SAI LẦM TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC NHÓM LÀM VIỆC KHÁC

6- 1. Để nhân viên của bạn đối đầu với nhân viên ở bộ phận khác

Tình huống

Vừa bước vào phòng, bạn nghe thấy cuộc đối thoại rất sôi nổi giữa Graham và Althea:

- Họ muốn chúng ta làm việc với bên Zamora, anh có tin được không?- Graham kêu lên.

- Tôi biết. Nhưng sau lần hợp tác vào tháng trước, tôi nhận ra rằng thà thất nghiệp còn hơn phải làm việc với những người bên đó! - Althea hưởng ứng.

- Tôi cũng không muốn làm việc với "lũ gà tây" ấy, vậy chúng ta phải làm gì bây giờ?

Tại sao đây lại là sai lầm?

Khi nhân viên của bạn có thái độ thù địch, họ sẽ đem theo những sắc thái tình cảm tiêu cực đó vào quá trình hợp tác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến thành quả chung, bởi nó ngăn cản bộ phận của bạn có cơ hội lựa chọn được những phương án hữu hiệu nhất. Rất có thể nhân viên bên Zamora có những kỹ năng mà bộ phận bạn cần, hay chỉ đơn giản là bạn cần thêm người từ bên đó. Thực tế cho thấy, trong bất cứ trường hợp nào, việc duy trì mối ác cảm đều sẽ gây trở ngại cho việc đánh giá vấn đề một cách hợp lý nhất.

Sửa sai như thế nào?

Sai lầm này không dễ dàng khắc phục ngay được. Nếu mối bất hòa giữa nhân viên của hai bên có nguy cơ ảnh hưởng đến dự án, bạn có thể linh động hợp tác cùng bộ phận khác nhằm hoàn thành dự án hiện tại. Việc này tuy khó, nhưng bạn cần cố gắng, bởi nếu phớt lờ yếu tố "bằng mặt mà không bằng lòng" giữa các nhân viên để tiếp tục hợp tác, có khi hậu quả trong tương lai còn khó giải quyết hơn.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

Bạn hãy áp dụng các bước sau:

• Tìm hiểu bản chất vấn đề. Có phải nhân viên của bạn cho rằng trong dự án trước, nhóm kia đã không đúng hạn hay có sự hiểu lầm giữa đôi bên? Dù chuyện gì xảy ra, nhân viên của bạn cũng đã nghĩ rằng nhóm bên kia không đáng tin cậy. Hãy tìm hiểu vấn đề càng chi tiết càng tốt.

• Nếu có thể, hãy tìm hiểu xem nhân viên bộ phận khác có cùng mối ác cảm như nhân viên của bạn không. Có phải bên ấy cũng cảm thấy bức xúc với bên thứ ba không? Có thể họ cũng đồng cảm với nhóm của bạn. Nhưng dù bên ấy cảm thấy thế nào, bạn cũng nên sắp xếp để bên bạn và phía Zamora cùng trao đổi. Tuy nhiên, suy nghĩ của đối tác về nhóm của bạn sẽ ảnh hưởng lớn đến thiện chí của họ.

• Hãy cử đại diện của cả hai nhóm gặp nhau để thảo luận vấn đề. Bạn hãy chọn những người có kinh nghiệm hòa giải. Nếu cuộc trao đổi diễn ra trên tinh thần thẳng thắn, cởi mở và cùng giúp nhau tránh những sai sót, kết quả sẽ mang đến sự hài lòng cho cả hai bên.

• Đề nghị mọi người tập trung vào các sự kiện xảy ra, chứ không phải vào phản ứng của họ trước những sự kiện ấy. Trong các cuộc đối thoại dạng này, những người tham gia thường chỉ đề cập đến các phản ứng và cảm nhận của mình về những gì đã xảy ra. Bạn không thể ngăn cản việc đó, bởi những phản ứng đó chi phối cảm xúc của họ rất mạnh mẽ. Trong trường hợp này, bạn hãy kéo họ nhanh chóng thoát ra khỏi những phản ứng này và chỉ trao đổi về các sự việc đã xảy ra. Và nếu khéo léo hướng họ vào vấn đề chung, bạn sẽ giúp các bên vượt qua cảm xúc riêng của mình để tìm ra tiếng nói chung.

