SAI LẦM KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

7- 1. Từ chối ứng dụng công nghệ mới

Tình huống

-Chúng tôi sẽ cài đặt và hướng dân nhóm của chị cách sử dụng phần mềm, đồng thời sẽ hỗ trợ cho đến khi chị hoàn toàn hài lòng về nó.

- Jack này, nghe có vẻ hay đấy, nhưng phần mềm này đòi hỏi chúng tôi phải thay mới toàn bộ hệ thống máy tính và hệ thống mạng!

- Chị vân chưa nâng cấp những thiết bị này sao?

- Thật tình mà nói, phần mềm của các anh không thật sự hữu ích đối với chúng tôi. Chúng tôi thấy khá ổn với phương pháp hiện tại và sẽ tiếp tục trung thành với cách làm này.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Công nghệ mới thường khiến cho công việc hiện tại của bạn có thể bị gián đoạn trong thời gian đầu và không phải lúc nào cũng đem lại lợi ích như bạn mong đợi. Nhưng việc làm ngơ mọi công nghệ mới không phải là cách giải quyết vấn đề. Nếu hành động như vậy, bạn không chỉ bỏ lỡ những ứng dụng có thể hỗ trợ hiệu quả cho công việc của nhóm, mà còn bị mang tiếng là người "chống đối công nghệ". Trong thời đại ngày nay, điều này chắc chắn không có lợi cho bạn!

Sửa sai như thế nào?

Bạn hãy đổi mới tư duy. Ngay lập tức, bạn nên thay đổi quyết định và ngăn Jack lại trước khi anh ấy chuẩn bị rời khỏi phòng bạn.

Tất nhiên bạn sẽ không dễ dàng chuyển từ câu trả lời "Không" sang "Có", mà hãy đưa ra những câu hỏi nhằm tìm hiểu kỹ hơn về sản phẩm mới.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

Chìa khóa để mở nút thắt chính là cách tiếp cận hợp lý. Nếu bạn thuộc mẫu nhà quản lý dễ dàng nhận thấy khuyết điểm của công nghệ mới hơn là lợi ích của chúng, có thể bạn cần tập trung vào những điểm sau:

• Bạn nên tìm hiểu xem nếu không ứng dụng công nghệ mới, công việc của bạn trở nên đình trệ và lạc hậu như thế nào. Bạn có thể tìm hiểu theo ba cách sau:

1. Tìm đọc các tạp chí và nhật báo nói về các ứng dụng công nghệ mới trong lĩnh vực của bạn.

2. Nói chuyện với các nhà quản lý đã ứng dụng các công nghệ mới trong công việc. Họ đánh giá thế nào về chúng? Những kết quả mà họ đạt được là gì? Nếu có thể, bạn nên tham dự một vài hội thảo về các ứng dụng của công nghệ mới.

3. Bạn hãy thường xuyên theo dõi những vấn đề phát sinh làm trì trệ công việc của nhóm. Có phải việc thu thập và xử lý thông tin theo cách hiện tại đang làm chậm tiến độ công việc? Có phải việc sao chép dữ liệu thường tạo ra các sai sót? Bạn hãy lên danh sách các khó khăn còn tồn đọng và cập nhật thường xuyên. Sau đó, bạn hãy tìm hiểu xem việc áp dụng các công nghệ mới sẽ đem lại những lợi ích gì cho nhóm của bạn.

• Nếu bạn không tự tin trong việc đánh giá công nghệ hay kỹ thuật mới, hãy tìm người có đủ khả năng làm điều đó và thảo luận với họ. Đây có thể là nhân viên trong bộ phận của bạn, hoặc là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ phần mềm. Bạn nên dành thời gian để tìm hiểu thật kỹ các ý kiến đánh giá về sản phẩm công nghệ mà bạn định sử dụng.

