SAI LẦM TRONG CÁCH ỨNG XỬ VỚI CẤP TRÊN

9-1. Không nhận ra những vấn đề cấp trên xem trọng

Tình huống

Cuối ngày làm việc, khi hai người đang cùng tiến về phía cửa trước, bạn hỏi Gary:

- Cậu biết sếp đang có chuyện gì không? Ông ấy có vẻ không hài lòng với tớ, nhưng tớ không biết là việc gì. Tớ nghĩ ông ấy hẳn phải hài lòng vì chúng tớ đã hoàn thành tốt dự án Vernon, thậm chí chúng tớ đã điều chỉnh một số quan điém sai lầm của khách hàng và cung cấp cho họ một lựa chọn tốt hơn những gì họ yêu cầu ban đầu. Tớ không hiéu ông ấy đang phiền lòng về chuyện gì nữa!

- Tớ thì có thé hiéu được đấy. - Gary trả lời. - Cậu cũng biết rằng với sếp, việc làm hài lòng khách hàng là điều quan trọng nhất. Hôm nọ, tớ tình cờ nghe sếp nói chuyện về dự án Vernon, trong đó có chuyện về việc chúng ta cho rằng mình hiéu rõ hơn khách hàng. Tớ cho rằng ông ấy bực mình về chuyện này. Thế thực ra các cậu đã làm gì?

- Chúng tớ đã chỉ ra rằng hai triệu đô-la khách hàng chuẩn bị đầu tư vào thiết bị mới sẽ chỉ đổ sông đổ bién thôi và thuyết phục họ rằng sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu họ đại tu những thiết bị hiện có. Thế thì còn gì nữa nào?

- Ồ, có thé tớ không biết cụ thé, nhưng từ những gì nghe được thì tớ đoán khách hàng cảm thấy mất mặt lắm. Cậu có biết sếp khó chịu thế nào về việc này không? Ông ấy vân thường nói trong các cuộc họp và cả trên những bản tin về việc tôn trọng sở thích của khách hàng. Khách hàng là trên hết mà. Tất cả những việc đó chỉ đé nhấn mạnh rằng dù chúng ta có đúng đến đâu thì sự hài lòng của khách hàng vân phải được đặt lên hàng đầu. Cậu không nghe thấy à?

Tại sao đây lại là sai lầm?

Bạn có thể dễ dàng nhận ra tại sao cần nhạy cảm trước những vấn đề được sếp xem trọng. Bạn cho rằng mình đã thực hiện rất tốt dự án vừa qua. Nhưng cấp trên lại không nghĩ vậy. Rõ ràng trong tình huống trên, bạn thậm chí không nhận ra mâu thuẫn giữa cách bạn thực hiện dự án với một trong những mối bận tâm của sếp. Kết quả là bạn đã làm trái điều cấp trên mong muốn nhìn thấy ở bạn và điều đó khiến ông không hài lòng. Nhưng theo đánh giá khách quan, bạn đã làm được một việc tốt cho khách hàng (giúp tiết kiệm tiền và góp phần cải tiến quá trình sản xuất của họ), nên bạn sẽ chẳng bao giờ có cơ hội được nghe những lời phê bình trực tiếp từ sếp. Nhưng ông ấy vẫn nhớ - trong một thời gian dài, rất dài.

Vậy những việc gì được xem là quan trọng đối với các nhà quản lý? Chúng ta không thể khái quát hóa được. Vấn đề nhạy cảm của một người quản lý có thể là kiểu ứng xử với khách hàng như chúng ta thấy trong tình huống trên. Cũng có khi vấn đề nhạy cảm là những việc tưởng như rất nhỏ nhặt, nhưng lại thực sự có ý nghĩa đối với sếp của bạn. Chúng tôi biết một người quản lý rất xem trọng cách dùng từ khi đề cập đến những người làm việc cho anh ấy. Bạn có thể gọi họ là "đồng sự" hay "nhân viên", nhưng bạn không bao giờ được phép gọi họ là "những người làm thuê". Với người khác, việc này nghe có vẻ không mấy quan trọng, nhưng đối với vị quản lý đó, việc sử dụng từ ngữ sẽ nói lên khái niệm bình đẳng cũng như sự trao quyền ở nơi làm việc. Và nhân viên phải học cách thích nghi với quan điểm của ông.

Sửa sai như thế nào?

Bạn không thể sửa sai, mà cần tập trung vào những giải pháp lâu dài.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Lắng nghe những điều cấp trên muốn nhấn mạnh. Những thông điệp quan trọng nhất không phải lúc nào cũng được thể hiện một cách rõ ràng, có thể vì chúng quá hiển nhiên với cấp trên của bạn đến mức ông ấy cho rằng chúng cũng là hiển nhiên đối với bạn.

• Lưu ý về kiểu ứng xử có khả năng được khen ngợi và kiểu nào không. Hai dự án có giá trị như nhau, hai nhân viên có khả năng tương đương nhau, nhưng cấp trên của bạn lại khen ngợi người này và không tán dương người kia. Nếu tìm ra điểm khác nhau thì bạn đã nắm được một đầu mối quan trọng để tìm ra những điểm có ý nghĩa quan trọng đối với cấp trên của mình.

• Hỏi sếp về những vấn đề mà bạn cho ràng quan trọng đối với ông. Khi bạn nghĩ đây có thể là một vấn đề quan trọng đối với sếp nhưng không biết nên thực hiện như thế nào, bạn hãy trao đổi với ông ấy để xác định quan điểm chính thức về vấn đề này. Những cuộc nói chuyện kiểu này sẽ là cơ hội tốt để bạn hiểu rõ hơn về cấp trên, cũng như phương pháp làm việc của ông ấy.

• Đề nghị phản hồi. Đôi khi, với một vấn đề mà bạn biết là đặc biệt quan trọng đối với sếp và bạn đã cố gắng hết sức để giải quyết theo ý muốn của ông ấy, hãy kiểm tra lại xem liệu bạn đã hiểu đúng ý của cấp trên hay chưa. Bạn nên dành thời gian để thuật lại tình huống và cách xử lý tình huống của mình, đồng thời hỏi cấp trên xem liệu đây có phải là cách mà ông ấy muốn bạn thực hiện không. Những buổi nói chuyện như vậy sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích về cách cấp trên xử lý với các tình huống tương tự.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Liệu bạn có khả năng giải thích rõ ràng cho nhân viên của mình về những vấn đề bạn cho là quan trọng? Để xác định điều này, chúng tôi đề nghị bạn tự đánh giá thái độ ứng xử của mình với cấp trên. Thông thường, những điều khiến bạn bực mình với sếp cũng chính là những điều nhân viên của bạn không hài lòng với bạn.