• Phát triển dựa trên sự cam kết. Đừng để sự việc dở dang và hãy đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm của bạn đều sẵn lòng hợp tác với nhóm kia. Bạn hãy đặt niềm tin rằng mối quan hệ của hai bên nhất định sẽ được cải thiện.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Câu trả lời là không có trường hợp nào cả. Khi bạn để sự thiếu thiện cảm giữa hai bên lớn lên và ngày càng trầm trọng, thì công việc chung sẽ bị tác động theo hướng tiêu cực. Bất cứ khi nào bạn nhận ra có sự hiểu lầm giữa nhân viên của mình với nhân viên bộ phận khác, hãy giải quyết vấn đề ngay lập tức.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Khi nhóm này phải dựa vào nhóm khác để hoàn thành công việc thì rất dễ xảy ra tình trạng hai bên có những cảm giác không tốt về nhau. Càng để những cảm giác đó kéo dài và phát triển, bạn càng phải đối mặt với nguy cơ mối quan hệ giữa hai bên bị hủy hoại.

Khi bạn và nhân viên của bạn giận dữ về điều gì đó do nhóm khác gây ra, hãy giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt. Tất nhiên, không phải lúc nào kết quả cũng làm bạn hài lòng. Bạn có thể kết luận rằng nhóm kia không đáng tin cậy, nhưng trong phần lớn trường hợp, mọi vấn đề phát sinh đều có thể giải quyết ổn thỏa và hai bên có khả năng hợp tác lại với nhau. Bạn phải luôn đặt mục tiêu như vậy.

6- 2. Để nhóm của bạn cạnh tranh quá gay gắt với nhóm khác

Tình huống

- Này, tôi có một ý tưởng rất hay! - Donnie lên tiếng.

- Anh hãy trình bày thử xem! - Jamal hào hứng.

- Tôi đánh cuộc rằng bên Reichauer đang kỳ vọng tháng này bên ta sẽ đẩy mạnh tốc độ đế đạt khối lượng, vì tháng trước họ đã đánh bại chúng ta. Giả sử chúng ta làm như chững lại và dự trữ vật liệu thì sao nhỉ? - Donnie nói.

- Nhưng chúng ta vân phải làm việc mà? - Jamal thắc mắc.

- Tất nhiên. Nhưng chúng ta chỉ làm đủ định mức và không khiến bên ấy phải cuống lên. Sau đó, với khoản dự trữ cùng với kết quả tháng sau thật tốt, chúng ta hoàn toàn có thế đánh bại họ trong quý này! - Donnie nói rõ hơn.

- Tức là làm cho họ mất cảnh giác đúng không? - Jamal reo lên, tỏ ra tâm đắc với ý kiến của đồng nghiệp.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Khi nhân viên của bạn muốn cạnh tranh với nhóm khác theo cách này, họ sẽ dành rất nhiều tâm trí vào việc ấy. Nếu làm đúng như chiến lược ở trên, rất có thể trong hai tháng tới, chẳng những họ mà cả nhóm kia cũng sẽ không làm việc hết khả năng. Và nếu quá chú trọng việc ganh đua, có thể mọi chuyện còn trở nên tồi tệ hơn. Chẳng hạn, họ có thể tung tin xấu về "đối thủ" của mình.

Tuy nhiên, đó vẫn chưa phải là điều tồi tệ nhất. Liệu trong hai nhóm có nhóm nào phụ thuộc vào nhóm kia để hoàn thành công việc không? Nếu có, hành động này sẽ tạo cơ hội cho nhóm trì hoãn công việc hoặc khiến thành tích của nhóm kia xấu đi.

Khi nhận thấy mọi người đang tham gia vào cuộc cạnh tranh và xem trọng nó hơn việc hoàn thành nhiệm vụ, là người quản lý, bạn hãy hành động ngay!

Sửa sai như thế nào?

Bạn không thể giải quyết sai lầm này ngay lập tức. Nếu bạn định phê bình Donnie và Jamal về những điều bạn vừa nghe thấy, họ có thể chối cãi ngay rằng họ chẳng bao giờ có ý tưởng như vậy (dù sau đó họ vẫn thực hiện). Ở cương vị của mình, bạn cần kiểm tra toàn bộ sự việc và nếu có thể, hãy điều chỉnh để mọi việc trở về đúng lộ trình cần thiết.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

Người quản lý của nhóm bên kia có cộng tác với bạn để giải quyết sự ganh đua kiểu ấy không? Khi chưa trao đổi với họ, bạn sẽ không có câu trả lời. Vì vậy, hãy sắp xếp một cuộc gặp và nếu họ đồng ý, kết quả cần đạt được ba điểm chính sau:

• Cùng giải quyết vấn đề. Nhiều người quản lý chọn cách đến gặp quản lý cấp cao hơn để trình bày vấn đề. Nhưng nếu nỗ lực đạt thỏa thuận với đối tác thất bại, bạn mới nên làm như thế. Trước hết, bạn hãy cố gắng tìm tiếng nói chung với người quản lý của bên nhóm kia - đó là cách ứng xử tốt hơn nhiều so với việc đến "mách" cấp trên của mình.

