng trước nguy cơ mất hợp đồng với bên Kaiser-Prault. Tại sao tôi là người cuối cùng được biết thông tin này? Và tại sao người thông báo cho tôi lại là lãnh đạo cấp cao? Tôi không chỉ là người đầu tiên cậu cần thông báo tin này, mà còn là người trước tiên được biết ngay khi cậu nhận ra vấn đề phát sinh. Cậu đang gặp rắc rối gì? Hay cậu ở đây là đế phá hoại công ty hả?

Tại sao đây lại là sai lầm?

Đây không phải là vấn đề nằm ngoài nhiệm vụ, vì bạn được trả lương để giải quyết công việc được giao. Bạn nên sớm báo cáo với cấp trên về việc Kaiser-Prault muốn rút khỏi hợp đồng để có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp phù hợp. Nhưng nếu khách hàng mới đưa ra những ý kiến phàn nàn đầu tiên mà bạn không báo cáo ngay, cấp trên sẽ nghĩ bạn không có khả năng chủ động giải quyết công việc. Nhiệm vụ của bạn là giải quyết các vấn đề trong tầm tay, thay vì đem phiền hà đến cho lãnh đạo.

Đây chính là sai lầm!

Công việc của bạn là giải quyết vấn đề, chứ không phải che giấu cấp trên những khó khăn bạn gặp phải. Ở bất kỳ tổ chức nào, một trong những yêu cầu cơ bản khi làm việc là "luôn cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên".

Sửa sai như thế nào?

Trong trường hợp này, bạn có thể sửa sai, nhưng không thể giải quyết vấn đề một cách triệt để, bởi bạn đã đánh mất một phần niềm tin và sự tín nhiệm đối với cấp trên, trong cả hai vai trò - người quản lý và nhân viên cấp dưới.

Vậy làm thế nào để bắt đầu sửa sai?

Ngay khi cấp trên đã bình tĩnh lại, bạn hãy đến gặp ông. Bạn hãy thừa nhận rằng mình đã mắc sai lầm, rằng đúng ra bạn nên thông báo ngay khi có vấn đề phát sinh, đừng bào chữa hay xin lỗi. Sau đó hãy hứa rằng bạn sẽ không bao giờ lặp lại sai lầm này nữa.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

Tất nhiên, cấp trên luôn trông đợi bạn có thể tự giải quyết nhiều công việc nhất có thể, vì họ không muốn phân tâm khi phải xử lý những công việc nhỏ nhặt. Nhưng trong một số trường hợp, việc báo cáo đầy đủ thông tin cho cấp trên là điều cần thiết, bởi vì:

• Trước tiên và quan trọng nhất, đó là những thông tin giúp cấp trên của bạn không bị bất ngờ về một vấn đề nào đó (đề phòng trường hợp cấp trên nhận được thông tin từ một người khác).

• Khi nắm được những thông tin có thể giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường, bạn nên cung cấp ngay cho cấp trên của mình, chẳng hạn như đối thủ đang tìm cách thâm nhập vào một trong những thị trường chủ lực của công ty, hoặc chuẩn bị giới thiệu dòng sản phẩm mới, hay đang thay đổi cơ cấu định giá... Bạn cần cung cấp những thông tin đó cho sếp của mình ngay (kể cả khi bạn nghĩ rằng ông ấy có thể cũng đã biết).

• Với thông tin có thể ảnh hưởng xấu đến công ty, bạn nên thông báo gấp cho cấp trên để có phương án giải quyết. Điều này không có nghĩa bạn sẽ thông báo về mọi rắc rối, mà chỉ nên trình bày về những vấn đề nằm ngoài khả năng và quyền hạn xử lý của bạn.

Bạn cũng nên thông báo cho cấp trên biết về các vấn đề bạn đã tự giải quyết để họ có cái nhìn tổng thể về tình hình công việc. Nếu trong cuộc họp, cấp trên của bạn có thể trả lời với lãnh đạo rằng: Ồ, tôi biết rõ vấn đề này. Gribley ở bộ phận bán hàng đã giải quyết xong mọi việc, chúng ta không cần phải lo lắng nữa, thì với bạn còn có gì tuyệt hơn.