9-2. Không hỗ trợ cấp trên đi đến thành công

Tình huống

- Đúng vậy, tớ đã quên không gửi bản sao thư khen ngợi của BoldFil lên tổng công ty. Và tớ không hiéu tại sao Evelyn lại nổi cáu vì chuyện đó. - Bạn phàn nàn với đồng nghiệp. - Không lẽ việc này lại quan trọng đến thế sao? Rõ ràng cô ấy muốn khoe khoang thành tích của mình! Nhưng tại sao cô ấy lại muốn tranh công trong vụ này chứ? Tớ mới là người làm hết mọi việc mà!

- Hãy thực tế đi. - Đồng nghiệp của bạn trả lời. - Có thé sếp lớn thậm chí còn không biết đến sự tồn tại của chúng ta. BoldFil là một dự án lớn. Tớ thấy việc Evelyn muốn tạo uy tín tối đa từ dự án này là điều dé hiéu.

- Rất có thé là như thế, nên tớ không trách cứ việc cô ấy muốn tạo uy tín trước mặt sếp. Tớ không được trả lương đé làm kẻ xu nịnh!

Tại sao đây lại là sai lầm?

Rõ ràng bạn đã hiểu sai vai trò của cá nhân trong tổ chức. Nhiệm vụ của bạn là đảm bảo hoàn thành một phần công việc trong tổ chức. Ngoài ra, làm tròn vai trò của một cấp dưới đối với cấp trên cũng là trách nhiệm của bạn. Và nguyên tắc đầu tiên của mối quan hệ cấp trên - cấp dưới là: Không có trách nhiệm nào lớn hơn trách nhiệm giúp cấp trên của bạn đi đến thành công. Tuyệt đối không!

Cũng như bạn mong đợi sự ủng hộ từ cấp dưới của mình, sếp của bạn cũng mong được bạn ủng hộ như vậy. Đây là một nguyên tắc đơn giản và dễ hiểu.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Hãy tận dụng cơ hội để chia sẻ thành tích. Người duy nhất thực sự cần biết đến khả năng của bạn là cấp trên trực tiếp của bạn, tuy nhiên, việc được các nhà quản lý khác công nhận thành tích là điều đáng mong mỏi. Khi sếp của bạn hài lòng với bạn, chắc chắn họ sẽ đề cập đến thành tích của bạn khi nói chuyện với các quản lý khác và cấp trên nữa. Bạn sẽ được ghi nhận xứng đáng, kèm theo đó là những phần thưởng hoặc cơ hội thăng tiến.

• Hãy đảm bảo ràng cấp trên biết được thành tích của bạn. Người quản lý trực tiếp của bạn chính là người sẽ báo cáo thành tích lên trên. Bạn hãy đảm bảo rằng cấp trên có ấn tượng tốt về bạn trước khi báo cáo lên cấp cao hơn.

• Hãy giúp cấp trên của bạn chuẩn bị tinh thần trước những lời chỉ trích có thể phát sinh, vì một trong những sai lầm tệ hại nhất mà bạn không nên mắc phải là để sếp của mình bị tấn công bởi những lời chỉ trích mà không hề có sự chuẩn bị trước.

• Tăng cường tinh thần hợp tác và ủng hộ lẫn nhau trong nhóm làm việc. Tinh thần hợp tác sẽ phát huy tác dụng tối đa khi mỗi thành viên trong nhóm đều ủng hộ những người còn lại. Sự ủng hộ của bạn dành cho cấp trên có thể là một phần trong nỗ lực lớn hơn nhằm ủng hộ cả công ty tiến tới thành công. Bạn nên chia sẻ thành tích với các cấp dưới và ghi nhận sự đóng góp của họ. Khi nói chuyện với cấp trên, bạn hãy đề cập đến những đóng góp đặc biệt của nhân viên dưới quyền.

Khi bạn ủng hộ cả nhóm, cả nhóm cũng sẽ ủng hộ lại bạn. Sự tôn trọng lẫn nhau cũng như tinh thần đồng đội đó sẽ giúp cải thiện những mối quan hệ khác trong công ty một cách tự nhiên, trong đó có cả mối quan hệ với các đồng nghiệp và cấp trên của bạn.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Đóng góp quan trọng duy nhất bạn có thể làm để giúp sếp thành công chính là thành tích trong công việc của bạn. Mặc dù rất dễ bị cuốn vào cuộc đua quyền lực trong công ty và mắc kẹt trong cạm bẫy của sự thành đạt, nhưng tài năng thực sự vẫn luôn có ý nghĩa quan trọng. Người quản lý chỉ có vẻ bề ngoài hào nhoáng mà không có năng lực thực sự sớm muộn cũng bị mọi người nhận ra. Những người quản lý giỏi phải là người vừa có quan điểm đúng đắn, vừa có kỹ năng lãnh đạo tốt, phải là người luôn giúp cả nhóm hoàn thành xuất sắc công việc, cũng như luôn tìm ra và chia sẻ những thành tích đạt được.

9-3. Đầu hàng sếp quá sớm

Tình huống

- Tôi hiéu ý cô rồi, Doris ạ. Ngay lập tức tôi sẽ dừng những thông báo hóa đơn tự động này.

Bạn kết thúc cuộc trao đổi với Doris, sếp của bạn, với tâm trạng bực dọc. Bạn biết rằng việc thu hồi nợ đã có sự tiến trién đáng ké từ khi bạn áp dụng phương pháp gửi thư nhắc nhở tự động tới những khách hàng nợ quá hạn. Bạn cũng chưa phải nhận lời phàn nàn nào từ phía khách hàng cả. Các thông báo được viết bằng những lời lẽ mềm mỏng, không hề có ý đe dọa và một số khách hàng còn đánh giá cao việc này vì chúng nhắc họ nhớ đến những khoản nợ quên chưa thanh toán. Bạn tiếc rằng không thé trình bày những điều đó với Doris, vì cô ấy luôn gạt phắt đi. Mà liệu có ích gì chứ?

Tại sao đây lại là sai lầm?

Người quản lý không phải lúc nào cũng hiểu hết mọi quy trình làm việc. Ngay cả bạn cũng thế, đúng không? Vậy tại sao trong trường hợp này bạn lại nghĩ rằng Doris cũng biết rõ về quá trình thanh toán hóa đơn như bạn?

Cô ấy không thể đưa ra những quyết định đúng đắn nếu không được cung cấp đầy đủ thông tin. Và cô ấy sẽ không bao giờ được cung cấp đủ thông tin nếu mỗi lần phê bình hay thắc mắc về một số công việc của bạn, bạn luôn khép mình trong im lặng. Bạn cần giải thích quy trình nào đang mang lại hiệu quả, còn hoạt động nào không hiệu quả.