• Tìm giải pháp để kiềm chế sự ganh đua. Đây là điểm mấu chốt của vấn đề. Hai nhà quản lý cần làm dịu bớt sự cạnh tranh không lành mạnh, nếu không, họ không thể đạt được thỏa thuận sẽ cùng nhau làm việc một cách thiện chí. Và hai bên cũng cần tìm cách thuyết phục nhân viên của mỗi bên tự kiềm chế.

• Xây dựng niềm tin với đối tác, và hơn hết, tạo sự tin tưởng giữa hai nhóm. Nỗ lực của cả bạn và đối tác có thành công hay không sẽ phụ thuộc vào điều này. Nếu hai nhà quản lý tạo được mức độ tin tưởng đủ lớn, họ sẽ hợp tác thành công. Nếu không, những thành quả đã đạt được sớm muộn cũng bị phá hoại bởi một trong hai người hoặc cả hai. Nếu họ thực sự tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ biết cách, và có thể, giúp nhân viên của cả hai bên cùng đặt niềm tin vào nhau.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Câu trả lời là không trường hợp nào cả, bởi chắc chắn bạn không muốn sự ganh đua khiến nhân viên của bạn xao nhãng nhiệm vụ chính. Dưới áp lực cạnh tranh lành mạnh, công việc có thể trở nên hiệu quả hơn, nhưng sẽ phản tác dụng khi cuộc cạnh tranh biến thành sự ganh đua thái quá.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Khi nhân viên quá tập trung vào việc cạnh tranh hay cạnh tranh thiếu lành mạnh, họ sẽ tạo ra không khí căng thẳng cho chính mình, đồng thời đẩy cả tổ chức vào thế nguy hiểm, bởi vì đối thủ bên ngoài sẽ lợi dụng cơ hội này để nắm thế chủ động. Nếu không sớm nhận ra vấn đề, bạn sẽ bị cuốn vào những vòng quay không dứt của trò chơi "đuổi bắt" khiến cả hai bên đều kiệt sức.

Tuy nhiên, việc chỉ áp dụng một trong hai biện pháp - cạnh tranh hoặc hợp tác - cũng chưa phải là giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề. Thực tế cho thấy luôn cần sự kết hợp của cả hai cách trên. Nhiệm vụ của một nhà quản lý hoàn hảo là phải biết tìm ra sự kết hợp tốt nhất trong từng tình huống cụ thể.

6- 3. Để nhóm của bạn xem thường những nhóm khác

Tình huống

- Marie, cô nghĩ sao khi lãnh đạo muốn chúng ta làm việc với chi nhánh của Berg và Martinelli trong dự án thiết kế lại không gian. Trong hai nhóm đó, cô muốn làm việc với nhóm nào không? - Charlie hỏi.

- Tôi có bạn bè ở cả hai chi nhánh nên không thích phải nói điều này, nhưng trong số họ chẳng ai thực sự giỏi cả! - Marie trả lời.

- Đúng vậy, nhưng không phải dự án này sẽ khiến chúng ta phải gồng mình lên trong vài tuần tới sao?

- Chắc chắn là thế rồi, nhưng tôi đồng ý với Marie. Những người đó chẳng theo kịp tiêu chuẩn của chúng ta đâu! Chúng ta luôn nỗ lực mới tạo được danh tiếng như hôm nay, và tôi không muốn tạo cơ hội cho họ phá hoại nó. - Paula tham gia vào cuộc thảo luận.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Tình huống trên là ví dụ điển hình cho một sai lầm thường xảy ra với nhóm nhân viên giỏi - đó là sự tự tôn. Có thể nhóm nhân viên này rất giỏi và giỏi hơn hầu hết những nhóm khác. Với những người giỏi, việc thể hiện niềm tự hào về bản thân cũng là điều nên khuyến khích. Nhưng trong trường hợp này, niềm tự hào chính đáng đã nhanh chóng biến thành thái độ kiêu ngạo. Vậy bạn phải làm gì trong trường hợp này, khi nhóm của bạn cho rằng họ giỏi hơn bất kỳ nhóm nào khác?