• Nếu một công nghệ mới hứa hẹn đem lại nhiều lợi ích, nhưng bạn lại chưa hoàn toàn chắc chắn về nó, hãy tìm hiểu xem liệu mình có thể sử dụng thử chúng trong một khoảng thời gian trước khi đưa ra quyết định chính thức không. Bạn có thể bố trí một nhân viên hay một nhóm nhỏ nhân viên của mình sử dụng công nghệ mới này trong một vài tuần, sau đó yêu cầu họ cho ý kiến phản hồi. Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm ra sản phẩm thích hợp, một số công ty cho phép khách hàng dùng thử sản phẩm trong khoảng ÓC ngày trước khi quyết định có mua hay không. Bạn có thể vận dụng linh hoạt những ưu đãi này.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Từ chối ứng dụng công nghệ mới trong khi chưa tìm hiểu về lợi ích mà chúng có thể mang lại cho công việc là hành động không phù hợp. Tuy vậy, nếu sau nhiều cố gắng nhưng nhóm của bạn chưa thật sự thông thạo với những ứng dụng công nghệ, bạn có thể từ chối bất cứ một công nghệ mới nào được mời chào. Nhưng trong tương lai, khi nhóm của bạn đã sử dụng thành thạo những gì đang có, bạn có thể cân nhắc đến việc ứng dụng công nghệ mới.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Công nghệ, đặc biệt là những công nghệ liên quan đến máy tính và truyền thông, thường thay đổi và phát triển rất nhanh chóng. Ngay vào thời điểm bạn cài đặt và bắt đầu sử dụng thì những phần mềm này đã bị thay thế bởi một sản phẩm mới với nhiều cải tiến hơn. Rất khó để đánh giá xem những công nghệ nào vẫn còn hữu dụng trong vòng một hay năm năm tới.

Vậy bạn sẽ làm gì trong môi trường công nghệ thường xuyên thay đổi? Phương pháp tốt nhất là bạn hãy xây dựng một mạng lưới những người am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình và xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực này. Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm ứng dụng công nghệ từ những người này và nhờ họ tư vấn lựa chọn công nghệ tốt nhất cho nhóm làm việc của mình.

7- 2. Ứng dụng công nghệ chỉ vì ý thích cá nhân

Tình huống

- Chúng tôi không thể đảm bảo rằng phần mềm mới này sẽ hoạt động đúng như anh mong đợi. Chúng tôi có thể cài đặt, đào tạo nhân viên và hỗ trợ cho đến khi các anh có thể sử dụng chúng một cách thành thạo, nhưng chúng tôi không chắc nó sẽ hiệu quả đúng như ý anh muốn.

- Tôi hiéu mà Jack, nhưng đây là phiên bản mới nhất trong lĩnh vực của chúng tôi. Anh vân biết tôi luôn quan tâm đến việc cập nhật những tiến bộ công nghệ mới, mà đây chính là phần mềm mới nhất.

- Anh không muốn đợi tới khi có thé chắc chắn rằng phần mềm này hoạt động đúng như yêu cầu của anh sao?

- Chúng tôi vân còn một vài vấn đề trong quá trình thiết lập hệ thống, nhưng tôi tin rằng chúng tôi có thé giải quyết mọi vấn đề này trước khi bên anh cài đặt phần mềm mới này. Như đã nói, chúng tôi không muốn bỏ lỡ những ứng dụng mới nhất trong lĩnh vực của mình!

Tại sao đây lại là sai lầm?

Công nghệ mới thường khiến cho công việc của bạn bị gián đoạn trong một khoảng thời gian, ngay cả khi nó đem lại những lợi ích như bạn mong đợi. Và liệu những lợi ích mà công nghệ mới mang lại có thể bù đắp được chi phí và các vấn đề phát sinh khi sử dụng nó? Bạn nên cân nhắc xem việc ứng dụng công nghệ mới có thật sự hữu ích, hay chỉ làm rối loạn công việc và giảm năng suất của cả nhóm.

Sửa sai như thế nào?