Vội vã đầu hàng ngay khi nhận thấy những dấu hiệu phản đối từ cấp trên đồng nghĩa với việc bạn đang làm giảm giá trị của bản thân với công ty. Một trong những nhiệm vụ của bạn trong vai trò nhà quản lý là sự am hiểu ngày càng sâu hơn về công việc của mình và mối liên hệ của chúng tới những hoạt động khác của tổ chức. Thất bại trong việc chia sẻ những điều này với cấp trên có thể dẫn đến ảnh hưởng xấu cho bạn, cấp trên của bạn và cả công ty.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Luôn chuẩn bị sẵn sàng. Nếu bạn không hiểu biết về quy trình công việc của bạn bằng Doris, bạn rất khó thuyết phục cô ấy. Bạn hãy tìm hiểu quy trình thực hiện của từng mảng công việc trong đơn vị bạn. Bạn không nhất thiết phải tìm hiểu chi tiết công việc của nhân viên dưới quyền, mà chỉ cần nắm bắt các bước công việc, quá trình chuyển dịch từ bước này sang bước khác và những gì sẽ xảy ra trong mỗi lần chuyển giao như vậy.

Những mối quan tâm của các cấp quản lý đối với quy trình này là gì? Trong tình huống trên, có phải quản lý cấp trên quan tâm đến việc thu hồi nợ quá hạn của công ty không? Hay họ quan tâm hơn đến việc không làm phật ý khách hàng? Có cách nào để dung hòa giữa các mục tiêu mâu thuẫn này không?

Ngoài ra, những vấn đề nào thường được cấp trên của bạn ưu tiên hàng đầu? Bạn cần lưu tâm đến những mối lo ngại nào khi thảo luận với sếp về các phương pháp và quy trình làm việc?

• Xây dựng cho mình một phong cách thảo luận tự tin và đúng mực. Bạn không cần lo ngại rằng mình có thể bị xem là kẻ thích tranh cãi. Có hai cách để bạn thể hiện quan điểm của mình - hiếu thắng hay quả quyết với tinh thần hợp tác, xây dựng. Sự quả quyết thường mang lại kết quả tốt đẹp, còn hiếu thắng thì không.

• Đề xuất giải pháp thay thế. Giả sử, sau lời giải thích rất hợp lý của bạn, Doris nói: Tôi vẫn không cảm thấy thoải mái với thông báo nhắc nợ mà chúng ta gửi tới khách hàng. Tôi hiểu quan điểm của anh, nhưng tôi cho ràng khách hàng sẽ cảm thấy bị làm phiền. Bạn tính sao với tình huống này? Vậy bây giờ bạn có đầu hàng không?

Không. Chưa đâu. Ngay lúc ấy, việc của bạn là hãy đưa ra một vài phương án thay thế gần với quan điểm của Doris, nhưng vẫn bảo vệ được quan điểm của mình.

Giả sử bạn chỉ gửi những thông báo nhắc nợ đối với những hóa đơn quá hạn ÓG ngày, thay vì SG ngày. Hay bạn có thể thay đổi câu chữ trong những thông báo nhắc nợ. Hoặc bạn cũng có thể gửi thông báo nhắc nợ dưới hình thức thư cá nhân thay cho thông báo nhắc nợ được gửi tự động từ hệ thống máy tính.

Khi vẫn còn một thỏa thuận nào đó bạn có thể đạt được thì hãy theo đuổi cho đến khi bạn tìm thấy một giải pháp thỏa đáng, hoặc Doris không chịu nhân nhượng thêm nữa. Lúc đó, Doris sẽ tự ngừng cuộc trao đổi theo cách: Tôi ghi nhận ý kiến của anh, nhưng đây là điều tôi muốn. Tôi cho ràng việc thảo luận thêm cũng không mang lại kết quả.

Bạn cũng có thể nhận biết thời điểm đó qua giọng nói hay cách biểu hiện của Doris, khi cô ấy đã nghe đủ và sẽ không thay đổi quyết định. Trong trường hợp này, bạn nên tán thành một cách lịch sự và chuẩn bị tinh thần cho những vấn đề sắp phát sinh.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Nếu vấn đề không quá quan trọng với mục tiêu chung của cả nhóm, hay đây là vấn đề không cần thiết khiến bạn phải thể hiện quan điểm mạnh mẽ, thì việc sớm đầu hàng không phải là vấn đề. Nhưng nếu đây là vấn đề quan trọng và bạn cần thuyết phục để vấn đề được giải quyết theo một hướng khác thì bạn phải có trách nhiệm thể hiện quan điểm của mình. Hành động không thể hiện những ý kiến bất đồng là không công bằng với bạn và sếp của bạn.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Một trong những kỹ năng cần thiết của nhà quản lý là biết khi nào nên đấu tranh, khi nào nên bỏ cuộc. Có những cuộc chiến không đáng phải bỏ công sức. Khi sếp của bạn đặc biệt nhạy cảm với một chủ đề nào đó, khi mục tiêu của toàn bộ tổ chức nằm ở một hướng hoàn toàn khác, hoặc vấn đề chỉ là một phần nhỏ trong một mối lo ngại lớn, thì bạn cần dừng lại để suy nghĩ xem liệu vấn đề ấy có đáng để đấu tranh hay không.

Mặt khác, bạn nên tìm những thời điểm thích hợp để ý kiến phản đối của bạn có giá trị nhất đối với tổ chức. Đôi khi, sự phản đối của bạn chính là điều cần thiết để những người khác cân nhắc lại vị trí mà họ đã đảm nhiệm hay một bước đi họ dự định tiến hành.

Là nhà quản lý, bạn cần cả sự can đảm để phát biểu ý kiến và sự kiềm chế để chờ đợi thời điểm nói ra những ý kiến đó. Bạn đồng thời cũng cần cả sự khôn ngoan để biết được sự khác biệt giữa hai yếu tố đó.

9-4. Không đảm nhận những dự án có độ rủi ro cao, nhưng hứa hẹn lợi ích lớn

Tình huống

- Tôi không biết nhiều về phương pháp này, Zephnie ạ. - Bạn càu nhàu - Trước nay, chúng tôi chưa bao giờ thực hiện việc điều tra theo nhóm cả. Chúng tôi rất quen thuộc với phương pháp bảng câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp đế thu thập thông tin. Tôi không muốn áp dụng một cách làm hoàn toàn mới đế rồi lãnh lấy thất bại.

- Cậu hãy nghe kỹ đã. - Zephnie phản đối. - Chúng ta đã thực hiện mọi kiếu dự án phân tích và cũng tạo được danh tiếng. Nhưng nếu chúng ta không dám thử nghiệm những điều mới mẻ, khách hàng sẽ bỏ chúng ta. Nếu cậu nằm trong số những nhóm đầu tiên thử nghiệm thành công phương pháp mới này, cậu sẽ là một người hùng thực sự.