Sửa sai như thế nào?

Trong tình huống này, bạn không thể sửa sai một cách vội vàng, bởi tính kiêu ngạo mất nhiều thời gian để hình thành nên cũng cần khoảng thời gian đủ dài để loại bỏ. Nhưng bạn có thể bắt đầu và tình huống trên mở ra cho bạn một hướng đi cần thiết. Bạn hãy tập hợp nhóm của mình lại, hay ít nhất cũng tập hợp được vài thành viên chủ chốt trong nhóm để thảo luận nhằm tìm ra phương án giải quyết vấn đề. Khi đó, bạn cần phân tích cho cả nhóm hiểu về khối lượng công việc, thời gian hoàn thành cũng như bàn bạc, cân nhắc nên giao những phần việc mà các nhóm kia có thế mạnh.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

Bạn có thể ngăn chặn tính kiêu ngạo của nhóm bằng những cách sau đây:

• Tính kiêu căng bắt nguồn từ niềm tự hào dựa trên những thành công đã đạt được. Trong cuộc sống, điều này là hoàn toàn bình thường. Nhưng nếu nhân viên của bạn kiêu ngạo không vì một thành tích nào thì bạn thực sự đang gặp rắc rối lớn, bởi những lời khuyên trong trường hợp này không thể áp dụng cho bạn. Tuy nhiên, trong phần lớn trường hợp, tính kiêu ngạo đều bắt nguồn từ những thành công có thật, và bạn không nên bỏ qua yếu tố này. Nhiệm vụ của bạn là giảm thiểu tính kiêu ngạo, chứ không dập tắt niềm tự hào. Khi nhóm của bạn có dấu hiệu kiêu ngạo, bạn càng bắt đầu sớm bao nhiêu thì việc giải quyết vấn đề càng trở nên dễ dàng bấy nhiêu.

• Tạo thêm nhiều cơ hội cho nhóm của bạn làm việc với những nhóm khác. Tự hào biến thành kiêu căng, một phần là do sự thiếu hiểu biết. Nhóm của bạn biết rằng bản thân họ rất giỏi, nhưng lại không có cơ hội nhận biết những nhóm khác giỏi như thế nào. Các thành viên trong nhóm tự "đóng cửa" khen nhau, sau đó sinh ra tự mãn. Điều quan trọng là bạn cần định hướng để nhóm của bạn nhận ra được những khả năng có thực của các nhóm khác. Bất cứ khi nào có thể, hãy xây dựng và duy trì sự hợp tác giữa nhóm của bạn và những nhóm khác. Chẳng hạn, bạn có thể đề nghị một nhóm khác hướng dẫn cho nhóm của bạn công việc nào đó mà họ đặc biệt thông thạo và đổi lại, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ chia sẻ với họ những kiến thức chuyên môn vững chắc của mình. Sự học hỏi qua lại này vừa giúp củng cố mối quan hệ giữa hai bên, vừa giúp các nhóm cùng tiến bộ.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Có một ranh giới trong trường hợp này. Bạn muốn nhóm của mình làm việc với hiệu quả cao và bạn muốn mỗi thành viên tự hào về kết quả đó. Chính vì vậy mà bạn không muốn làm bất cứ điều gì khiến họ giảm sự hào hứng. Nhưng khi bạn để sự tự hào biến thành thói kiêu ngạo thì không ai được lợi cả - nhóm của bạn cũng như tổ chức.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Nhóm của bạn càng giỏi bao nhiêu, bạn càng muốn họ nghĩ rằng "Chúng ta thực sự giỏi, nhưng chúng ta sẽ càng tiến bộ hơn bảng cách làm việc với mọi người và bảng cách học hỏi từ mọi người".

Bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay biện pháp này đối với nhóm của mình. Càng cởi mở đón nhận những ý kiến và cách làm mới, nhóm của bạn càng làm việc hiệu quả. Nếu nhân viên của bạn có thái độ cởi mở ngay từ đầu, họ sẽ tự hào về khả năng học hỏi của mình và họ sẽ không bao giờ có cơ hội để kiêu ngạo.