Bạn hãy cân nhắc lại quan điểm của mình. Bạn nên hoãn quyết định sử dụng phần mềm mới và đề nghị được tìm hiểu thêm về sản phẩm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

Giải pháp tốt nhất là có cách tiếp cận thích hợp dựa trên những thông tin chuẩn xác. Nếu bạn có thể dễ dàng nhận thấy những ưu điểm của sản phẩm công nghệ mới hơn là khuyết điểm, bạn nên tập trung vào những điểm sau:

• Hãy nhìn nhận khách quan về tính hiệu quả mà ứng dụng công nghệ mang đến cho công việc của nhóm bạn trong thời gian qua. Việc này có thể không đơn giản, nhưng bạn cần bắt đầu ngay. Nếu bạn đã áp dụng một số công nghệ mới cho nhóm mình trong vài năm gần đây, hãy xem xét về hiệu quả của từng ứng dụng.

Bạn đừng ngần ngại hỏi ý kiến nhân viên của mình về việc áp dụng kỹ thuật công nghệ trong công việc. Những ứng dụng này đã giúp ích gì cho công việc cũng như năng suất làm việc của họ?

Nếu trong quá khứ bạn đã không thành công với việc ứng dụng công nghệ mới, thì đó chính là lời tiên đoán cho sự không thành công trong tương lai. Và ngược lại, nếu trước đây bạn đã thành công trong việc ứng dụng công nghệ, bạn càng có nhiều khả năng thành công với những ứng dụng công nghệ mới.

• Giao trách nhiệm làm "người phản biện" cho người có hiểu biết và thận trọng trong việc ứng dụng các sản phẩm công nghệ mới. Bạn hãy chọn một người có những đánh giá đáng tin cậy và có thể đặt ra những câu hỏi xác đáng về những sản phẩm công nghệ mới này. Và bạn cũng cần khẳng định rõ ràng rằng bạn tôn trọng những phản biện này, bởi nhờ những ý kiến ấy bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về sản phẩm dự định sử dụng.

• Nếu có thể, bạn hãy cùng thảo luận với cả nhóm để đưa ra quyết định về sản phẩm công nghệ mới. Việc này yêu cầu nhóm làm việc của bạn phải dày dạn kinh nghiệm và bạn phải hết sức kiên định trên cương vị quản lý của mình. Nhưng nếu bạn có thể làm được điều này, nhóm của bạn sẽ ngày càng hiểu biết hơn về các sản phẩm công nghệ mới. Và họ sẽ giúp bạn chọn ra được loại sản phẩm đem lại lợi ích lớn nhất, vì họ là những người trực tiếp sử dụng những sản phẩm công nghệ này trong công việc hàng ngày.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Trong một số trường hợp, nếu bạn có khả năng đánh giá chính xác về các công nghệ mới hoặc nếu nhóm của bạn đã hiểu rõ về đặc tính và ứng dụng của sản phẩm này. Dù vậy, bạn vẫn nên dành thời gian tìm hiểu về những sản phẩm công nghệ mới thật cẩn thận trước khi quyết định.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Công nghệ đang trở nên ngày càng quan trọng trong mọi lĩnh vực công việc. Tuy nhiên, việc lựa chọn sản phẩm công nghệ phù hợp để áp dụng trong thực tế lại là một quyết định rất khó khăn. Chúng ta sẽ phải dựa trên những tiêu chí nào khi sự thay đổi trong lĩnh vực công nghệ diễn ra hàng ngày? Bạn nên tập trung vào những công nghệ giúp cho công việc hiện tại của bạn trở nên hiệu quả và ít tốn kém hơn. Bạn không nên chọn sử dụng công nghệ khi nó khiến cho nhiệm vụ chính bị xao nhãng. Ví dụ, bạn có cần sử dụng phần mềm đồ họa để hoàn tất bản vẽ và các đồ thị không khi các nhân viên của bạn sẽ mất thêm rất nhiều thời gian để trang trí, làm đẹp bản vẽ, trong khi yêu cầu cao nhất là tính chính xác?

7- 3. Để người của nhóm khác chịu trách nhiệm lựa chọn sản phẩm công nghệ mới cho nhóm của bạn

Tình huống

- Anh không định đi cùng chúng tôi đến buổi thuyết trình về hệ thống điện thoại mới ư?

- Không, Selina ạ. Tôi muốn nhờ cô làm việc này. Tôi tin tuởng vào ý kiến đánh giá của cô.