- Tôi rất tiếc, Zephnie ạ. Tôi biết nhóm của Frank đang nóng lòng ứng dụng phương pháp mới này, còn tôi chưa sẵn sàng. Phương pháp này không giống một cuộc phỏng vấn trực tiếp mà đòi hỏi những loại câu hỏi và kỹ xảo nhất định đế thu được thông tin cần thiết từ người được hỏi. Chúng tôi cần có thêm thời gian đế nghiên cứu và thực hành trước khi nhận những dự án kiếu này. Tôi rất tiếc phải nói rằng trừ phi bị ép buộc, nếu không tôi sẽ từ chối.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Kinh doanh là đối mặt với một chuỗi rủi ro. Liệu thị trường có đón nhận sản phẩm mới hay không? Liệu doanh thu có đủ lớn để bù đắp chi phí? Liệu công nghệ mới có giúp chúng ta tiết kiệm tiền hay sẽ khiến chi phí tăng cao? Chúng ta có đủ kỹ năng để đảm nhận công việc này không? Là một nhà quản lý, một trong những đối tượng quản trị của bạn là rủi ro. Công ty nào không tiến tức là đang lùi. Công việc của bạn là làm thế nào để những thay đổi này đạt được thành công cao nhất với mức rủi ro thấp nhất.

Sửa sai như thế nào?

Hãy nói với Zephnie rằng bạn đã nghĩ lại và đề nghị cô ấy tổ chức một cuộc họp bao gồm tất cả các đơn vị sẽ tham gia vào dự án để thảo luận về phương án thực hiện sao cho hiệu quả nhất. Sau đó, hãy thuyết phục nhóm của bạn rằng đây là một sự mạo hiểm đáng để thử sức.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

Chúng tôi không khuyên bạn đưa đầu vào miệng cọp. Chúng tôi chỉ muốn khuyến khích bạn hãy thử sức với những mục tiêu cao hơn của tổ chức.

Khi đảm nhận một công việc có tính mạo hiểm cao, bạn hãy thực hiện các bước sau để gia tăng thành công và giảm thiểu thất bại.

• Đánh giá độ rủi ro của dự án. Những trở ngại trong quá trình thực hiện là gì? Trong tình huống này, bạn lo rằng nhóm của bạn không có đủ những kỹ năng cần thiết để thực hiện dự án. Bạn có đủ công cụ cần thiết hay không? Người tiêu dùng có thích sản phẩm mới mà bạn chuẩn bị tung ra thị trường hay không? Vô số vấn đề có thể xảy ra, quan trọng là bạn phải nhận diện được những yếu tố đó trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ dự án nào.

• Chuẩn bị phương án kiểm soát thiệt hại. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu nhóm của bạn không chuẩn bị kịp những kỹ năng cần thiết để thực hiện dự án này? Liệu dự án có bị dừng lại không? Những phương pháp khả thi nào có thể khắc phục được những hạn chế này?

Hãy chuẩn bị những chiến lược dự phòng để cứu dự án hay giảm thiểu thiệt hại nếu rủi ro xảy ra.

• Tranh thủ sự ủng hộ của cấp trên. Nếu sếp muốn bạn nhận dự án mạo hiểm này, vậy cấp quản lý cao hơn thì sao? Đặc biệt, nếu dự án mạo hiểm này có ý nghĩa lâu dài, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mọi thành viên trong ban quản lý công ty đều biết đến công việc bạn đang cố gắng hoàn thành, những lợi ích tiềm năng nó có thể mang lại cũng như những rủi ro có thể xảy ra. Với sự ủng hộ từ các nhà quản lý cấp cao dành cho dự án, chắc chắn bạn sẽ không phải nhận quá nhiều trách nhiệm nếu dự án chẳng may thất bại.

• Tranh thủ sự ủng hộ từ nhân viên của bạn. Sự thành công hay thất bại của một dự án phụ thuộc rất nhiều vào những người trực tiếp tham gia. Vì thế, các nhân viên của bạn luôn cần được động viên khích lệ. Cũng giống như các cấp quản lý cao hơn, nhân viên của bạn cần hiểu tại sao bạn lại đảm nhận dự án này, kèm theo đó là những rủi ro và lợi ích mà dự án có thể mang lại. Họ cần được tham gia vào quá trình đánh giá rủi ro và lên kế hoạch đối phó với bất kỳ thiệt hại nào có thể xảy ra. Đây là cách để cả nhóm có thể thống nhất được những ý tưởng quan trọng nhằm hoàn thành dự án một cách tốt đẹp nhất.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Tùy từng trường hợp cụ thể. Đôi khi từ chối một dự án mạo hiểm là một việc làm đúng đắn. Nhưng hãy nhớ rằng việc chấp nhận một dự án mạo hiểm sẽ giúp bạn có cơ hội được đánh giá cao. Nhiều nhà quản lý - ở tất cả các cấp - có cùng nỗi lo thất bại với bạn và không dám đảm nhận công việc có tính rủi ro cao, mặc dù họ vẫn ý thức được rằng cần thử nghiệm những ý tưởng mới và chấp nhận thử thách. Tinh thần sẵn sàng thử nghiệm cho thấy bạn là một nhân viên trung thành, tích cực trong đội ngũ quản lý. Việc củng cố hình ảnh này sẽ đem lại những lợi ích mà bạn không thể ngờ tới.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Những dự án mạo hiểm có thể đem lại cho bạn chiến thắng, nhưng có khi là thất bại. Những nhà quản lý sáng suốt luôn hiểu rằng sai sót là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình đổi mới và tiến bộ. Không một ai có thể làm mọi việc đúng ngay từ lần đầu tiên. Chấp nhận sai sót do nhân viên mắc phải sau nỗ lực nghiêm túc đồng nghĩa với việc bạn đã khuyến khích họ sáng tạo hơn nữa. Khi nhân viên của bạn lo sợ mắc sai lầm, họ cũng sẽ sợ thử nghiệm những điều mới mẻ. Nếu bạn không tiến lên tức là bạn đang lùi lại, mà cách duy nhất để tiến lên là thử nghiệm những ý tưởng mới. Có những ý tưởng thành công và cũng có những ý tưởng không thành công. Bạn sẽ không bao giờ có cơ hội tận hưởng cảm giác hạnh phúc của sự thành công, nếu không dám thử nghiệm những ý tưởng mới.

9- 5. Nói với cấp trên "đó không phải' là công việc của tôi!"

Tình huống

- Tôi muốn nhóm cậu sẽ xử lý những báo cáo điều tra này trong những tháng tới cho đến khi Griff phục hồi sau ca phâu thuật! - Cấp trên của bạn yêu cầu.

- Anh biết đấy, tôi không ngại khi phải nhận thêm việc. - Bạn trả lời. - Nhưng nhóm của Pam có thế xử lý chúng tốt hơn chúng tôi. Hơn nữa, chúng tôi hiện đang rất bận.

- Tôi có thế yêu cầu Pam làm việc này. - Sếp của bạn đăm chiêu. - Dù vậy, tôi thấy một vài người trong nhóm anh không quá bận rộn vào thời gian này. Tôi rất muốn bộ phận của anh đảm nhiệm công việc của Griff.