6- 4. Để nhóm của bạn đổ trách nhiệm sang nhóm khác

Tình huống

- Anh biết không, lẽ ra chúng ta đã hoàn thành công việc cho bên tiếp thị đúng hạn, nếu nhóm của Tony cũng hoàn thành công việc của họ kịp thời. - Gordon nói với bạn.

- Đúng vậy, tôi cũng rất mệt mỏi khi phải gánh chịu hậu quả do người khác gây ra. - Bernice tham gia.

- Đến nước này chúng ta không còn muốn làm việc với bất kỳ nhóm nào nữa, bởi họ chỉ luôn gây ra rắc rối. - Eddie thêm vào.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Trong tình huống trên, theo các nhân viên của bạn, những nhóm khác phải chịu trách nhiệm cho mọi vấn đề phát sinh. Hãy đặt mình vào vị trí của những nhóm đó. Liệu bạn có bị rêu rao khắp công ty rằng nhóm của bạn chỉ chuyên phá hỏng mọi việc? Liệu bạn có cảm thấy thoải mái khi phải hợp tác với nhóm kia một lần nữa?

Nói cách khác, khi xảy ra vấn đề thì việc đổ trách nhiệm sang nhóm khác làm nảy sinh những mối bất đồng nghiêm trọng trong công ty, khiến mọi người cảm thấy bất bình. Kết quả là sớm muộn gì nhóm ấy cũng bị tẩy chay hoặc giải tán.

Sửa sai như thế nào?

Bạn hãy tổ chức ngay một cuộc họp trong nhóm để giải thích về những hậu quả nghiêm trọng mà việc làm này gây ra, rằng sẽ không một nhóm nào còn muốn làm việc với nhóm của bạn nữa. Là người quản lý, bạn hãy yêu cầu mọi người nhanh chóng chấm dứt tình trạng đó.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

Bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây:

• Giải thích cho nhóm của bạn hiểu rõ tác hại của việc đổ trách nhiệm. Dù nhóm của bạn có làm việc tốt đến đâu thì cũng không có nhóm nào muốn làm việc cùng, nếu phía bạn bị mang tiếng luôn đổ trách nhiệm cho nhóm khác khi phát sinh vấn đề. Chẳng ai muốn hao công tốn sức khi biết trước rằng họ sẽ phải gánh chịu mọi lỗi lầm.

• Khi phát sinh vấn đề, bạn nên nhìn lại nhóm mình trước tiên. Một nhóm làm việc tốt luôn tìm cách cải thiện năng lực làm việc của chính mình. Việc xem xét trách nhiệm của nhóm trong mọi vấn đề phát sinh là một trong những cách tốt để cải thiện năng lực làm việc. Trong ví dụ trên, khi nhóm khác khiến nhóm của bạn thất vọng vì không hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn nên tìm hiểu nguyên nhân. Chẳng hạn, liệu nhóm của bạn:

1. Đưa ra yêu cầu không rõ ràng khiến nhóm kia không nắm rõ kết quả và thời gian hoàn thành;

2. Không có kế hoạch theo dõi công việc nhóm hợp tác một cách hợp lý để đảm bảo họ đang thực hiện đúng mục tiêu;

3. Không cung cấp đầy đủ thông tin mà nhóm hợp tác cần có để hoàn thành tốt phần việc của họ;

4. Không thật sự phối hợp với nhóm hợp tác để hoàn thành công việc.

Trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ thấy chính những thiếu sót của nhóm của bạn đã góp phần vào sự thất bại của nhóm hợp tác. Để khắc phục sai sót này, bạn cần thực hiện bước cuối cùng như sau:

• Đảm bảo ràng khi hợp tác với nhóm khác, nhóm của bạn sẽ là bên chịu trách nhiệm chính cho sự thành công của dự án. Nếu bạn thực sự tin rằng bạn không thể thành công khi làm việc với một nhóm khác, tốt nhất bạn đừng hợp tác với họ.

Cuối cùng, sau mọi nỗ lực, nếu nhóm hợp tác chỉ đem đến cho các bạn những rắc rối hơn là những hỗ trợ hữu ích, bạn cũng đừng cho đó là sự phiền hà, bởi dù sao nhóm của bạn cũng không gây ra điều tiếng gì cho chính các bạn và nhóm hợp tác trong quá trình làm việc cùng nhau.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Không trường hợp nào cả.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Danh tiếng tốt nhất mà nhóm làm việc của bạn có thể tạo dựng được là gì? Liệu có phải là thực hiện công việc của mình một cách hoàn hảo? Đó mới chỉ là một phần. Nhưng bạn nghĩ sao về danh tiếng là một nhóm cộng tác tuyệt vời - một nhóm luôn giúp những người làm việc cùng họ thành công? Nếu muốn tồn tại và thành công trong công ty, danh tiếng thứ hai là phương tiện tốt nhất giúp bạn thực hiện mong muốn của mình.