- Nhưng chúng tôi cũng muốn biết quan điếm của anh về sản phẩm mới này. Mặt khác, tính chất công việc của hai bộ phận có nhiều điếm khác nhau và quan điếm của anh có thế không giống với cách nhìn của tôi.

- Cảm ơn cô vì đã ghé qua đây. Thật sự tôi rất tin tưởng vào ý kiến đánh giá của cô!

Tại sao đây lại là sai lầm?

Mỗi nhóm có cách làm việc khác nhau. Một hệ thống mới có thể phục vụ tốt cho công việc của nhóm này, nhưng lại không hiệu quả với nhóm khác. Ngoài ra, bạn không chỉ thu thập thông tin từ cuộc hội thảo, mà có thể còn đóng góp ý kiến nào đó. Khi để người khác quyết định thay mình trong việc lựa chọn công nghệ, có thể bạn sẽ phải sử dụng một hệ thống không phù hợp. Tệ hơn nữa, bạn sẽ không nhận được sự hỗ trợ nào từ công nghệ mới, trong khi nhóm của bạn đang cần nó hơn bao giờ hết.

Sửa sai như thế nào?

Hãy đuổi theo Selina và cho cô ấy biết bạn đã thay đổi ý định. Một lần nữa bạn hãy cảm ơn cô ấy vì đã nhắc nhở bạn.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

• Hãy tìm hiểu những thông tin cần thiết cho công việc của bạn. Tự bạn đến tham dự buổi thuyết trình là một quyết định khôn ngoan. Đây là cơ hội để bạn tìm hiểu những thông tin quan trọng về hệ thống mới và có thể cùng thảo luận với những nhà quản lý khác.

Bạn nên lưu ý ngay cả khi quyết định rằng hệ thống này không dành cho nhóm của bạn, bạn cũng sẽ biết rõ tại sao như vậy. Sau đó, nếu ai đó cố "ấn" sản phẩm kia vào tay bạn, bạn có thể tự tin từ chối.

• Tranh thủ ý kiến của những người hiểu biết bảng cách thảo luận với họ càng nhiều càng tốt. Trong tình huống trên, bạn có thể khai thác thêm thông tin từ Selina ngay khi hai người rời khỏi cuộc họp. Bước đi thích hợp tiếp theo là thảo luận với những quản lý khác, đặc biệt là những người quản lý các nhóm có công việc gần giống với nhóm của bạn. Những việc này sẽ giúp bạn nhận thức rõ ràng hơn về việc liệu hệ thống mới có đáp ứng được nhu cầu của nhóm mình hay không.

• Tập trung vào những đặc tính hữu ích của sản phẩm đối với công việc của nhóm. Đa số chúng ta đều đã từng một vài lần rơi vào bẫy khi mua thứ gì đó chỉ vì nghe những lời giới thiệu hấp dẫn nhưng rất chung chung. Đây là xu hướng mua sắm theo kiểu "Nếu nó tốt cho họ thì nó cũng tốt cho tôi". Hãy dừng lại ngay. Bạn nên dành thời gian để tìm hiểu những lợi ích của công nghệ mới đối với công việc của nhóm rồi tập trung vào chúng.

• Nếu cần, bạn hãy thiết lập mối liên kết với những nhà quản lý khác để chỉ mua loại công nghệ thực sự có ý nghĩa với công việc của nhóm. Đôi khi, tự mỗi nhóm làm việc không đưa ra được lựa chọn đối với một công nghệ mới. Trong trường hợp này, người quản lý của các nhóm cần nói chuyện với nhau để đạt được một sự nhất trí về vấn đề liệu họ có cần một công nghệ mới hay không, và nếu có thì nó cần phải có những tính năng gì. Sau đó, họ có thể đưa kiến nghị đã được cả nhóm nhất trí lên người có thẩm quyền ra quyết định. Việc này không đảm bảo rằng bạn và những quản lý khác sẽ có được điều mình muốn, nhưng chắc chắn sẽ gia tăng khả năng đó.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Hầu như không bao giờ.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Nhiều nhà quản lý không mấy tự tin khi đưa ra những quyết định liên quan đến công nghệ mới. Bạn có thể là một trong số đó. Bạn không muốn từ chối công nghệ mới, nhưng cũng không thoải mái khi chỉ đơn giản nói "Đồng ý". Bởi vậy, dường như cách dễ nhất là tìm một (hoặc một số) người mà bạn cảm thấy có thể tin tưởng và đưa ra quyết định dựa trên sự tư vấn, đánh giá của họ. Nhưng bạn không nên làm như vậy. Công nghệ đang trở nên ngày càng quan trọng và nếu lựa chọn đúng, nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong công việc. Khi đưa ra một quyết định nóng vội và thiếu hiểu biết, bạn có thể bị mắc kẹt một thời gian dài với thứ công nghệ đẹp mắt nhưng vô dụng đó. Có thể đến khi đó bạn sẽ biết thêm rằng từ bỏ một công nghệ không thích hợp còn khó hơn rất nhiều so với việc mua sắm nó.