- Đúng là có một vài người bên tôi có khá nhiều thời gian rảnh rỗi. - Bạn thừa nhận. - Nhưng đây là những người không đủ khả năng xử lý những bản báo cáo điều tra ấy, còn tôi thì không có thời gian đế tự mình xử lý chúng. Tôi nghĩ việc này phù hợp với chuyên môn của Pam, vì vậy tôi đề nghị anh hãy đế cô ấy đảm nhận việc này.

- Ồ, tôi sẽ nói chuyện với cô ấy về việc này. Tôi luôn tin tưởng Pam, nhưng nếu cô ấy quá bận, tôi vân phải yêu cầu các cậu xử lý những bản báo cáo này.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Không một ai đã lên đến cấp quản lý mà lại hớ hênh tới mức nói thẳng ra: "Đó không phải việc của tôi!". Có nhiều cách để truyền đạt thông điệp ấy.

Khi nói với cấp trên rằng bạn không muốn tiếp nhận một nhiệm vụ nào đó, bạn đã vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc cơ bản về sự hợp tác: Bạn cần tham gia hết mình bất cứ khi nào cấp trên cần sự trợ giúp.

Tại sao? Dưới đây là một số lý do:

1. Lý do đầu tiên là cấp trên đã tin tưởng tìm đến bạn để đề nghị giúp đỡ. Sự đáng tin cậy và sẵn lòng hợp tác chính là những tài sản quý giá giúp bạn tiến lên vị trí quản lý và chúng cũng luôn cần thiết để bạn duy trì vị trí ấy.

2. Một lý do khác là việc bạn thoái thác nhiệm vụ chứng tỏ rằng bạn không có tinh thần làm việc nhóm. Có thể đây là một nhiệm vụ không xứng tầm với bạn, nhưng thái độ không sẵn lòng hỗ trợ khi một thành viên trong tập thể gặp khó khăn đồng nghĩa với việc những thành viên này cũng sẽ không sẵn lòng hỗ trợ bạn khi bạn cần sự giúp đỡ của họ trong tương lai.

S. Cuối cùng, sự từ chối của bạn sẽ gây phiền phức cho cấp trên (bởi giờ đây ông phải tìm một người khác) và một đồng nghiệp khác của bạn (người sẽ phải đảm nhận công việc do bạn từ chối). Hành động này còn được hiểu là sự đùn đẩy công việc. Mà điều này còn tệ hơn việc không sẵn lòng giúp đỡ đồng nghiệp khi cần thiết.

Sửa sai như thế nào?

Bạn hãy quay lại gặp sếp trước khi ông tìm đến Pam. Hãy nói với ông rằng bạn đã kiểm tra khối lượng công việc của mình và quyết định nhận phần báo cáo điều tra của Griff trong khi chờ anh ấy hồi phục.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

Bạn cần duy trì sự cân bằng giữa việc thể hiện tinh thần hợp tác và việc tránh bị lợi dụng.

• Tinh thần hợp tác: Bất kể khi nào cấp trên cần ai đó đảm nhiệm một công việc thay người khác hay khi nhận thêm một số công việc khác, bạn hãy xem xét lại khối lượng công việc mình đang thực hiện để xem liệu bạn có khả năng đảm nhận thêm nhiệm vụ mà không ảnh hưởng xấu đến công việc hiện tại hay không. Nếu có thể, bạn nên vui vẻ nhận nhiệm vụ mới.

• Không bị lợi dụng: Khi khối lượng công việc của bạn thực sự quá tải và bạn không thể nhận thêm bất kỳ nhiệm vụ nào nữa, bạn cần trình bày cho cấp trên biết và cương quyết từ chối nhận thêm việc. Đây không phải là tình huống thể hiện sự thiếu hợp tác. Bạn chính là người hiểu rõ nhất giới hạn khả năng của nhân viên cấp dưới. Hãy chắc chắn rằng cấp trên của bạn cũng hiểu được những giới hạn đó.

Nếu nhận những nhiệm vụ mà bạn không có khả năng hoàn thành, bạn có thể gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ty. Kết quả cuối cùng là một loạt sản phẩm sẽ phải làm lại, hay khách hàng sẽ nhận được những sản phẩm kém chất lượng. Đây là những kết quả không thể chấp nhận được.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Không trường hợp nào cả, trừ phi bạn muốn thấy dòng chữ "không có tinh thần hợp tác" xuất hiện trong phiếu nhận xét kết quả làm việc của mình.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Công việc của cả nhóm sẽ ra sao khi các bạn bị quá tải? Cấp trên của bạn sẽ phải chạy vòng quanh để tìm một ai đó làm thay một phần công việc cho bạn. Sẽ hiệu quả hơn nhiều (cho cả bạn và cấp trên của bạn) nếu bạn đã có sẵn các nhà quản lý cùng cấp luôn sẵn sàng giúp đỡ nhau một phần công việc. Bên cạnh đó, cấp trên của các bạn sẽ hài lòng khi công việc các nhóm không bị đình trệ bởi một người trong số đó phải tạm ngừng công việc.

9- 6. Không đại diện cho nhân viên của mình trước mặt cấp trên

Tình huống

- Tôi thật sự thất vọng với những gì được nghe về Will trong buổi thuyết trình với Murgatroyd Industries. - Arlene, sếp của bạn nhận xét. - Tôi nghe nói cậu ấy đã mắc nhiều sai sót khi trả lời câu hỏi và hoàn toàn bị động khi bị chất vấn về những đề xuất của cậu ấy. Chúng ta không thế chấp nhận một người như vậy làm đại diện cho công ty. Có lẽ chúng ta chỉ nên đế cậu ấy làm việc ở văn phòng thôi.

- Theo tôi thì không phải là như vậy. - Bạn đáp. - Tuy nhiên, tôi cũng từng thấy cậu ấy rơi vào tình trạng tương tự ở văn phòng một hai lần. Tôi sẽ xem xét về việc giao cho cậu ấy một vài nhiệm vụ ít phải tiếp xúc với khách hàng.

Bạn dừng cuộc đối thoại và cảm thấy bực mình vì nhận xét của Arlene. Với bạn, Will là một nhân viên có năng lực. Ai cũng có lúc rơi vào thế bị động, hơn nữa, những người trong buổi thuyết trình tại Murgatroyd đã công kích cậu ấy khá mạnh. Đây không thế là lý do đế yêu cầu Will ngừng những công việc cần tiếp xúc với khách hàng. Arlene đã quá khắt khe trong trường hợp này.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Lý do khiến Arlene không hài lòng là cô ấy đã ra quyết định chỉ dựa vào thông tin duy nhất có được, mà theo thông tin ấy thì sự thể hiện của Will có vẻ rất tệ. Bạn đã thất bại khi thuyết phục Arlene nên có cái nhìn công bằng hơn với Will. Và Arlene đã quyết định chỉ dựa trên những gì mình biết.

Trong phần trước, chúng tôi từng đề cập đến vấn đề này: Thông tin không chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm. Trong trường hợp này, thông tin Arlene có được rất phiến diện và chỉ đến từ một phía. Từ thất bại trong việc cung cấp đầy đủ thông tin cho Arlene, bạn đã góp phần khiến cô ấy đưa ra một quyết định sai lầm. Thêm vào đó, chính bạn đã góp phần gây ảnh hướng xấu đến nhân viên của mình.