Nhưng bạn không thể xây dựng danh tiếng ấy một cách nhanh chóng và dễ dàng. Trước hết, nhóm của bạn cần học cách làm tốt phần việc chính của mình. Khi nhóm của bạn thể hiện được sự tiến bộ vững chắc, một ngày nào đó bạn sẽ muốn sử dụng những ý tưởng trong tình huống này để biến nhóm của bạn thành một "nhà máy thành công" - một nhóm làm việc mà mọi nhóm khác đều muốn hợp tác vì họ biết kết quả làm việc chung luôn là sự thành công.

6- 5. Để những nhà quản lý khác "đánh cắp" nhân viên của bạn

Tình huống

- Tôi rất thích làm việc với anh và các thành viên trong nhóm, nhưng tuần sau tôi sẽ chuyén sang nhóm của Martin Sengal. Tôi không có gì phàn nàn về anh hay điều kiện làm việc ở đây. Nhưng tôi nghĩ mình sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến hơn khi làm việc trong nhóm của Martin. - Laetitia nói.

Bạn chúc Laetitia làm việc tốt và nói rằng luôn sẵn sàng chào đón nếu cô ấy muốn quay lại. Nhưng nụ cười của bạn không hề phản ánh được cảm xúc của bạn lúc này. Đây đã là nhân viên thứ ba mà bạn phải "tạm biệt" trong vòng bốn tháng qua!

Tại sao đây lại là sai lầm?

Không phải lúc nào đây cũng là một sai lầm. Nhưng nếu các nhóm khác lấy đi những nhân viên tốt nhất của bạn mà không vì một cơ hội thăng tiến nào thì rất có thể đó là một sai lầm. Điều này có nghĩa là nhân viên của bạn tin rằng họ sẽ nhận được gì đó tốt hơn từ một nhóm khác. Đó có thể là điều gì?

Bên cạnh đó, bạn đừng nên tin vào những lý do mà nhân viên của bạn biện hộ cho sự ra đi của họ. Laetitia nói rằng quyết định của cô ấy không liên quan đến bạn hay điều kiện làm việc. Có thể không phải là như vậy. Chỉ là cô ấy không muốn bị mang tiếng là "vong ân bội nghĩa".

Sửa sai như thế nào?

Do bạn không biết chính xác sai lầm của mình là gì nên bạn không thể giải quyết được.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tuong tự?

Hãy giả định Laetitia thực sự sẽ có cơ hội tốt hơn khi làm việc trong một nhóm khác (cũng giống như hai nhân viên trước của bạn). Nhiệm vụ của bạn lúc này là tìm hiểu lý do tại sao cô ấy và hai nhân viên kia lại tin như vậy. Dưới đây là một số khả năng:

• Danh tiếng nhóm làm việc của bạn không tốt. Ít nhất có ba trong số nhân viên của bạn tin rằng nếu tiếp tục là thành viên của nhóm, họ ít có cơ hội thăng tiến và cũng không cảm thấy tự hào là thành viên trong nhóm của bạn.

• Họ không tin bạn đề cao những nỗ lực của họ. Nếu không thể tăng thêm thu nhập thì ít nhất nhân viên cũng mong muốn được làm việc với người biết tôn trọng những nỗ lực của họ.

• Bạn quá nỗ lực trong việc níu giữ nhân viên. Nhân viên của bạn tin rằng nếu còn làm việc cho bạn, bạn sẽ tìm mọi cách để ngăn cản họ ra đi. Chính vì vậy khi có cơ hội, họ ra đi ngay lập tức.