• Cuối cùng, bạn nên thông báo cho cấp trên các thông tin liên quan đến ông ấy sau khi đã chọn lọc chúng thật kỹ càng. Với những thông tin này, cấp trên sẽ đánh giá cao về sự quan tâm của bạn đến lợi ích của ông ấy và của cả công ty.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Sai lầm này không bao giờ được chấp nhận.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Mỗi nhà quản lý đều có cách tiếp nhận thông tin khác nhau, do đó bạn nên thận trọng khi cung cấp thông tin đến họ. Một số người muốn đi thẳng vào vấn đề chính, hay những sự kiện nổi bật thay vì các nội dung chi tiết, nhỏ nhặt. Số khác lại cần biết đầy đủ nội dung để có thể hiểu rõ mọi khía cạnh của vấn đề.

Bạn nên tìm hiểu về tính cách của cấp trên. Trong nghệ thuật quản lý, việc thích ứng với phong cách làm việc của cấp trên chính là một trong những nhân tố quan trọng mang đến thành công cho bạn.

5- 5. Nghe theo tin đồn

Tình huống

Một ngày nọ, Jim Taylor gọi điện cho bạn từ Birmingham:

- Anh nghe được tin chúng ta sắp bán nhà máy Memphis cho Per Pac, Inc. ở đâu thế? Tôi lại nghe nói nó đang được tái cơ cấu. Gertie, nhân viên của anh nói với tôi rằng anh đã thông báo về vụ mua bán này trong cuộc họp nhân viên. Anh biết điều gì đó mà tôi không biết phải không?

- Thật ra tôi chưa được nghe thông báo chính thức về việc này. Nhưng tôi có được thông tin này từ một nguồn rất đáng tin cậy và khi tôi đề cập đến "việc bán Memphis" với sếp, ông ấy đã cười với tôi. Kiếu cười của ông ấy thì anh biết rồi đấy! - Bạn trả lời.

- Ồ, có thế ông ấy cười anh vì nghĩ rằng anh không tin vào những lời đồn đại như vậy. Anh nên tìm hiếu thông tin thật kỹ trước khi thông báo đến nhân viên. Gertie đã nói cho phân nửa số nhân viên của tôi về việc đó và tin này cũng sẽ sớm được truyền đến Memphis. Sẽ thật nguy hiếm khi tin đồn lại xuất phát từ anh.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Với tư cách người quản lý, mọi điều bạn nói với nhân viên đều được mặc nhiên thừa nhận là chính xác. Khi thông báo những điều nghe được từ các câu chuyện phiếm tại văn phòng, bạn sẽ gặp hai rủi ro:

• Thông tin hoàn toàn sai lệch. Mà những thông tin xấu sẽ dẫn đến các quyết định tồi tệ.

• Uy tín bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Sớm hay muộn, mọi người sẽ biết rằng thông tin bạn đưa ra là không có cơ sở. Sau vài lần như vậy, những người xung quanh sẽ không nghe những gì bạn nói và niềm tin vào bạn cũng giảm đi.

Sửa sai như thế nào?

Cũng giống như nhiều sai lầm khác, tình huống này dễ phòng tránh hơn là phải giải quyết hậu quả. Bạn có thể đính chính lại thông tin về việc bán Memphis, nhưng tốt hơn hết là bạn đừng để chuyện như thế xảy ra một lần nữa.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

• Luôn xác minh nguồn thông tin. Bạn không nhất thiết phải bỏ ngoài tai tất cả các câu chuyện phiếm nơi văn phòng. Trên thực tế, đây chính là nguồn thông tin tốt để tìm hiểu suy nghĩ của các nhân viên về tình hình hoạt động của công ty. Trong những tin đồn kiểu này thường chứa một phần sự thật. Và đấy chính là những thông tin bạn cần tiếp tục tìm hiểu từ các nguồn đáng tin cậy hơn (cấp trên, hay những người có thẩm quyền) để biết bản chất vấn đề.

• Chỉ nói điều bạn biết rõ, không nói điều bạn còn nghi ngờ.

• Hãy rõ ràng. Đừng truyền đạt thông tin chưa được kiểm chứng theo cách khiến người khác hiểu ràng đó là sự thật.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Sai lầm này khó có thể được chấp nhận. Với cương vị của mình, bạn cần xác minh lại mọi thông tin nghe được trước khi truyền đạt chúng tới bất kỳ ai.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Là người quản lý, bạn phải hết sức thận trọng với lời nói của mình. Ngay cả những nội dung được chuẩn bị chu đáo nhất nhưng sau khi truyền đạt qua nhiều người cũng có thể bị sai lệch. Với những thông tin quan trọng, bạn hãy trực tiếp truyền đạt, đừng để chúng được truyền đi lòng vòng khiến "tam sao thất bản".