Sửa sai như thế nào?

Bạn có thể thảo luận lại với Arlene, chẳng hạn:

- Arlene này, dựa trên những gì cô nói sáng nay về bài thuyết trình của Will với Murgatroyd, tôi tin chắc ràng cô đã không được nghe toàn bộ câu chuyện. Will đã xuất sắc trong việc giải thích và bảo vệ quan điểm của chúng ta. Tôi được biết nhóm Murgatroyd đã công kích cậu ấy khá mạnh, thậm chí là công kích cá nhân, như không phân tích được một vấn đề cho ra hồn’. Will đã giữ được bình tĩnh lâu hơn rất nhiều so với khả năng chịu đựng của người khác, hơn nữa, cậu ấy luôn giữ được thái độ đúng mực trước những lời lẽ trên.

Tôi nghĩ mình cần nói chuyện với Will về những gì đã xảy ra, nhưng tôi không cho ràng chúng ta nhất thiết phải để cậu ấy làm việc ở văn phòng, dù có thể cậu ấy không có liên hệ gì với bên Murgatroyd trong một khoảng thời gian dài. Cậu ấy là một trong những nhân viên khá nhất của tôi trong lĩnh vực quan hệ khách hàng.

Với những điều vừa trình bày, bạn đã cung cấp cho Arlene một bức tranh hoàn chỉnh hơn về hiệu quả làm việc của Will và cả những thông tin trái ngược về buổi thuyết trình của cậu ấy. Arlene có thể vẫn yêu cầu Will hạn chế tiếp xúc với khách hàng, nhưng ít nhất cô ấy cũng có đủ thông tin cần thiết để đưa ra một quyết định đúng đắn.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

• Hành động như một cầu nối. Trong vai trò quản lý, bạn cần đảm bảo cấp trên có đủ thông tin chính xác về khả năng và hiệu quả làm việc của nhân viên cấp dưới do bạn quản lý, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên của bạn cũng hiểu được những cơ sở để cấp trên ra quyết định. Cách thức bạn truyền đạt thông tin ảnh hưởng lớn đến cách nhân viên của bạn tiếp nhận những thông tin đó. Nếu bạn đánh giá sự kiện và tình huống một cách khách quan, quyết định của bạn sẽ dễ dàng tìm được sự đồng thuận từ cả hai phía. Trong cả hai trường hợp, bạn đều có vai trò làm cầu nối.

• Đừng vội đầu hàng. Bạn không nên lo lắng khi chỉ ra một số thông tin mà Arlene sử dụng là thiếu chính xác. Đừng ngại nói rằng bạn không tán thành ý kiến của cô ấy rằng Will là một nhân viên không có khả năng giải quyết hiệu quả các mối quan hệ với khách hàng. Cô ấy có thể không đồng ý với bạn, nhưng việc bạn nhanh chóng đầu hàng có thể dẫn đến những tình huống bất lợi cho nhân viên của mình.

• Ủng hộ những ý tưởng và ý kiến đóng góp của nhân viên. Nhân viên cần bạn đại diện cho họ trước cấp trên không chỉ trong trường hợp họ bị phê bình, mà còn cả lúc họ có những ý kiến tích cực nhằm cải thiện hay đổi mới môi trường làm việc. Vai trò của bạn là chọn ra những ý kiến đóng góp đáng giá và khả thi để đề xuất lên các cấp quản lý cao hơn.

Đây là một nhiệm vụ quan trọng vì rất nhiều ý tưởng hiệu quả trong việc cải tiến quy trình và môi trường làm việc thường đến từ những nhân viên làm việc trực tiếp. Việc xem xét và áp dụng ý kiến của họ có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Bên cạnh đó, việc ủng hộ những ý tưởng tốt của nhân viên sẽ củng cố lòng trung thành của họ đối với bạn.

Cách làm của bạn dược chấp nhận trong trường hợp nào?

Cách làm này nói chung không được chấp nhận. Nhưng như vậy không có nghĩa là bạn phải chấp nhận mọi hành động của các thành viên trong nhóm, mà bạn phải luôn luôn đánh giá mọi lời chỉ trích một cách khách quan, công bằng trước khi bạn đồng thuận với những ý kiến đó - thậm chí cả trong trường hợp người đang chỉ trích là cấp trên của bạn.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Nhân viên của bạn chính là đối tượng phải chịu sự chỉ trích từ rất nhiều phía: cấp trên, khách hàng và cả chính bạn. Có thể đôi khi bạn cũng muốn tách mình ra khỏi những thiếu sót của nhân viên nhằm giữ hình ảnh của cá nhân không bị ảnh hưởng xấu.

Đừng làm như thế!

Nếu bộ phận của bạn phải chịu những lời chỉ trích không chính đáng, bạn nên là rào chắn đầu tiên và mạnh nhất để ngăn cản những lời chỉ trích ấy. Khi nhân viên không thể dựa vào người quản lý để bảo vệ uy tín và danh tiếng của mình, họ sẽ không còn biết dựa vào ai khác. Và nhóm làm việc như thế sẽ không bền vững.

Nếu nhóm của bạn gặp vấn đề với hiệu quả công việc, bạn là người đầu tiên nên xem xét và giải quyết vấn đề đó. Một khi bạn nhận ra các vấn đề còn tồn đọng bấy lâu, cùng với trình độ giám sát tốt, tình hình của nhóm sẽ dần được cải thiện. Trong giai đoạn đó, nhóm của bạn luôn cần đến sự khích lệ và ủng hộ, chứ không phải những lời chỉ trích liên tiếp. Với tư cách là người quản lý, bạn cần hành động như một phát ngôn viên, đồng thời cũng là một hoạt náo viên, nhằm khuyến khích các nhân viên đạt được thành tích cao hơn, cũng là để đảm bảo rằng những người khác đều biết đến họ.

9-7. Không đại diện cho cấp trên trước mặt nhân viên

Tình huống

- Tôi thật sự thất vọng với những gì được nghe về Will trong buổi thuyết trình với Murgatroyd Industries. - Arlene, sếp của bạn nhận xét. - Tôi nghe nói cậu ấy đã mắc nhiều sai sót khi trả lời câu hỏi và hoàn toàn bị động khi bị chất vấn về những đề xuất của cậu ấy. Chúng ta không thế chấp nhận một người như vậy làm đại diện cho công ty. Có lẽ chúng ta chỉ nên đế cậu ấy làm việc ở văn phòng thôi.