Tất nhiên còn rất nhiều lý do khác nữa. Nhưng bất kể lý do là gì, bạn cũng đừng để các nhà quản lý khác tin rằng họ có thể lôi kéo những nhân viên giỏi của bạn một cách dễ dàng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng một giải pháp khác. Bạn hãy tìm hiểu từ người quản lý đồng cấp thân thiết về nguyên nhân tại sao nhân viên của bạn lại dễ dàng bị lôi kéo bởi các nhóm khác. Dù chỉ nhận được một phần câu trả lời, bạn cũng có cơ sở cho các bước hành động tiếp theo. Nhưng bạn không nên chỉ giới hạn việc tìm hiểu nguyên nhân trong nội bộ các nhà quản lý nhóm. Cấp trên của bạn là người nắm rõ tình hình hoạt động của tất cả các nhóm, do đó, bạn hãy hỏi họ để biết về lợi thế của những nhóm khác, qua đó có cơ sở để bắt đầu thay đổi nhóm mình. (Nếu những người quản lý khác hoặc cấp trên của bạn chỉ ra thiếu sót trong phương pháp quản lý của bạn, bạn hãy tìm xem chúng có được mô tả trong cuốn sách này không. Nếu có, đấy sẽ là gợi ý để bạn giải quyết vấn đề).

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Ít nhất là một trường hợp. Đó là khi bạn rất có tài trong việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên, vì vậy mà các nhà quản lý khác luôn mong muốn có được nhân viên của bạn. Trường hợp này vẫn thường xảy ra ở các công ty.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Một nhà quản lý giỏi là người luôn có nhân viên được thăng tiến hoặc được chỉ định vào những vị trí tốt, chứ không phải là người luôn phải níu kéo nhân viên của mình.

Vậy thì bạn chỉ nên tuyển dụng những người thực sự có khả năng, đào tạo họ bài bản và giúp họ đạt được hoài bão của mình. Việc này sẽ đem lại cho bạn một số lợi thế:

1. Rất nhiều người mong muốn gắn bó với bạn trong thời gian dài, vì họ thích cách quản lý của bạn và tin rằng bạn luôn làm điều tốt nhất cho họ.

2. Trong suốt quá trình làm việc, họ sẽ luôn nỗ lực hết mình, vì họ biết nỗ lực của họ sẽ mang lại những thành quả tốt đẹp nhất.

S. Cuối cùng, khi nhân viên nào muốn chuyển sang bộ phận khác, bạn không nên cố níu kéo họ lại - bạn chỉ giữ được "thể xác" chứ không giữ được "linh hồn" của họ, vì họ luôn hướng về nơi khác. Các nhân viên này sẽ không nỗ lực làm việc và họ luôn phàn nàn về bạn. Rõ ràng đây là điều bạn không hề muốn. Hãy giữ lại những người thật sự mong muốn ở lại và để những người khác ra đi - cùng với lời chúc họ may mắn!

6- 6. Để nhóm làm việc khác đảm nhiệm một phần công việc của nhóm bạn

Tình huống

- Cậu ngồi xuống đi. - Cấp trên yêu cầu. - Tôi sẽ đi ngay vào vấn đề. Sau nhiều cân nhắc, tôi quyết định giao cho nhóm của Tom Broadman đảm nhiệm công việc đánh giá phần mềm.

- Sao cơ? - Bạn lắp bắp. - Nhưng đây là công việc mà chúng tôi đang đảm nhiệm mà!

- Tôi biết, nhóm của cậu đã thực hiện khá tốt công việc này, đặc biệt trong việc đánh giá các phần mềm cho máy chủ. Nhưng hiện tại chúng ta đang tập trung vào máy tính cá nhân và mạng cá nhân. Công việc này có vẻ quá sức với các cậu nên tôi đã quyết định giao cho Tom. Điều này sẽ giúp cậu và các thành viên trong nhóm có thêm thời gian cho những công việc khác. Vả lại cậu cũng từng nói với tôi dạo này các cậu đang bị quá tải.

Bạn cố gắng phản đối quyết định này, nhưng không thay đổi được tình hình.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Nếu cấp trên rút bất cứ một nhiệm vụ quan trọng nào mà bạn hay nhóm làm việc của bạn đang thực hiện thì rất hiếm khi hành động ấy được xem là một lời khen ngợi. Có thể cấp trên cho rằng bạn đã không thực hiện tốt nhiệm vụ đó, còn người quản lý của một nhóm khác thì khẳng định rằng anh ấy/cô ấy muốn đảm nhận việc đó. Trong khi bạn phàn nàn về khối lượng công việc quá tải, các nhóm khác đã tổ chức sắp xếp lại công việc của họ để có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn. Có khả năng là trong khi công ty của bạn đang muốn thu hẹp quy mô và yêu cầu mọi nhân viên đảm nhiệm thêm nhiều công việc hơn, bạn lại làm ngược lại.