5- 6. Không tiếp thu ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm

Tình huống

- Tôi rất vui khi mọi người đều đồng ý với biện pháp khắc phục sai sót trong việc nhập dữ liệu hệ thống thanh toán. Còn ai có câu hỏi nào nữa không? Nếu không, cuộc họp kết thúc ở đây và mọi người chuẩn bị áp dụng quy trình nhập liệu mới. - Bạn nói.

- Tôi vân băn khoăn với việc xử lý các dữ liệu được nhập vào hệ thống từ những bộ phận khác. Trách nhiệm của chúng ta là phải đảm bảo mọi giao dịch thanh toán được thực hiện chính xác, nhưng chúng ta vân chưa có cách kiếm tra tính chính xác của dữ liệu được nhập vào cho đến khi chúng được thế hiện trên giao dịch thanh toán. Theo tôi, chúng ta chỉ mới giải quyết được một phần của vấn đề. - Dennis bày tỏ.

- Tôi cũng có suy nghĩ giống Dennis. Với cách làm này, các giao dịch thanh toán vân có thế mắc sai sót dù bộ phận chúng ta thực hiện chính xác mọi công đoạn. Chúng ta cần thảo luận sâu hơn về vấn đề này. - Patsy bổ sung.

- Tôi không đồng ý. Tôi đã quyết định và chúng ta sẽ làm theo cách ấy. Nếu trong quá trình thực hiện mà phát sinh vấn đề, chúng ta sẽ điều chỉnh sau.

- Bạn tuyên bố kết thúc buổi họp.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Nhân viên của bạn là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, do đó họ hiểu rõ mọi quy trình công việc, họ biết phải hợp tác với ai hoặc các vấn đề có thể phát sinh là gì. Khi gạt bỏ ý kiến của nhân viên, bạn đã bỏ lỡ những thông tin đáng giá nhằm giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn. Nếu bạn thường xuyên phớt lờ hay không khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, họ sẽ không bao giờ góp ý cho bạn nữa.

Sửa sai như thế nào?

Trước khi bắt đầu vận hành quy trình mới, bạn hãy họp với nhân viên một lần nữa. Trong cuộc họp này, bạn nên thẳng thắn nhìn nhận thiếu sót của mình, chẳng hạn: Khi vận hành thử hệ thống mới, tôi nhận thấy mình đã mắc sai lẩm khi bỏ qua ý kiến của Dennis. Tôi nghĩ chúng ta cẩn cùng nhau xem xét lại những dữ liệu do các bộ phận khác cập nhật. Trước tiên tôi đề nghị Dennis trình bày ý kiến cá nhân.

Có thể Dennis chưa đề xuất được giải pháp, nhưng đây là cơ hội để anh bày tỏ mối băn khoăn của mình. Sau đó, cả nhóm sẽ cùng suy nghĩ nhằm tìm hướng giải quyết vấn đề.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Thường xuyên tạo cơ hội cho nhân viên đưa ra ý kiến. Bạn hãy làm cho nhân viên hiểu rằng bạn luôn hoan nghênh mọi ý kiến đóng góp và sẵn sàng đón nhận với tinh thần cầu thị.

• Lắng nghe và không thể hiện phản ứng tiêu cực. Khi phản ứng tiêu cực, bạn đã chứng tỏ rằng mình không sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến đóng góp, phê bình. Với thái độ này, không một nhân viên nào của bạn dám đưa ra ý kiến nữa.

• Nghiêm túc tiếp thu mọi ý kiến đóng góp và nhận xét. Bạn không nên bỏ qua bất kỳ ý kiến nào. Cho dù với bạn, chúng có thể không mang nhiều giá trị, nhưng với những người đang trực tiếp thực hiện công việc, các ý kiến này có thể rất có ý nghĩa.

• Thực hiện và thông báo. Bất cứ khi nào bạn chấp nhận và thay đổi quyết định bắt nguồn từ một ý kiến nào đó, bạn hãy thông báo lại cho người đề xuất.

Bạn có thể chỉ định người đó phụ trách thực hiện ý tưởng, như: Do Pasty là người đã tìm ra cách giải quyết vấn đề nên tôi đề nghị cô ấy sẽ phụ trách việc thực hiện.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Nhân viên thường có thái độ tích cực và luôn sẵn sàng chấp nhận mọi ý kiến đóng góp khi họ tin rằng họ được lắng nghe và xem xét. Nếu nhân viên không được khuyến khích phát huy khả năng sáng tạo, họ sẽ không sử dụng đến khả năng đó nữa, mà chỉ máy móc tuân theo quy trình làm việc không thật sự hiệu quả cho đến khi cấp trên nhận ra điều đó. Rất nhiều cuộc khủng hoảng có thể tránh được khi cấp trên biết lắng nghe và chú ý đến những cảnh báo từ phía nhân viên.