- Arlene này, dựa trên những gì cô nói sáng nay về bài thuyết trình của Will với Murgatroyd, tôi tin chắc rằng cô đã không được nghe toàn bộ câu chuyện. Will đã xuất sắc trong việc giải thích và bảo vệ quan điếm của chúng ta. Tôi được biết nhóm Murgatroyd đã công kích cậu ấy khá mạnh, thậm chí là công kích cá nhân, như 'không phân tích được một vấn đề cho ra hồn'. Will đã giữ được bình tĩnh lâu hơn rất nhiều so với khả năng chịu đựng của người khác, hơn nữa, cậu ấy luôn giữ được thái độ đúng mực trước những lời lẽ trên.

Tôi nghĩ mình cần nói chuyện với Will về những gì đã xảy ra, nhưng tôi không cho rằng chúng ta nhất thiết phải đế cậu ấy làm việc ở văn phòng, dù có thế cậu ấy không có liên hệ gì với bên Murgatroyd trong một khoảng thời gian dài. Cậu ấy là một trong những nhân viên khá nhất của tôi trong lĩnh vực quan hệ khách hàng.

- Tôi biết Will là một trong những nhân viên khá nhất của cậu. - Arlene thừa nhận. - Dù vậy, tôi không thế chỉ xem đây là một sự cố. Gần đây, chúng ta nhận được một số nhận xét không tốt về một vài nhân viên và tôi cần gửi một thông điệp tới toàn thế nhân viên rằng quan hệ khách hàng là ưu tiên số một. Tôi không yêu cầu anh làm gì gây ảnh hưởng tới Will hay sự nghiệp của cậu ấy, nhưng tôi cần sự ủng hộ của anh.

Bạn hoàn toàn không đồng tình với Arlene. Và bạn nghĩ Will cần biết rằng bạn ủng hộ cậu ấy. Bởi vậy, khi nói chuyện với Will về quyết định của Arlene, bạn khẳng định rõ quan điếm của mình:

- Tôi muốn cậu hiếu điều này Will ạ. Tôi nghĩ lần này Arlene đã đưa ra quyết định sai lầm khi cô ấy định lấy trường hợp của cậu làm thông điệp cho bộ phận quan hệ khách hàng. Tôi sẽ không hề trách cứ nếu cậu bực mình về chuyện này. Cậu hoàn toàn có quyền như thế.

Tại sao đây lại là sai lầm?

Mọi cấp quản lý đều đòi hỏi lòng trung thành từ cấp dưới của mình. Cấp trên của bạn cũng vậy. Khi bạn không thể đại diện cho cô ấy trước mặt nhân viên, bạn đã không trung thành với cấp trên của mình. Có hai lý do khiến hành động này là một sai lầm:

1. Việc không là đại diện cho cấp trên đã làm giảm sự tin tưởng của cô ấy vào bạn với vai trò là một nhân viên dưới quyền. Có thể cô ấy không bao giờ biết được nội dung cuộc trò chuyện giữa bạn và Will, nhưng cũng có nhiều khả năng theo thời gian cô ấy sẽ phát hiện ra bạn đã làm xấu đi hình ảnh của cô ấy trong mắt nhân viên. Và khi đó, cô ấy sẽ phiền lòng vì sự thiếu tinh thần hỗ trợ của bạn, đồng thời cũng trở nên thận trọng hơn với bạn trong tương lai. Không trung thành với cấp trên là một bước đi nguy hiểm.

2. Phản ứng bạn nhận được từ Will và nhân viên dưới quyền sẽ không giống như những gì bạn mong đợi. Thay vì để nhân viên thấy bạn đứng về phía họ khi bất đồng quan điểm với cấp trên, lời nhận xét của bạn lại thể hiện rằng bạn không hề trung thành với Arlene. Nhân viên của bạn cũng sẽ cảm thấy không cần phải ủng hộ bạn khi họ nhận thấy bạn không ủng hộ cấp trên của mình.

Sửa sai như thế nào?

Bạn không thể sửa sai trong tình huống này. Lời đã nói ra không thể rút lại. Bạn cần cẩn trọng hơn để không lặp lại sai lầm này.

Làm thế nào để tránh mác phải những sai lầm tương tự?

• Hành động như một cầu nối. Trong vai trò là người quản lý, bạn cần đảm bảo cấp trên của bạn có đủ thông tin chính xác về khả năng cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên dưới quyền, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên của bạn cũng hiểu được những cơ sở để cấp trên ra quyết định. Bạn sẽ dễ dàng tìm được sự đồng thuận từ cả hai phía nếu sự kiện hay tình huống được bạn đánh giá một cách khách quan và giải thích công bằng.

• Bạn cần chắc chắn ràng bạn hiểu rõ mọi quyết định của cấp trên. Bạn không thể truyền đạt chính xác thông tin từ cấp trên đến cấp dưới nếu bản thân không hiểu rõ những thông tin đó.

• Tìm cách truyền đạt những quyết định bất thường của cấp trên đến nhóm làm việc sao cho chúng dễ dàng được tiếp nhận. Khi làm cho nhân viên chấp nhận quyết định của cấp trên, bạn không chỉ thể hiện được lòng trung thành của mình, mà còn làm cho cuộc sống của mình trở nên dễ chịu hơn. Bạn hãy để mọi người tiếp nhận quyết định của cấp trên theo hướng tích cực nhất có thể bằng cách giảm thiểu tác động của những quyết định ấy đến nhân viên.

Cách làm của bạn dược chấp nhận trong trường hợp nào?

Trong một vài trường hợp, khi việc thể hiện cho nhân viên thấy sự không đồng tình với cấp trên là một hành động quan trọng, chẳng hạn như khi quyết định của cấp trên có thể làm phật ý một khách hàng quan trọng, khi cấp trên yêu cầu bạn làm những việc trái đạo đức, khi cấp trên xem nhẹ quyết định từ cấp quản lý cao hơn và bạn không muốn bị liên lụy trong cuộc tranh cãi giữa họ... Trong những tình huống như thế, nhân viên cấp dưới cần biết quan điểm của bạn. Đại diện cho cấp trên luôn là một yêu cầu quan trọng, nhưng hãy giải thích lý do khiến bạn bất đồng quan điểm. Khi đó, nhân viên của bạn có thể tự quyết định dựa trên lập trường của họ để quyết định đứng về phía nào trong mâu thuẫn đó.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Bạn hãy nhớ Quy tắc Vàng: "Hãy đối xử với người khác theo cách bạn muốn họ đối xử với bạn". Bất kể khi nào bạn lên tiếng chỉ trích quyết định của cấp trên trước mặt nhân viên, hãy nghĩ tới phản ứng của chính mình khi một nhân viên cấp dưới cũng

hành động như vậy. Liệu vấn đề ấy có đáng để làm dấy lên sự mâu thuẫn và bất hòa nội bộ không? Nếu một cấp dưới phản ứng theo cách bạn làm, liệu bạn có cho rằng cậu ấy đang tìm cách leo lên vị trí cao hơn hay thậm chí làm giảm uy tín của bạn?