Bạn có thể tham vấn từ những người khác, nhưng đưa ra quyết định áp dụng công nghệ cho nhóm thì bạn phải tự quyết định.

7-4. Không cho phép nhân viên cải tiến công nghệ

Tình huống

- Thưa sếp, chúng tôi đã tìm ra cách cải tiến cơ sở dữ liệu giúp chúng ta có thế tiết kiệm chi phí đáng kế.

- Suellen, đây đúng là một ý tưởng tốt, nhưng cô không định thay đổi định dạng dữ liệu hiện tại chứ?

- Chúng tôi không thay đổi toàn bộ. Matt đã giải thích với tôi những thay đổi cần thiết và Arsenio Washburn sẽ chịu trách nhiệm làm việc này.

- Khoan đã! Tại sao trước đây không ai đề cập về vấn đề này với tôi?

- Chúng tôi không nghĩ anh sẽ phản đối. Chúng tôi chỉ cố gắng làm cho hệ thống trở nên hữu dụng hơn. - Suellen tỏ ra bất ngờ.

- Suellen này, như tôi vừa nói, đây đúng là một ý tưởng tốt, nhưng tôi hoàn toàn không thích cách cô thực hiện. Tại sao cô không mời Matt tới đây đế anh ấy trình bày trực tiếp với tôi. Nếu khả thi, tôi sẽ đế cô thực hiện.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Ví dụ ngắn này đề cập đến ba vấn đề khác nhau về cách sử dụng công nghệ:

1. Nhân viên có được phép sử dụng các ứng dụng công nghệ khác so với cách mà họ được hướng dẫn sử dụng không?

2. Nhân viên có được phép thử nghiệm các tính năng khác nhau của kỹ thuật công nghệ nhằm cải tiến hiệu quả công việc không?

3. Nhân viên có nên tự ý điều chỉnh các ứng dụng công nghệ sao cho phù hợp hơn với công việc không?

Hai câu hỏi đầu tiên rõ ràng là có cơ sở. Vậy tại sao những gì người quản lý làm ở trên lại bị xem là sai lầm? Về cơ bản, một nhà quản lý cần trả lời "Không" với hai câu hỏi đầu tiên. Tuy nhiên, điều đó cũng đồng nghĩa với câu trả lời "Không" cho câu hỏi cuối cùng, mà đó lại là một loại câu hỏi khác. Khi ấy, họ sẽ phải gửi yêu cầu thay đổi đến nhà cung cấp. Điều này có thể sẽ khiến việc cải tiến hệ thống bị chậm trễ trong một khoảng thời gian nhất định và làm trở ngại đến công việc của các nhân viên.

Bạn nên thận trọng khi cho phép nhân viên sử dụng các ứng dụng công nghệ khác với cách nhà cung cấp hướng dẫn. Nhưng nếu không được thử nghiệm, bạn sẽ không phát huy hết lợi ích mà ứng dụng công nghệ có thể đem lại ngoài những gì bạn đang sử dụng.

Sửa sai như thế nào?