Bất kỳ lý do nào trên đây cũng sẽ dẫn tới việc bạn mất đi một phần công việc. Khi đó, nhóm của bạn sẽ bị đánh giá là không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và không muốn chung vai gánh vác khó khăn của công ty.

Sửa sai như thế nào?

Trong trường hợp này, bạn không thể làm gì để thay đổi tình hình hiện tại. Việc bạn cần làm lúc này là tránh để phạm phải sai lầm này trong tương lai. Bạn có thể bắt đầu bằng việc tổ chức họp nhóm ngay lập tức và thông báo với nhân viên về phần công việc đã bị cắt giảm, cũng như mổ xẻ nguyên nhân thất bại đó. Bạn có thể nói thêm: "Chúng ta không nên biện minh cho sai lầm này, nhóm của Tom chủ động nhận và được giao công việc vì họ chứng minh được mong muốn làm phần việc này và sẽ làm tốt. Còn chúng ta, chúng ta bị loại vì không thể hiện tinh thần ấy".

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Tập trung làm hài lòng khách hàng. Đây là hành động tốt nhất giúp cải thiện hình ảnh của nhóm bạn. Lý do cấp trên giao một phần công việc thuộc trách nhiệm của nhóm bạn cho nhóm khác có thể là do ông ấy nghe được những lời than phiền trực tiếp hoặc gián tiếp từ phía khách hàng về công việc của các bạn. Bạn có thể tưởng tượng ra cảnh Tom trình bày với cấp trên thế này: ‘Trong tuần này, tôi đã nghe ba khách hàng nói rằng muốn chúng tôi thực hiện phần công việc đánh giá phần mềm. Chúng ta cần có hành động để cải thiện tình hình!".

Giải pháp thật đơn giản: Bạn hãy giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng và tìm hiểu mong muốn của họ. Bạn hãy làm mọi điều có thể để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và đừng quên thông báo cho cấp trên biết về nỗ lực ấy. Như vậy sẽ không ai có cơ hội giành lấy công việc từ tay bạn!

• Đáp ứng nhanh chóng mọi yêu cầu của công ty. Cũng giống như việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, bạn cần đáp ứng mọi yêu cầu của tổ chức. Việc nhóm của bạn bị rút đi phần việc đánh giá phần mềm có thể do cấp quản lý cao hơn nghĩ rằng bạn đang sử dụng nhiều nhân viên hơn số lượng cần thiết. Hoặc công ty đang có kế hoạch thu hẹp quy mô hoạt động, giải tán một vài bộ phận và chuyển phần việc của họ cho những nhóm khác, trong khi bạn lại đang tìm cách phản đối để không phải nhận thêm công việc.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Trong một vài tình huống, cách làm này có thể được chấp nhận. Có thể nhóm bạn phải đảm nhận những công việc có tính lặp đi lặp lại mà mọi người đều cảm thấy nhàm chán. Đánh giá phần mềm có thể là một trong những công việc như vậy. Trong trường hợp một nhóm khác muốn đảm nhiệm công việc nhàm chán này, và nếu bạn có thể thay thế nó bảng một công việc mới nhiều thú vị và thách thức, thì việc để nhóm kia thực hiện công việc bạn đang làm là điều có thể chấp nhận.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Mọi người thường có khuynh hướng thích những công việc mang tính thử thách cao. Vậy đó là loại công việc nào? Là tất cả mọi việc, và quan trọng hơn là nó phụ thuộc vào chính bản thân mỗi người. Có thể Patricia luôn muốn được thử sức với các số liệu phức tạp, trong khi Vince thích đàm phán và giải quyết các vấn đề phát sinh giữa các nhóm với nhau, còn Fred lại muốn thử thách bản thân bằng những công việc có tính chất lặp đi lặp lại.

Là nhà quản lý, bạn nên giao cho nhân viên của mình những công việc có tính thử thách cao để kích thích khả năng làm việc. Đôi khi bạn cũng nên chuyển đổi vị trí làm việc của nhân viên, hay tổ chức đào tạo chéo để công việc của họ trở nên thú vị hơn. Với cách làm này, nhân viên của bạn sẽ ngày càng tiến bộ và yêu cầu của bạn với họ cũng ngày càng cao hơn. Bạn cũng có thể tự tìm cho mình những công việc nhiều thử thách, giống như Tom đã làm khi đề nghị nhận công việc đánh giá phần mềm cho nhóm của anh ấy.