5- 7. Không chuyển thông tin cho những nhà quản lý khác

Tình huống

Jolynn gọi khi bạn đi ngang văn phòng của cô:

- Tôi có một vài thông tin cho anh đây. Anh có nghe nói về hệ thống thu mua mới mà chúng ta sẽ đưa vào sử dụng trong thời gian tới không? Purpero rất phấn khích với hệ thống này, nhưng tôi thấy nó có vẻ phức tạp hơn so với cách chúng ta đang áp dụng.

- Tôi có biết về hệ thống này, nhưng do quá bận với những đơn đặt hàng cuối năm nên tôi quên chưa nói với cô. - Bạn thừa nhận.

- Ai cũng bận rộn với công việc! Nhưng tôi luôn thông báo đến anh những thông tin quan trọng. Vậy mà tôi chưa nhận được bất cứ thông tin nào từ anh cả! Hay anh cho rằng do quen biết với cấp trên nên anh tự cho mình cái quyền làm như vậy?

Tại sao đây lại là sai lầm?

Bạn đã sai khi không chia sẻ thông tin với những người đồng sự. Như Jolynn nói, để được nhận thông tin, bạn phải biết cách chia sẻ những gì mình biết. Khi bạn cứ giữ khư khư những thông tin nắm được, người khác cũng sẽ làm như thế với bạn.

Và thật đáng lo ngại khi đồng nghiệp nghĩ rằng bạn che giấu thông tin vì có mối quan hệ đặc biệt nào đó với cấp trên (hoặc đang dự định thiết lập mối quan hệ này). Những ngờ vực này có thể nhanh chóng hủy hoại hình ảnh của bạn.

Sửa sai như thế nào?

Bạn có thể sửa sai ngay trong cuộc hội thoại. Bạn hãy thừa nhận sai sót khi đã không thông báo với Jolynn về việc này, sau đó chia sẻ mọi thông tin bạn biết.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Luôn tỉnh táo trong việc tiếp nhận thông tin. Có những thông tin không thật sự hữu ích với bạn, nhưng lại rất quan trọng đối với người khác. Do đó, bạn hãy tìm hiểu mối quan tâm của các cộng sự để có thể thông báo kịp thời thông tin mà họ cần, dù bạn có thể không hiểu được giá trị của những thông tin đó.

• Ghi nhớ những thông tin nhận được. Hãy luôn mang theo một quyển sổ nhỏ để ghi lại những điều quan trọng, vì bạn không thể nào nhớ chính xác mọi thông tin cần thiết.

• Tạo thói quen chia sẻ thông tin với người khác. Điều này không có nghĩa rằng bạn sẽ trở thành "kẻ nhiều chuyện" nơi văn phòng. Bạn nên xây dựng một mạng lưới cộng sự trong đó mọi người luôn tin tưởng lẫn nhau. Đây là nơi bạn chia sẻ thông tin, ý tưởng, xin lời khuyên hoặc tư vấn. Từ đây, bạn có thể tìm thấy nhiều thông tin hữu ích.

• Tôn trọng bí mật của đồng sự và của cấp trên. Bên cạnh việc chia sẻ thông tin quan trọng với các đồng sự, bạn phải luôn nhận biết những loại thông tin không thích hợp để chia sẻ. Đó có thể là thông tin về vấn đề nhân sự (như sự tín nhiệm, thôi việc, giảm biên chế), những quyết định mang tính bí mật, và những thông tin khác mà bạn được yêu cầu không chia sẻ với bất kỳ ai. Nếu thực hiện được điều đó, bạn sẽ tạo được lòng tin từ người khác. Và kết quả là mọi người luôn sẵn lòng chia sẻ thông tin với bạn.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Trước khi trở thành nhà quản lý, chắc hẳn bạn cũng đã biết rằng việc hợp tác với những người đồng cấp và cộng sự đóng vai trò quan trọng như thế nào cho sự thành công của bạn trong sự nghiệp. Điều này đúng cả với cấp quản lý lẫn nhân viên.

Mức độ hợp tác và trợ giúp mà bạn dành cho người khác luôn tương ứng với những gì bạn nhận lại từ họ. Nếu bạn chia sẻ thông tin, giúp đỡ những bộ phận khác khi họ gặp khó khăn thì khi bạn cần, chính họ sẽ là những người sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ bạn. Trong công việc, chúng ta luôn cần đến sự hỗ trợ qua lại.