Rất đơn giản, bạn hãy ngăn Suellen lại trước khi cô ấy rời khỏi chỗ bạn và thay đổi quyết định của mình: Suellen à, như tôi đã nói, đây là một ý tưởng tốt, nhưng chúng ta cần phải thận trọng để tránh xảy ra bất kỳ rắc rối nào trong quá trình cải tiến. Cô hãy mời Matt đến đây và cùng trình bày cho tôi phương án thực hiện. Nếu khả thi, chúng ta sẽ lập tức tiến hành theo cách đó.

Nghĩa là người quản lý yêu cầu nhân viên của mình trình bày chi tiết phương án thực hiện để có thể cân nhắc giữa lợi ích và rủi ro trước khi đưa ra quyết định hợp lý.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

Phần lớn chúng ta đều biết đến máy tính và các loại thiết bị công nghệ khác sử dụng trong công việc. Những thiết bị này được lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và các nhân viên được yêu cầu phải sử dụng theo đúng hướng dẫn của nhà cung cấp. Việc thử nghiệm các tính năng khác của thiết bị công nghệ thường bị cấm tuyệt đối, dù đôi khi chúng cũng được làm một cách kín đáo.

Dưới đây là một số gợi ý có thể giúp bạn biến những ý tưởng này thành thực tế. Tất cả những lời gợi ý dưới đây đều dựa trên giả định rằng thiết bị công nghệ bạn sử dụng liên quan đến máy vi tính, nhưng bạn vẫn có thể áp dụng những gợi ý này cho các thiết bị công nghệ khác.

• Đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu được tầm quan trọng của việc sao chép dữ liệu dự phòng. Với những công việc có liên quan đến máy tính, bạn hãy yêu cầu nhân viên của mình sao chép dữ liệu dự phòng thường xuyên.

• Đảm bảo trong nhóm của bạn có ít nhất một người am hiểu về chương trình phần mềm đang được sử dụng để có thể khắc phục kịp thời khi xảy ra sự cố. Bất cứ khi nào được trang bị các chương trình mới, các bạn cũng sẽ nhận được chương trình đào tạo đi kèm. Đa phần nhân viên sẽ chỉ tìm hiểu một số tính năng cơ bản đủ để vận dụng cho công việc của mình. Nhưng bạn hãy động viên họ tìm hiểu thêm những tính năng của phần mềm chưa được sử dụng và khuyến khích họ thử nghiệm tất cả các ứng dụng này.

• Cho phép mọi người thử nghiệm tất cả các tính năng của phần mềm. Nhưng nếu bạn muốn tiến hành bất cứ thay đổi nào, hãy đảm bảo rằng chỉ một nhân viên chịu trách nhiệm làm điều đó. Bạn hãy khuyến khích mọi người thử nghiệm những thay đổi nhỏ để có thể dễ dàng khắc phục khi gặp sự cố. Bạn có thể để một nhóm nhân viên cùng tham gia cải tiến, nhưng cần phải để một người có trình độ chuyên môn, am hiểu về phần mềm đó chịu trách nhiệm chính.

• Dù việc thử nghiệm được tiến hành rộng rãi hay chỉ giới hạn trong một phạm vi nhỏ, bạn cũng phải đảm bảo tất cả các nhân viên đều hiểu công nghệ được dùng để hỗ trợ công việc. Nếu bạn có những nhân viên thành thạo về công nghệ, hãy cho phép họ chủ động thay đổi một vài tính năng cần thiết. Bạn phải luôn nhớ rằng, công nghệ chỉ là công cụ phục vụ cho công việc và không nên để nó chi phối bạn.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Chỉ trong trường hợp nhân viên của bạn chưa bao giờ sử dụng máy tính. Khi ấy, họ cần có thời gian để tìm hiểu cách sử dụng và việc sao chép dữ liệu dự phòng một cách đều đặn. Trong thời gian này, bạn phải rất thận trọng mỗi khi cho phép nhân viên thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Bạn không muốn nhân viên của mình quá mải mê với công nghệ để rồi xao nhãng công việc. Tuy nhiên, bạn và nhân viên cần hiểu rõ thiết bị công nghệ đang sử dụng, cả ưu điểm lẫn khuyết điểm, để có những thay đổi hợp lý làm tăng tính hữu dụng của những thiết bị ấy. Vậy làm cách nào để có thể dung hòa những mong muốn của bạn?