9-8. Đồng tình với hành động sai trái của cấp trên

Tình huống

- Chuyện này sẽ được giữ kín giữa hai chúng ta. Tôi muốn chỉnh sửa lại một vài số liệu sản xuất đé chứng tỏ chúng ta đã rất cố gắng làm việc, chỉ là kết quả không được tốt như mong đợi thôi. Chúng ta sẽ thêm vào một vài số liệu thé hiện tổng sản lượng và chúng ta sẽ cộng tất cả dữ liệu của một vài cột vào với nhau. - Tony, sếp của bạn, bắt đầu bằng giọng thăm dò.

- Cậu biết chuyện gì sẽ xảy ra nếu chi phí của bộ phận chúng ta cứ tiếp tục tăng lên không? Chúng ta sẽ buộc phải cắt giảm nhân viên, có thé là tôi hoặc cậu. Đây không phải là gian lận. Chúng ta chỉ di chuyén một vài con số cho dé nhìn hơn thôi. Đúng không nào? - Tony tiếp tục.

- Ồ . . . Tôi lại không nghĩ vậy. - Bạn ngập ngừng. - Tôi cảm thấy việc này không ổn lắm, nhưng vì anh là sếp nên tôi sẽ làm theo yêu cầu của anh.

- Đừng quá lo lắng. Tony cố thuyết phục bạn. - Sẽ chẳng có ai chú ý đến nguồn gốc của những con số này đâu, tất cả những gì họ quan tâm là con số cuối cùng thôi. Cậu chắc chắn muốn giữ công việc của mình phải không? Cậu đừng lo, chúng ta không làm gì phạm pháp đâu!

Tại sao đây lại là sai lầm?

Một hành động không phạm pháp không có nghĩa là không sai trái. Bạn đương nhiên biết điều này, nhưng thật khó từ chối cấp trên. Trong tình huống này, dường như Tony đang muốn che giấu những thành tích không tốt trước cấp cao hơn.

Việc bạn đồng tình với Tony có phải là sai lầm hay không hoàn toàn phụ thuộc vào các chuẩn mực đạo đức của bạn, những nguyên tắc về trách nhiệm với cấp trên, sự trung thực và thành thật, về giới hạn bạn có thể thỏa hiệp với cấp trên mà không vi phạm những quy tắc đạo đức nghề nghiệp hay cá nhân bạn. Bạn sẽ tự nhận ra khi bản năng mách bảo rằng bạn đang đi quá giới hạn, mà thường thì những cảm giác này luôn chính xác.

Sửa sai như thế nào?

Nếu bạn cho rằng việc thay đổi số liệu là không thể chấp nhận được, bạn hãy từ chối ngay. Bạn không cần giải thích dài dòng, mà chỉ cần nói với Tony: Tôi rất tiếc, tôi không thể ủng hộ anh trong vấn đề này.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

• Tạo dựng cho mình một bức tường trung thực. Bạn có biết câu nói: "Cách phòng ngự tốt nhất là tấn công"? Do đó, cách tốt nhất để tránh sự cám dỗ của một hành vi trái đạo đức là tạo dựng cho mình một danh tiếng tốt để không ai có ý nghĩ sẽ tiếp cận bạn với những lời đề nghị như vậy. Nếu cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên của bạn đều biết bạn là một người công bằng, biết cảm thông và tuyệt đối trung thực, họ sẽ không cố tìm cách lôi kéo bạn vào những việc làm sai trái. Không nên phô trương, nhưng cần đảm bảo rằng mọi người đều hiểu được nguyên tắc làm việc và chuẩn mực đạo đức của bạn.

• Phát triển một mạng lưới những nhà quản lý có cùng tư tưởng. Ngay trong một tổ chức rệu rã nhất cũng có một vài nhà quản lý có cùng chuẩn mực đạo đức với bạn. Có thể bạn sẽ phải mất một khoảng thời gian mới tìm ra họ, nhưng khi bạn thiết lập được một nhóm cùng chí hướng, mọi người sẽ dễ dàng nói "Không" với những việc làm sai trái.

• Nhấn mạnh sự cần thiết của một chuẩn mực đạo đức làm việc cao hơn đối với nhân viên. Bức tường trung thực của bạn sẽ nhanh chóng sụp đổ nếu chỉ mình bạn bảo vệ nó. Khi nhân viên của bạn có những hành vi đáng ngờ, họ sẽ phá hỏng hình ảnh bạn đang cố gắng xây dựng. Bạn có thể sẽ bị mang tiếng là một người không dám đấu tranh với những việc làm sai trái. Bạn hãy giải thích cho nhân viên biết điều bạn kỳ vọng ở họ và họ nên ra quyết định dựa trên những chuẩn mực đạo đức nào. Bạn nên sẵn sàng giúp đỡ nhân viên giải quyết những vấn đề khó khăn, và ủng hộ những việc làm hợp đạo đức của họ.

• Tìm cho mình một chiếc van an toàn. Chúng tôi không có ý xúc phạm đến sự sáng suốt của bạn khi nói rằng đạo đức không phải lúc nào cũng được đền đáp một cách xứng đáng. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên có một vài kế hoạch dự phòng. Bạn có thể đặt mối quan hệ với một nhà quản lý ở cấp cao hơn để được hỗ trợ khi cần thiết. Bạn nên đề nghị cấp trên thể hiện bằng văn bản đối với bất cứ một chỉ thị đáng ngờ nào và lưu giữ bản sao ở một nơi an toàn. Bạn cũng nên tìm kiếm một công việc khác khi cảm thấy "ngày phán xét" của mình đang đến gần.

Cách làm của bạn được chấp nhận trong trường hợp nào?

Các quyết định liên quan đến đạo đức mang tính cá nhân rất cao. Chỉ có bạn mới trả lời được liệu mình có thể đối diện với chính mình hay không. Mà điều này phụ thuộc vào lương tâm của bạn.

Lời khuyên để trở thành nhà quản lý hoàn hảo

Chỉ một vài hành động có thể giúp bạn bảo vệ bản thân và duy trì sự liêm chính trong những tình huống khó khăn, vì các hành động trái đạo đức rất ít khi được thực hiện riêng lẻ. Chính môi trường làm việc là nhân tố tạo nên những hành vi đạo đức hay trái đạo đức. Bạn có thể dễ dàng nhận ra mình đang làm việc trong loại môi trường nào. Nếu bạn đang làm việc trong một môi trường nơi những hành vi đáng ngờ luôn được bỏ qua, hay nơi những hành vi trái đạo đức nghề nghiệp là một phần phong cách làm việc, thì giải pháp tốt nhất cho bạn là hãy rời khỏi nơi đó. Chúng tôi biết rằng lời khuyên này không dễ dàng thực hiện trong thời kỳ nhân sự thường xuyên bị cắt giảm, các công ty có xu hướng thu hẹp quy mô và thuê ngoài. Nhưng điều quan trọng là bạn được sống với chính mình. Sự căng thẳng và lo lắng khi làm việc trong một môi trường xấu là cái giá quá cao mà bạn phải trả.