Quả là việc không dễ dàng. Trong số các nhân viên của bạn sẽ có người thật sự đam mê công nghệ và thường dành phần lớn thời gian để tìm hiểu các thiết bị công nghệ, trong khi những người khác chỉ cần tìm hiểu đủ chức năng phục vụ cho công việc của họ. Bạn hãy tạo ra một môi trường làm việc vừa khuyến khích nhân viên tìm hiểu học hỏi thêm về các thiết bị công nghệ, nhưng đồng thời vẫn tập trung vào công việc chính của họ.

7- 5. Tự động hóa một quy trình thủ công mà không qua bước cải thiện

Tình huống

- Chào Rosina, ngọn gió nào đã đưa cô tới đây thế?

- Tôi sang đây đế đề nghị được giúp anh một việc. Anh nghĩ thế nào về việc tự động hóa toàn bộ quy trình nhận chứng từ?

- Ồ, tôi đã chờ đợi rất lâu lời đề nghị này. Khi nào các bạn có thế bắt đầu?

- Stewart là người giỏi nhất ở chỗ tôi vì anh ấy là một chuyên gia về lập trình. Anh có thế sắp xếp cho một hoặc hai người khá nhất bên anh đến gặp anh ấy vào thứ Hai và thứ Ba không? Sau khi thu thập đủ thông tin, anh ấy có thế hoàn thành quy trình tự động hóa này trong vòng ba tuần.

- Tuyệt quá! Nhân viên của tôi sẵn sàng dành cho cô bao nhiêu thời gian cũng được. Tôi đang rất nóng lòng áp dụng quy trình tự động hóa này.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Bất cứ một quy trình thủ công nào đã được áp dụng trong một khoảng thời gian mà chưa có sự thay đổi, ví dụ như quy trình nhận chứng từ trong ví dụ trên, luôn có hai đặc điểm cơ bản: Thứ nhất, nó không những không đạt được hiệu quả như thiết kế, mà còn rất kém hiệu quả trên thực tế. Thứ hai, nếu quy trình ấy được cài đặt vào máy tính nhưng không có sự thay đổi nào, nó sẽ không phát huy được công dụng của máy tính. Nói cách khác, nếu bạn khởi đầu với một quy trình thủ công không hiệu quả và tự động hóa nó trước khi cải thiện, bạn sẽ nhận được một quy trình tự động kém hiệu quả. Và quy trình tự động này thậm chí còn kém hiệu quả hơn cả quy trình thủ công trước đó.

Sửa sai như thế nào?

Nhân viên của bạn có khả năng phân tích quy trình không? Nếu một vài người trong số họ thành thạo việc này và nếu có thời gian, bạn hãy yêu cầu họ lập biểu đồ lưu lượng của quy trình nhận chứng từ. Trong tình huống này, họ không có đủ thời gian để lập biểu đồ một cách quá chi tiết, nhưng cũng có thể khái quát được dòng lưu chuyển cơ bản của quy trình. Sau đó, bạn hãy xem xét những gì thu được, chẳng hạn như tính hiệu quả, số lần mỗi chứng từ phải được xử lý, số cá nhân hay nhóm phải xử lý mỗi chứng từ ấy... Rất có thể bạn sẽ nhận thấy mình chỉ có được những câu trả lời chung chung cho các câu hỏi trên.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Câu trả lời là không trường hợp nào cả. Bạn đừng bao giờ tự động hóa một quy trình trước khi phân tích và tìm cách cải thiện nó. Các chuyên gia đã nhận định có từ SG đến 70% những cải tiến trong quá trình tự động hóa nên thực hiện trước khi bắt tay thực hiện quy trình tự động hóa.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Đây là nguyên tắc cơ bản của quy trình tự động hóa: Một khi quy trình được chuyển từ thủ công sang tự động, nó sẽ trở nên ít linh hoạt và khó thay đổi hơn so với khi được thực hiện theo kiểu cũ. Vì thế, bạn nên dành thời gian để suy nghĩ thật kỹ trước khi đưa ra quyết định tự động hóa một quy trình.